Dans cet article, vous découvrirez comment connecter AdminPulse à Yuki, comment envoyer des relations d’AdminPulse vers Yuki et comment exporter des factures vers Yuki.
Vous y trouverez aussi les principales options de configuration, les conditions pour une exportation correcte, les points d’attention concernant les appels webservice et des conseils pour suivre les erreurs.
Connecter AdminPulse à Yuki
Avant de pouvoir envoyer des factures ou des relations vers Yuki, vous devez activer la connexion avec Yuki via Admin-Connect.
- Accédez à Paramètres > Paramètres généraux > Paramètres de facturation.
- Modifiez la Méthode d’exportation des factures vers Admin-Connect.
- Cliquez sur l’icône de lien à côté d’Admin-Connect. Une nouvelle page s’ouvre pour configurer la connexion avec Yuki.
- Recherchez Yuki parmi les connexions disponibles.
- Cliquez sur Connect pour configurer la connexion.
- Saisissez les valeurs correctes pour APIKey et AdministrationID, puis cliquez sur Create.
- APIKey : suivez les instructions de Yuki pour obtenir la clé API Webservice.
- AdministrationID : suivez les instructions de Yuki pour obtenir l’ID d’administration.
- Cliquez sur Save et testez la connexion.
Synchroniser automatiquement les paiements et les relations
La connexion Yuki permet de reprendre automatiquement les informations de paiement depuis Yuki et de synchroniser les relations vers Yuki.
Mettre à jour les informations de paiement de Yuki vers AdminPulse
Si vous marquez les factures comme payées dans Yuki, AdminPulse peut reprendre automatiquement les informations de paiement. Pour cela, cochez l’option Sync payments from Yuki to AdminPulse dans la configuration de la connexion Admin-Connect avec Yuki.
Dans Payment monitoring will check unpaid invoices for # months in the past, vous indiquez jusqu’à combien de mois en arrière AdminPulse doit contrôler le statut de paiement.
Dans l’exemple ci-dessus, AdminPulse reprend chaque nuit les paiements pour les factures ouvertes ayant le statut Exporté et une date de facture remontant jusqu’à 9 mois en arrière. Cette opération a lieu 1 fois par jour.
Envoyer des relations vers Yuki
AdminPulse peut envoyer les relations vers Yuki de deux manières :
- Lors de l’exportation de factures : AdminPulse crée ou met à jour la relation dans Yuki lorsque vous exportez une facture pour cette relation.
- Via la synchronisation en temps réel des relations : AdminPulse crée ou met à jour la relation dans Yuki dès que vous créez ou modifiez une relation pertinente.
Vous effectuez votre facturation dans AdminPulse ? Dans ce cas, la connexion via l’exportation de factures suffit souvent.
Vous souhaitez garder vos relations à jour dans Yuki même sans exportation de factures ? Vous pouvez alors activer la synchronisation en temps réel des relations.
👉 Attention : pour une connexion fiable et une exportation correcte des factures, le champ Identifiant comptable reste important. AdminPulse utilise ce champ comme code contact dans Yuki.
Lier les relations lors de l’exportation de factures
Si la synchronisation en temps réel des relations n’est pas active, AdminPulse lie la relation avec Yuki au moment où vous exportez une facture. Cette liaison se fait via le champ Identifiant comptable dans le dossier relation.
Conditions pour une liaison correcte de la relation
Renseignez le champ Identifiant comptable dans la relation dans AdminPulse.
La valeur de ce champ doit correspondre au code contact dans Yuki. Il n’existe pas encore de relation correspondante dans Yuki ? Vous pouvez alors utiliser une référence au choix, par exemple le code client.
💡 Si la synchronisation en temps réel n’est pas active, les modifications apportées à la relation sont reprises lors de la prochaine exportation d’une facture pour cette relation. Si la synchronisation en temps réel est active et que vous renseignez le champ Identifiant comptable pour une nouvelle relation, ce numéro est également envoyé à Yuki lors de la création ou de la mise à jour de la relation.
Activer la synchronisation en temps réel des relations
Avec la synchronisation en temps réel des relations, AdminPulse envoie automatiquement les nouvelles relations et les relations modifiées vers Yuki. La relation ne doit donc pas attendre une prochaine exportation de facture pour être créée ou mise à jour dans Yuki.
Cette option est désactivée par défaut. Activez-la uniquement si vous souhaitez qu’AdminPulse synchronise automatiquement les données de relation pertinentes vers Yuki.
💡 Cette option est surtout utile pour les bureaux qui ne font pas leur facturation dans AdminPulse, mais qui souhaitent tout de même garder leur liste de clients à jour dans Yuki.
👉 Attention : la synchronisation en temps réel des relations peut générer des appels webservice supplémentaires vers Yuki. Si vous créez ou modifiez beaucoup de relations en une seule fois, cela peut entraîner de nombreux appels. Selon les limites et les coûts appliqués par Yuki, cela peut entraîner des frais supplémentaires. Vous trouverez plus d’informations dans la section Appels webservice et coûts chez Yuki.
Quelles relations sont synchronisées en temps réel ?
Seules les relations du type Client sont synchronisées vers Yuki. Les prospects et les autres types de relation ne sont pas repris, même si la synchronisation en temps réel est activée.
Comment une relation est-elle associée dans Yuki ?
Lorsqu’AdminPulse envoie une relation vers Yuki, le système vérifie s’il existe déjà une relation correspondante dans Yuki. Cette vérification se fait dans l’ordre suivant :
-
Sur la base de l’ID Yuki interne
Après une première synchronisation réussie, AdminPulse enregistre l’ID Yuki unique de la relation. Lors des synchronisations suivantes, AdminPulse utilise cet ID pour identifier directement la bonne relation dans Yuki. -
Sur la base du code contact
Si aucun ID Yuki n’est encore connu, Yuki recherche une relation avec un code contact correspondant. S’il existe plusieurs correspondances, la relation modifiée le plus récemment est mise à jour. -
Sur la base du type, du nom et de l’adresse e-mail
Si aucune correspondance n’est trouvée sur le code contact, Yuki essaie d’associer la relation sur la combinaison du type de relation, du nom complet et de l’adresse e-mail. -
Création d’une nouvelle relation
Si aucune des étapes ci-dessus ne donne de correspondance, Yuki crée automatiquement une nouvelle relation.
Quelles modifications envoient une synchronisation vers Yuki ?
AdminPulse envoie uniquement une synchronisation vers Yuki lorsqu’un champ pertinent pour la connexion est modifié.
Une modification de l’une des données suivantes peut déclencher une synchronisation :
- Type, nom, prénom et forme juridique
- Identifiant comptable, numéro de TVA
- Adresse de facturation : rue, numéro, boîte, code postal, commune et pays
- Téléphone, mobile et adresse e-mail
Une modification d’un autre champ, comme les notes internes ou les données qui ne sont pas liées à la facturation, ne déclenche pas de synchronisation vers Yuki.
Pour un aperçu complet des champs qu’AdminPulse envoie vers Yuki, consultez Quelles données de relation sont envoyées vers Yuki ?
Suivre les erreurs de synchronisation des relations
Vous pouvez suivre les erreurs lors de l’envoi de relations vers Yuki dans l’aperçu Synchronisations. Cet aperçu vous aide à contrôler les erreurs liées à la synchronisation des relations.
- Cliquez sur l’icône des processus en arrière-plan dans la barre de menu :
- Cliquez ensuite sur l’onglet Synchronisations.
Dans l’aperçu Synchronisations, la colonne Erreurs indique pourquoi un élément n’a pas pu être envoyé vers Yuki.
💡 Vous ne voyez pas directement la synchronisation que vous recherchez ? Vérifiez les filtres actifs. L’aperçu est filtré par défaut sur Créé par. Désactivez ce filtre si vous souhaitez aussi consulter les synchronisations créées par un collègue.
L’article suivant explique comment suivre les synchronisations : Aperçu : suivre les erreurs de synchronisation
Quelles données de relation sont envoyées vers Yuki ?
Le tableau ci-dessous indique quels champs AdminPulse envoie vers Yuki. La distinction entre entreprise et personne dans la colonne Remarque s’applique uniquement à la synchronisation en temps réel des relations. Lors de l’exportation de factures, le contact est toujours envoyé comme entreprise, quel que soit le type de relation dans AdminPulse.
| AdminPulse | Yuki | Remarque |
| Identifiant comptable | Code contact | |
| Nom + forme juridique | Nom | Uniquement pour les entreprises. La forme juridique est ajoutée après le nom. |
| Prénom | Prénom | Uniquement pour les personnes. |
| Nom | Nom de famille | Uniquement pour les personnes. |
| Pays | Pays | |
| Adresse de facturation : Rue + n° + boîte | Adresse | |
| Adresse de facturation : Code postal | Code postal | |
| Adresse de facturation : Commune | Localité | |
| Adresse e-mail de facturation* | Entreprises : EmailWork. Personnes : EmailHome. | |
| Site web | Site web | |
| N° TVA | Numéro de TVA | |
| IBAN (compte bancaire de domiciliation) | Compte bancaire | Seul l’IBAN du compte bancaire marqué pour la domiciliation dans la relation est envoyé. Si aucun compte bancaire de domiciliation n’est renseigné, aucun IBAN n’est envoyé. |
| Téléphone | Téléphone | |
| Mobile | Mobile |
*Si aucune adresse e-mail de facturation n’est renseignée, l’adresse e-mail principale est utilisée.
Exporter des factures d’AdminPulse vers Yuki
Une fois la connexion avec Yuki configurée, vous pouvez exporter des factures depuis l’aperçu de facturation (Facturation > Factures). AdminPulse envoie les factures vers Yuki via Admin-Connect. Le traitement se fait en arrière-plan.
Conditions pour exporter des factures
Contrôlez ces conditions avant d’exporter des factures :
- Le champ Identifiant comptable doit être renseigné pour chaque relation pour laquelle vous souhaitez exporter des factures. Si ce champ manque pour une ou plusieurs relations, AdminPulse bloque l’exportation et affiche un message d’erreur.
- Vous pouvez uniquement exporter des factures qui appartiennent à la même entreprise propre. Si votre sélection contient des factures de plusieurs entreprises propres, AdminPulse bloque l’exportation.
Exporter des factures
- Accédez à Facturation > Factures.
- Sélectionnez les factures que vous souhaitez exporter à l’aide des cases à cocher dans le tableau.
Vous ne faites pas de sélection ? AdminPulse exporte alors automatiquement toutes les factures qui n’ont encore jamais été exportées. - Cliquez sur le bouton Action globale en haut à droite de l’aperçu.
- Cliquez sur Exporter les factures sélectionnées. Si vous n’avez fait aucune sélection, cliquez sur Exporter toutes les factures non exportées.
Exporter à nouveau des factures déjà exportées
Si votre sélection contient des factures déjà exportées auparavant, AdminPulse affiche un avertissement. Ces factures sont automatiquement retirées de la sélection. Seules les factures qui n’ont pas encore été exportées sont réellement envoyées.
Vous souhaitez quand même exporter à nouveau une facture ? Utilisez l’action Effacer le statut d’exportation via Action globale pour vider le statut d’exportation. Vous pouvez ensuite sélectionner et exporter à nouveau la facture.
Marquer manuellement des factures comme exportées
Via Action globale > Marquer comme exportée, vous pouvez attribuer manuellement le statut Exportée à des factures sans les envoyer vers Yuki.
Cela peut être utile si vous avez déjà introduit les factures dans Yuki d’une autre manière et que vous souhaitez aligner le statut d’exportation dans AdminPulse.
Consulter le statut d’exportation des factures
Après l’exportation, vous pouvez contrôler le statut dans les événements de la facture.
Points d’attention pour la connexion Yuki
Tenez compte des points d’attention ci-dessous lorsque vous utilisez AdminPulse en combinaison avec Yuki.
Domiciliation via Yuki
Pour le moment, il n’est pas possible de créer des fichiers SEPA depuis AdminPulse. Cela peut toutefois se faire via Yuki.
Numérotation des factures et des notes de crédit
Yuki prend uniquement en charge une numérotation continue. Nous recommandons donc de désactiver Numérotation séparée pour notes de crédit dans les paramètres généraux des exercices.
Appels webservice et coûts chez Yuki
Pour la connexion avec Yuki, AdminPulse utilise des appels webservice. C’est par exemple le cas lorsque vous exportez des factures vers Yuki ou lorsqu’AdminPulse synchronise des relations en temps réel.
Yuki compte le nombre d’appels webservice par domaine. Chaque domaine peut utiliser un certain nombre d’appels par jour par défaut. Si cette limite est dépassée, Yuki peut facturer des frais supplémentaires ou vous pouvez recevoir un message d’erreur lors de l’envoi des données.
👉 Attention : d’autres logiciels connectés au même domaine Yuki utilisent aussi des appels webservice. La limite peut donc être atteinte même si les appels ne sont pas uniquement causés par AdminPulse.
Vous pouvez contrôler le nombre d’appels utilisés dans Yuki via Paramètres > Services web > Service web call nombre par jour.
La synchronisation en temps réel des relations peut générer des appels supplémentaires, surtout lorsque vous créez ou modifiez beaucoup de relations en une seule fois.
Consultez la documentation de Yuki pour les informations les plus récentes sur les limites et les coûts éventuels : documentation API de Yuki.
Messages d’erreur connus
Vous trouverez ci-dessous quelques messages d’erreur qui peuvent apparaître lors de l’envoi de factures vers Yuki.
The domain is not licensed for this functionality
Cause : ce message d’erreur apparaît lorsque le module Yuki facture n’est pas activé dans Yuki.
Solution : activez le module dans Yuki. La documentation de Yuki explique comment l’activer : Yuki et AdminPulse. Si le problème persiste après l’activation, contactez Yuki.
Active sales taxcode with percentage "0.00" and type "0" cannot be found
Cause : le bon taux de TVA n’est peut-être pas disponible dans l’environnement Yuki. Cette erreur peut apparaître lors de l’exportation de factures avec un pourcentage de TVA de 0 %.
Solution : vérifiez dans Yuki si le pourcentage 0 de type 0 existe et est actif. Vous pouvez activer ou ajouter ces données via l’écran Paramètres > Taux TVA.
Daily limit exceeded
Cause : le nombre maximal d’appels webservice dans Yuki a été dépassé.
Solution : contrôlez le nombre d’appels webservice dans Yuki. Vous trouverez plus d’explications dans la section Appels webservice et coûts chez Yuki.
💡 Bon à lire
- Vous souhaitez en savoir plus sur la connexion entre Yuki et AdminPulse ? Consultez la documentation de Yuki : Yuki et AdminPulse.
- Vous souhaitez savoir comment configurer des connexions, des clés API et des webservices dans Yuki ? Vous trouverez plus d’explications dans : Comment mettre en place une connexion ?.
- Vous souhaitez en savoir plus sur les appels webservice et les coûts éventuels ? Consultez : documentation API de Yuki.
- Vous souhaitez suivre les erreurs de synchronisation dans AdminPulse ? Consultez : Aperçu : suivre les erreurs de synchronisation.