Si vous souhaitez générer des lettres ou des documents de manière simple, vous pouvez le faire via un modèle de lettre.
Modèles de lettres
Exemples de lettres
AdminPulse fournit des modèles de lettres basés sur les exemples des organisations professionnelles. Vous pouvez les trouver sous Paramètres > Modèles de lettres > Exemples de modèles :
- Lutte contre le blanchiment d'argent (AWW)
- Lettre de procuration/mandat
- Lettre de missions de l'ITAA
Géneral
AdminPulse fournit des modèles de lettres basés sur des exemples des organisations professionnelles. Trouvez-les sous Paramètres > Modèles de lettres.
A partir de cette vue d’ensemble, les modèles peuvent être gérés. Téléchargez-les, modifiez ou supprimez des modèles existants, ou ajoutez de nouveaux modèles ici.
Les modèles sont des documents en format Word fournis avec des balises pour les données qui peuvent être renseignées par AdminPulse. Une telle balise est toujours entre accolades, par exemple '{relation.name}'.
Ces modèles sont prêts à être utilisés. Adaptez-les à votre situation afin de les employer de manière optimale. Des données identiques pour toutes les lettres peuvent être entrées dans les modèles. Dans la salutation, présentez-vous comme une persone morale ou comme une personne physique en supprimant l’autre partie.
Changer les modèles
Téléchargez le modèle pour le modifier. Faites-le en cliquant sur le bouton de téléchargement des boutons d’action situés derrière le document.
Ensuite modifiez-le dans Word ou un autre éditeur de texte, sauvegardez et téléchargez-le à nouveau. De cette façon, vous pouvez complètement adapter le modèle à votre guise, tant en termes de contenu que de mise en page.
Conseil: Les balises entourés par des accolades, par exemple {relation.name}, doivent être conservé dans le document si vous souhaitez qu’AdminPulse les complète automatiquement lors de la rédaction d'une lettre de mission.
Conseil: Ajoutez vos propres balises, par exemple {maPropreBalise}. Ensuite saisissez une valeur pour le champ lors de la rédaction de la lettre de mission.
Remplacer les modèles
Si le modèle a été modifié et vous souhaitez l'ajouter à AdminPulse, choisissez de remplacer un modèle existant :
ou ajoutez un nouveau modèle - via le bouton "Ajouter" en bas.
Procédure lettre de mission
Comment transformer le modèle standard en un modèle de lettre de mission prêt à l'emploi ?
- Télécharger le modèle
- Ajustez la mise en page comme vous le souhaitez, et ajoutez un logo à l'en-tête ou au pied de page si nécessaire.
- Ajouter des champs pour les signatures digitales
- Copier le modèle (versions pour personne, entreprise individuelle, entreprise)
- Supprimez les paragraphes inutiles dans chaque copie
- Chargez les modèles dans AdminPulse (voir ci-dessus : ajouter ou remplacer un modèle).
Créer une lettre
À partir du dossier relation, rédigez une lettre de mission dans la section Information comptable > Lettres de mission. Un clic sur le bouton plus ouvre un modal. Dans celui-ci choisissez un modèle. Vous verrez immédiatement les balises qui ne peuvent pas être remplacées par AdminPulse :
Entrez une valeur pour cela ici. Ceci implique des données manquantes dans le dossier relation ou des données qui ne peuvent jamais être renseignées par AdminPulse, telles que, dans cet exemple, le nombre de factures par an et le montant forfait. Pour les champs de saisie personnalisés, vous devez également saisir une valeur ici.
En cliquant sur "Visualisation", vous obtenez une vue de la lettre de mission complétée, mais néanmoins vous avez la possibilité de renseigner d'autres valeurs.
Si vous cliquez sur “Rédiger”, la lettre composée apparaîtra dans le dossier relation.
Le menu déroulant à droite vous offre des plus d’actions. Par exemple télécharger la lettre comme document PDF ou Word. De cette façon, modifiez la lettre à tout moment si nécessaire et remplacez la version sauvegardée par la version modifiée. Si vous marquez la lettre comme signée, cette version est considérée comme finalisée et remplacer-la n’est plus possible. Vous pouvez envoyer la demande de signature électronique.
Dès qu'une lettre de mission a été notée comme signée, ce dossier relation sera considéré comme conforme pour ce critère dans l’aperçu général de la revue qualité.
Une lettre de mission signée peut également être numérisée et téléchargée via la zone de dépôt dans Documents. Après la reconnaissance automatique, vous sera présenté de remplacer la lettre existante et marquer-la comme signée en un seul clic.
Liens utiles
- Si vous souhaitez inclure certaines listes (actionnaires, calcul de l'ubo, etc.) dans votre modèle de lettre, lisez ici comment le faire : Modèles de lettres - listes
- Documents - signatures électroniques