Le rapport Vérification avant facturation (Rapports > Vérification avant facturation) vous permet de vérifier, avant de facturer, quels montants sont prêts à être facturés et quelles relations demandent une attention particulière, par exemple en raison d’écarts ou d’une planification de facturation manquante.

Dans cet article, vous découvrirez :

à quoi sert la vérification avant facturation ;
quels filtres sont disponibles ;
ce que signifient les principales colonnes ;
quelles exportations Excel vous pouvez effectuer.

💡 Le rapport affiche une ligne par relation. Si une relation est facturée séparément pour plusieurs missions, une ligne s’affiche par mission.

À quoi sert le rapport Vérification avant facturation ?

Le rapport Vérification avant facturation vous aide à préparer votre cycle de facturation et à repérer plus rapidement les écarts éventuels.

Préparer votre cycle de facturation : la colonne Facturable indique, par relation, le montant que vous pouvez facturer aujourd’hui. Ce montant tient compte des factures provisoires prêtes, des enregistrements à facturer et du prochain forfait ou acompte planifié.
Évaluer les forfaits : si le Potentiel est structurellement supérieur au montant forfaitaire, le forfait est peut-être trop bas. Les colonnes mensuelles vous aident à suivre l’évolution de la facturation.
Suivre la rentabilité : avec Montant moyen par heure (facturé), vous voyez ce qu’une relation rapporte effectivement par heure facturée. Avec le Montant imputé, cela vous aide à repérer les relations pour lesquelles beaucoup de temps est perdu ou pour lesquelles des montants sont souvent imputés en interne.
Contrôler les relations sans planification de facturation active : grâce au filtre sur les calendriers de facturation, vous retrouvez les relations sans planification de facturation active pour lesquelles du travail facturable est tout de même ouvert. Vous évitez ainsi que ce travail ne soit jamais repris sur une facture.

Définir la période et les filtres dans la vérification avant facturation

Choisir la période

En haut de l’écran, vous choisissez une période à l’aide des champs de date. Vous pouvez aussi utiliser l’un des raccourcis : les 12 derniers mois, l’année en cours ou l’année précédente.

💡 La période sélectionnée détermine uniquement les montants et les heures facturés et imputés, y compris les colonnes mensuelles. Les colonnes relatives aux factures provisoires, aux enregistrements non liés et aux factures planifiées affichent toujours la situation actuelle, quelle que soit la période choisie.

Utiliser les filtres de base

Dans l’écran, vous pouvez directement filtrer sur :

Chercher relation : affichez uniquement les données d’une relation spécifique.
Calendriers de facturation : filtrez sur un ou plusieurs calendriers de facturation, sur un type de calendrier comme régie, forfait ou acompte/décompte, sur les relations sans planification de facturation ou sur les relations avec une planification inactive.

Ajouter des filtres supplémentaires via Plus de filtres

Via le bouton Plus de filtres, vous ajoutez des filtres supplémentaires. Utilisez le champ Chercher les filtres pour retrouver rapidement un filtre spécifique.

Vous pouvez aussi sauvegarder des combinaisons de filtres afin de les réutiliser plus tard.

Vous pouvez ajouter les filtres supplémentaires suivants :

Propre entreprise : affichez uniquement les relations d’une propre entreprise spécifique. Ce filtre est uniquement disponible s’il existe plusieurs propres entreprises.
Tags (avec) et Tags (sans) : filtrez sur les relations qui possèdent ou non un tag spécifique.
Profils collaborateurs : filtrez sur les profils de collaborateurs comme Collaborateur, Collaborateur (remplaçant), Collaborateur facturation, Collaborateur senior, Collaborateur partenaire ou Collaborateur responsable du dossier. Un profil défini spécifiquement dans les paramètres d’une mission a priorité sur le profil défini au niveau de la relation.
Modèle de mission : filtrez sur les relations ou missions selon le modèle de mission utilisé. Ce filtre est uniquement disponible si vous utilisez les missions.
Groupes de relation : affichez uniquement les relations qui appartiennent à un groupe de relation spécifique ou qui n’ont pas de groupe de relation.
Type de relation : filtrez sur un type de relation spécifique : société, entreprise individuelle ou personne.
Secteur : affichez uniquement les relations d’un secteur spécifique. C’est pratique pour obtenir rapidement une vue par secteur.
Équipes : affichez uniquement les relations liées à des équipes spécifiques ou sans équipe.

Lire l’aperçu de la vérification avant facturation

Dans l’aperçu, vous voyez par relation ou par mission les principaux montants, les heures et les informations de planification utiles pour votre contrôle de facturation.

Via le bouton Modifier les colonnes, vous choisissez les colonnes visibles. AdminPulse enregistre ce choix par utilisateur.

Sous l’en-tête se trouve une ligne de totaux pour toutes les colonnes de montants et d’heures.

Relation, mission et planification

Relation : le nom de la relation.
Mission : le nom de la mission, si vous utilisez les missions.
Planification de facturation : la planification de facturation de la relation ou de la mission. Si la valeur Rien s’affiche, aucune planification de facturation n’est définie. Si la planification est affichée en rouge, la facturation est arrêtée (la date de fin se situe dans le passé).
Dernière date de facture : la date de la dernière facture pour cette relation ou mission.
Prochaine date d’agenda : la date à laquelle la prochaine facture provisoire est planifiée.

Contrôler les montants

Montant période suivante : le montant fixe de la prochaine ligne de la planification de facturation. Pour les lignes en régie sans montant fixe, cette colonne reste vide.
Forfaits / Acompte : le montant du forfait ou de l’acompte sur la facture provisoire ouverte. S’il n’y a pas de facture provisoire, AdminPulse affiche le montant de la prochaine ligne de la planification de facturation. Si la facture provisoire ne contient pas de forfait ou d’acompte, la valeur affichée est 0,00 €.
Montant factures provisoires : le montant, hors TVA, actuellement prêt à être facturé dans les factures provisoires.
Potentiel : la valeur initiale de tous les enregistrements qui n’ont pas encore été facturés. Il s’agit des enregistrements non liés et des enregistrements repris dans des factures provisoires, sans tenir compte des adaptations manuelles, ni du statut dans ou hors forfait. Un potentiel nettement supérieur au montant forfaitaire mérite éventuellement une vérification avant facturation.
Facturable : le montant total qui peut encore être facturé aujourd’hui. AdminPulse additionne pour cela le montant des factures provisoires, les enregistrements non liés et le prochain forfait ou acompte planifié, si celui-ci ne se trouve pas encore dans une facture provisoire. Pour une planification de facturation forfaitaire, seuls les enregistrements hors forfait sont pris en compte.
Les acomptes non décomptés sont déduits lorsqu’il n’y a ni facture provisoire, ni montant planifié.
Montant moyen par heure : le montant Facturable divisé par les Heures enregistrées (à facturer). Cela vous montre, sur la base du montant que vous allez facturer et du nombre d’heures enregistrées, le montant moyen par heure.
Montant facturé : le montant total, hors TVA, qui a été facturé pendant la période sélectionnée pour cette relation ou mission. La facturation interne n’est pas prise en compte.
Montant imputé : le montant des factures qui ont été imputées en interne pendant la période sélectionnée.
Montant moyen par heure (facturé) : le Montant facturé divisé par les Heures facturées. Cela vous montre, sur la base du montant total facturé et des heures facturées, combien a été facturé en moyenne par heure.

Suivre les heures et les colonnes mensuelles

Montant d’heures total : la somme des Heures enregistrées (à facturer) et des Heures facturées.
Heures enregistrées (à facturer) : le nombre d’heures qui n’ont pas encore été facturées. Il s’agit des enregistrements non liés et des enregistrements repris dans des factures provisoires. Cette colonne ne tient pas compte de la période sélectionnée.
Heures facturées : le nombre total d’heures facturées pour cette relation ou mission, dont la date de facture tombe dans la période sélectionnée.
Mois : une colonne par mois dans la période sélectionnée, avec le montant facturé pour ce mois. Ces informations vous aident à justifier une adaptation de forfait ou à détecter des écarts, par exemple lorsqu’une relation a demandé beaucoup de temps.

💡 Les montants des factures définitives, comme les montants facturés et imputés, sont uniquement visibles pour les utilisateurs qui disposent des droits de lecture sur les factures.

Exporter vers Excel

Via le bouton Exporter vers Excel, vous pouvez exporter la vérification avant facturation. AdminPulse crée le fichier en arrière-plan. Dès que le fichier est prêt, le téléchargement démarre automatiquement.

Vous choisissez entre deux exportations distinctes : aperçu et détails.

Exporter l’aperçu vers Excel

L’exportation de l’aperçu contient une vue générale similaire à l’aperçu dans AdminPulse. L’exportation contient aussi des colonnes supplémentaires, comme le numéro client, le numéro de TVA, le numéro d’entreprise, la propre entreprise, les profils collaborateurs et les acomptes non décomptés.

Exporter les détails

L’exportation des détails affiche, par relation ou mission, l’historique de facturation et le détail des enregistrements.

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