Sous Paramètres > Employés, vous trouvez un aperçu de tous les employés de votre organisation qui ont accès à AdminPulse.

En haut de l’écran, vous voyez combien de licences sont disponibles et combien d’entre elles sont déjà attribuées. En dessous, vous retrouvez un aperçu de vos employés, avec plusieurs informations utiles comme leur profil de prix, leur rôle et leur statut de licence.

En bas de cette page, vous trouverez également une courte vidéo explicative : 🎥 Découvrez la gestion d'employés étape par étape

L’écran Employés

L’écran Employés (Paramètres > Employés) est l’endroit central pour consulter et gérer les employés de votre organisation.

👉 Les utilisateurs avec les rôles standard Administrateur et Utilisateur général ont accès à cet écran.

Statistiques en haut de l’écran Employés

En haut de l’écran Employés, vous voyez immédiatement combien de licences il vous reste. Les nouveaux utilisateurs consomment une licence.

Employés : le nombre total d’employés dans la liste filtrée actuelle.
Total de licences standard : le nombre de licences standard dans votre environnement.
Attribué : le nombre de licences déjà attribuées aux employés.
Disponible : le nombre de licences que vous pouvez encore attribuer.
Si vous utilisez aussi des licences temporaires, vous voyez également des totaux distincts, les licences attribuées et les licences disponibles.

En haut de l’écran, vous voyez aussi deux boutons d’action pour ajouter des utilisateurs à votre organisation :

+ Ajouter un employé temporaire : pour les employés qui ont besoin d’un accès temporaire, comme les stagiaires ou les freelances.
+ Ajouter un employé : pour les nouveaux employés fixes.

Filtres dans l’écran Employés

Les filtres en haut de l’écran Employés vous permettent de déterminer quels employés sont affichés dans la liste en bas.

Sélectionner un employé : recherchez par nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone ou numéro de GSM de l’employé.
Type d'employé : filtrez par type d’employé, comme Employé interne, Employé externe, Indépendant, Stagiaire, Etudiant (ou « aucun type »).
Toutes les entreprises : filtrez sur une entreprise propre spécifique.
Tags (avec) : filtrez sur un ou plusieurs tags d'employés.
Employés actifs : déterminez quels employés vous voyez.
- Employés actifs : employés sans date de fin ou avec une date de fin dans le futur.
- Employés inactifs : employés avec une date de fin dans le passé.
- Tous les employés : aussi bien les employés actifs qu’inactifs.

💡 Si vous choisissez « Employés inactifs » ou « Tous les employés », vous verrez des informations supplémentaires dans le tableau en bas, comme la colonne Visible dans l'application et le bouton à bascule Montrer caché dans l'application.

Tous les rôles : filtrez sur le rôle utilisateur.
Bouton à bascule Montrer caché dans l'application : affiche aussi les employés cachés dans l’application. Cette option est surtout pertinente lorsque vous consultez les employés inactifs ou tous les employés.

Vous voulez revenir à un point de départ neutre ? Cliquez alors sur le bouton Réinitialiser les filtres.

Aperçu des employés

Sous les filtres, vous voyez une liste d’employés qui correspond aux paramètres de filtre choisis. Chaque ligne contient quelques données essentielles d’un employé, réparties sur différentes colonnes.

Dans cet aperçu, vous voyez entre autres les colonnes suivantes :

Nom : affiche le prénom et le nom de famille de l’employé. Vous pouvez cliquer sur le nom pour ouvrir la fiche employé.
Téléphone : affiche le numéro de téléphone de l’employé.
E-mail : affiche l’adresse e-mail avec laquelle l’employé se connecte.
Date de naissance : affiche la date de naissance de l’employé.
Profil de prix : affiche le profil de prix lié à l’employé. Ce champ est modifiable directement dans la ligne.
Propre entreprise : affiche à quelle entreprise propre l’employé appartient.
Équipes : affiche les équipes dont l’employé fait partie, déterminant quelles relations sont visibles pour cet employé.
Rôle : affiche le rôle utilisateur de l’employé. Ce rôle détermine quels droits l’employé a dans AdminPulse.
Type d'employé : affiche le type d’employé; Employé interne, Employé externe, Indépendant, Stagiaire ou Etudiant.
Numéro d'employé : affiche le numéro de référence interne de l’employé.
Coût interne (par heure) : ce qu’un employé coûte à votre cabinet par heure ; utilisé dans le rapport de rentabilité client.
Coût facturation interne (par heure) : le tarif interne qu’une autre Entreprise propre paie lorsque votre employé travaille pour un client de cette Entreprise propre.
Date de début et Date de fin : affichent quand l’employé a été ajouté dans AdminPulse et éventuellement désactivé. La date de fin détermine aussi si un employé est considéré comme actif ou inactif dans les filtres.
Début d'emploi et Cessation d'emploi : affichent la période d’occupation. Ces dates sont distinctes de la date de début et de fin dans AdminPulse même.
Licence : indique si un employé a une licence standard ou temporaire. Un employé a besoin d’une licence attribuée pour pouvoir se connecter.
Confirmé : indique si l’utilisateur a déjà confirmé son compte.
2FA : indique si l’authentification à deux facteurs est activée.
Faire un reset : permet d’envoyer un e-mail de réinitialisation du mot de passe, à condition que vous n’utilisiez pas de SSO.
Visible dans l'application : indique si un employé est encore visible dans les listes et écrans de sélection dans AdminPulse. Cette colonne n’apparaît que lorsque vous choisissez les employés « inactifs » ou « tous ».
Supprimer : permet de rendre un employé inactif ou de rétablir un employé précédemment désactivé.

Boutons au-dessus de la liste des employés

Modifier les colonnes : sélectionnez vous-même quelles colonnes sont visibles ou non dans l’aperçu.
Exporter : exportez les données depuis l’aperçu.
- Exportez les employés vers Excel.
- Exportez les corrections des heures supplémentaires vers Excel, avec choix de la période.

Actions globales dans l’aperçu des employés

Via les Actions globales, vous modifiez en une seule fois certains paramètres pour plusieurs employés sélectionnés. C’est pratique lorsque vous souhaitez effectuer la même modification pour plusieurs employés en même temps.

Filtrez d’abord l’aperçu si nécessaire, puis sélectionnez les employés que vous souhaitez modifier. Cliquez ensuite sur Actions globales au-dessus de la liste et choisissez l’action souhaitée.

Si vous utilisez la case à cocher dans l’en-tête de colonne, vous sélectionnez ou désélectionnez en une seule fois tous les employés visibles dans la liste.

Action globale : Modifier le coût interne

Utilisez cette action globale pour modifier en une seule fois le coût interne de plusieurs employés sélectionnés.

Sélectionnez les employés que vous souhaitez modifier.
Cliquez sur Actions globales et choisissez Modifier le coût interne.
Choisissez si vous souhaitez modifier le coût avec un pourcentage ou un montant (nouveau montant ou montant à ajouter).
Saisissez la valeur et définissez si nécessaire la méthode d’arrondi et le nombre de décimales.
Si vous souhaitez aussi recalculer les enregistrements existants avec le nouveau prix, cochez cette option et choisissez la plage de dates souhaitée.
Contrôlez l’exemple et cliquez sur OK pour confirmer.

Action globale : Modifier le coût de facturation interne

Utilisez cette action globale pour modifier en une seule fois le coût de facturation interne de plusieurs employés sélectionnés.

Sélectionnez les employés que vous souhaitez modifier.
Cliquez sur Actions globales et choisissez Modifier le coût de facturation interne.
Choisissez si vous souhaitez modifier le coût avec un pourcentage ou un montant (nouveau montant ou montant à ajouter).
Saisissez la valeur et définissez si nécessaire la méthode d’arrondi et le nombre de décimales.
Contrôlez l’exemple et cliquez sur OK pour confirmer.

👉 Cette action globale n’est visible que si la fonctionnalité de facturation interne est disponible dans votre environnement.

Action globale : Modifier le profil de prix

Utilisez cette action globale pour attribuer en une seule fois un autre profil de prix à plusieurs employés sélectionnés.

Sélectionnez les employés que vous souhaitez modifier.
Cliquez sur Actions globales et choisissez Modifier le profil de prix.
Sélectionnez le profil de prix que vous souhaitez attribuer.
Cliquez sur OK pour enregistrer la modification.

Action globale : Ajouter / supprimer des tags

Utilisez cette action globale pour ajouter ou supprimer en une seule fois des tags pour plusieurs employés sélectionnés.

Sélectionnez les employés que vous souhaitez modifier.
Cliquez sur Actions globales et choisissez Ajouter / supprimer des tags.
Choisissez d’abord l’action : Ajouter des labels ou Supprimer des tags.
Sélectionnez ensuite les labels que vous souhaitez ajouter ou supprimer.
Cliquez sur OK pour enregistrer la modification.

Ajouter un employé

Vous avez encore une licence disponible ? Vous pouvez alors ajouter un nouvel employé via le bouton + Ajouter un employé en haut de l’écran Employés (Paramètres > Employés).

Complétez les données de l’employé, puis confirmez avec Ajouter.

L’adresse e-mail que vous saisissez devient aussi le nom d’utilisateur avec lequel l’employé se connecte à AdminPulse. Après l’ajout, cet employé reçoit automatiquement un e-mail avec un lien pour définir un mot de passe.

💡 Quand vous ajoutez un employé, une licence est immédiatement attribuée. Vérifiez donc au préalable qu’il vous reste suffisamment de licences disponibles.

Consulter et modifier les données d’un employé

Vous voulez consulter ou modifier une fiche employé ? Ouvrez-la en cliquant sur le nom de l’employé dans l’écran Employés.

Sur la fiche employé, vous retrouvez toutes les données de l’employé. Vous pouvez entre autres y modifier les données personnelles, le rôle, les équipes, le profil de prix et d’autres paramètres.

💡 Vous trouverez plus d’informations sur la fiche d'employé et les champs disponibles dans cet article : Aperçu : données et paramètres sur la fiche d’employé

Supprimer un employé

Un employé quitte l’entreprise ? Vous pouvez alors désactiver cet employé dans AdminPulse.

Quand vous supprimez un employé :

les enregistrements existants sont conservés et restent visibles dans l’écran des enregistrements ;
la licence attribuée est de nouveau libérée, afin que vous puissiez l’utiliser pour un autre employé. Vous pouvez aussi choisir de réduire le nombre de licences dnas l'écran de gestion des licenes (Paramètres > Gestion des licences);
vous pouvez réactiver l’employé plus tard si nécessaire.

Comment supprimer un employé ?

Vous pouvez supprimer un employé de deux façons :

dans l’aperçu des employés via l’icône corbeille à la fin de la ligne de l’employé ;
ou via la fiche employé, en cliquant en bas sur le bouton Supprimer l’employé.

Dès que vous supprimez l’employé, AdminPulse complète automatiquement une date de fin.

Rendre un employé supprimé visible ou caché

Lorsque vous supprimez un employé, vous choisissez aussi si cet employé reste visible dans les filtres de différents écrans et dans les dossiers relation.

Il est souvent utile de laisser temporairement visible un employé supprimé. Vous pouvez ainsi encore filtrer sur cet employé dans différents écrans et, par exemple, d’abord transférer les relations, tâches ou autres données liées vers un autre employé.

Vous avez tout transféré ? Vous pouvez alors aussi masquer l’employé dans l’application.

👉 Si un employé est encore défini comme Collaborateur, Collaborateur partenaire, Collaborateur senior, etc. dans un dossier relation et que vous rendez cet employé invisible dans l’application, ce lien dans les dossiers relation est supprimé.

💡 Vous voulez réactiver plus tard un employé supprimé ? Vous pouvez alors le rendre de nouveau visible via le bouton coulissant Montrer caché dans l'application et le rétablir depuis l’aperçu des employés.

Rôles et droits d’accès des employés

Vous pouvez attribuer un rôle utilisateur à vos employés. Ce rôle détermine à quelles parties d’AdminPulse un employés a accès.

Quels sont les rôles standard ?

AdminPulse propose les rôles standard suivants :

Administrateur
Utilisateur général
Gestionnaire de factures
Gestionnaire de relations
Enregistrement uniquement

💡 Gestionnaire de factures s’appelait auparavant Utilisateur standard. Ce rôle peut modifier les factures provisoires, mais pas numéroter les factures.

Quels droits chaque rôle standard a-t-il ?

Chaque rôle standard donne accès à différentes parties d’AdminPulse. Dans le tableau ci-dessous, vous voyez pour chaque rôle à quelles parties un employés a accès.

Les symboles dans le tableau ont la signification suivante :

Gestion (X) : l'employé peut consulter et gérer cet élément (droits de lecture et d’écriture)
Consultation (O) : l'employé peut uniquement consulter cet élément (droits de lecture)
Astérisque (*) : l'employé a uniquement accès à ses propres données (droits de lecture et d’écriture)
Vide : l'employé n’a pas accès à cet élément

💡 Les rôles standard ne suffisent pas ? Découvrez comment créer vos propres rôles utilisateurs : Créer et gérer des rôles d’utilisateurs personnalisés

		Administrateur	Utilisateur général	Gestionnaire de factures	Gestionnaire de relations	Enregistrement uniquement
Dossiers relation	Relations	X	X	X	X	O
	Propres interactions	X	X	X	X	X
	Interactions d'autres employés	X	X	X	X	O
Enregistrement	Liste de prix	X	X	O
	Enregistrement (enregistrements propres)	X	X	X	X	X
	Aperçu des enregistrements (tous les enregistrements)	X	X	O
Facturation	Factures	X	X	O
	Factures provisoires	X	X	X
	Enregistrement non liés	X	X	O
	Facturation interne	X	X
	Transaction	X	X
	Nouvelle facture libre	X	X	X
	Nouvelle note de crédit libre	X	X	X
Gestion des tâches	Tableau des tâches	X	X	X	X	X
	Aperçu des tâches	X	X	X	X	X
	Liste de tâches	X	X	X	X	X
Documents	Aperçu des documents	X	X	X	X
Grh	Heures par employé	X	X	X	X*	X*
	Absences par employé	O	O	O	O*	O*
	Compteurs d'absence	X
	Calendrier d'absences	X	X	X*	O	O
Rapports	Enregistrements par relation	O	O	O	O*	O*
	Enregistrements par employé	O	O	O	O*	O*
	Enregistrements par article de liste de prix	O	O	O	O*	O*
	Enregistrements par modèle de tâche	O	O	O	O*	O*
	Rentabilité client	O	O
	Vérification avant facturation	O	O	O
Gestion	Propre entreprise	X	O	O
	Paramètres	X	O	O
	Gestion des licences et employés	X	O

Important pour les rôles sans accès à la facturation

👉 Les employés ayant les rôles Enregistrement uniquement et Gestionnaire de relations n’ont pas accès à la facturation. Ils ne voient donc pas non plus les données financières ailleurs dans AdminPulse, comme les graphiques de facturation sur le tableau de bord personnel et les montants dans les enregistrements.

💡 Souhaitez-vous malgré tout donner aux employés sans accès à la facturation l’accès aux factures dans l’Aperçu des documents ? C’est possible via Paramètres généraux > Documents > Afficher les documents de factures à tous les utilisateurs via les documents.

🎥 Découvrez la gestion d'employés étape par étape

Dans cette courte vidéo, vous obtenez un aperçu clair de la gestion des comptes pour vos employés et des rôles disponibles dans AdminPulse :

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