Lorsque vous cliquez sur le nom d’un employé dans l’écran Employés (Paramètres > Employés), vous ouvrez la fiche de cet employé.

Sur la fiche d’employé, vous consultez et gérez toutes les données d’un employé dans AdminPulse. Vous y trouvez à la fois des données personnelles et administratives, ainsi que des paramètres qui déterminent la manière dont l’employé travaille dans AdminPulse.

Cet article vous donne un aperçu des données et des paramètres de la fiche d'employé.

Structure de la fiche d'employé

Sur la fiche d'employé, vous trouvez les données d’un employé. Selon vos droits, vous pouvez y consulter et modifier certaines données.

L’écran de la fiche d'employé est structuré en deux sections principales :

Identification : données personnelles et contractuelles
Utilisateur : paramètres du compte, des droits et du fonctionnement

👉 Les données que vous pouvez consulter ou modifier ici dépendent de votre rôle utilisateur et de vos droits dans AdminPulse.

💡 La plupart des données de la fiche d'employé se modifient en cliquant sur le champ puis en adaptant la valeur. Les modifications sont ensuite généralement enregistrées automatiquement, selon le type de champ.

💡 Les champs avec un * sont obligatoires.

Section Identification de la fiche d’employé

Dans cette section, vous gérez les données personnelles de l'employé, ainsi que certaines données administratives et contractuelles.

Nom de famille et prénom* : utilisez le nom complet de l’employé. Ces données sont importantes pour l’identification de l’employé et sont aussi utilisées dans les aperçus et les résultats de recherche.
Initiales : saisissez ici les initiales de l’employé.
Téléphone et GSM : saisissez ici le numéro de téléphone professionnel et le numéro de GSM de l’employé. Ces données sont visibles dans les aperçus, peuvent être exportées et sont aussi utilisées dans la recherche.
Email privé : il s’agit de l’adresse e-mail personnelle de l’employé. Elle est distincte de l’adresse e-mail avec laquelle l’employé se connecte. La connexion se fait via le Nom d'utilisateur dans la section Utilisateur.
Adresse : saisissez ici l’adresse de l'employé, y compris la rue, le numéro, la boîte, le code postal, la commune et le pays.
Cette adresse est importante lorsque l’Adresse de départ standard dans la section Utilisateur est définie sur Adresse du domicile. Dans ce cas, AdminPulse utilise cette adresse comme point de départ pour les déplacements. Sinon, l’adresse sert surtout à l’affichage et à l’exportation.
Date de naissance : est utilisée pour les rapports et les exports, ainsi que comme base pour les notifications d’anniversaire.
Genre: enregistrez ici le genre du collaborateur. Les valeurs possibles sont Inconnu, Homme, Femme et Non binaire. Cette donnée est enregistrée dans la fiche collaborateur et est reprise dans l’export des données des employés.
ECU - Personne de contact et ECU - Téléphone : saisissez ici le nom et le numéro de téléphone de la personne à contacter en cas d’urgence (ECU = En Cas d’Urgence). Ces données sont destinées aux RH et à la sécurité, et n’ont pas d’impact sur le fonctionnement d’AdminPulse.
Début d'emploi et Cessation d'emploi : il s’agit des dates de début et de fin contractuelles de l’employé. Elles servent surtout pour les rapports et la clarté, et sont distinctes des dates système dans AdminPulse.
Remplis le : il s’agit de la date à laquelle l’employé a été créé dans AdminPulse.
Date de fin : il s’agit de la date à laquelle l’employé a été désactivé dans AdminPulse. Ce champ est en lecture seule. Avec Remplis le, cette date détermine si un employé est considéré comme actif ou inactif dans les filtres et les aperçus.
Propre entreprise* : indique à quelle entreprise propre l’employé appartient. C’est pertinent pour le filtrage et les rapports.
Le champ Propre entreprise n’est affiché que dans les environnements avec plusieurs entreprises propres.
Type d'employé : utilisez ce champ pour indiquer s’il s’agit par exemple d’un Employé interne, d’un Employé externe, d’un Indépendant, d’un Stagiaire ou d’un Etudiant. Ce champ est utilisé pour la classification et le filtrage.
Caller ID : le champ Caller ID est utilisé dans le cadre de l’intégration entre AdminPulse et un système téléphonique. Il permet par exemple de reconnaître un employé lors d’un appel entrant ou lors du transfert d’un appel.
Numéro de police d'assurance : vous pouvez enregistrer ici une référence d’assurance. Ce champ est conservé et peut être exporté, mais n’a pas d’autre impact sur le système.
Numéro d'employé : numéro de référence interne de l’employé. Il est surtout utile pour les RH et l’exportation.

Section Utilisateur de la fiche d’employé

Dans cette section, vous gérez tout ce qui concerne le compte utilisateur, les droits d’accès, les paramètres de facturation et le fonctionnement quotidien de l’employé dans AdminPulse.

Nom d'utilisateur : il s’agit de l’adresse e-mail avec laquelle l’employé se connecte à AdminPulse. Une coche verte signifie que l’utilisateur est confirmé.
Adresse e-mail pour les paramètres et la communication par e-mail : cette adresse est utilisée pour les e-mails et les paramètres. Il s’agit souvent de la même adresse que le nom d’utilisateur, mais ce n’est pas obligatoire.
Rôle* : détermine les droits de l’utilisateur dans AdminPulse, et donc ce qu’il peut voir et faire.
Si vous consultez votre propre fiche employé, le champ Rôle est en lecture seule : vous ne pouvez pas modifier vos propres droits via cet écran. Pour les autres employés, le rôle peut être modifié, à condition que vous disposiez des droits nécessaires.
Profil de prix* : vous associez ici un profil de prix à l’employé. Si le profil comporte une étoile, il s’agit du profil standard. Si vous ne sélectionnez pas de profil spécifique, le profil standard est utilisé.
Equipe(s) : vous associez ici l’employé à une ou plusieurs équipes afin de déterminer quelles relations l’utilisateur peut voir.
Coût interne (par heure) : il s’agit du coût horaire interne de l’employé. Cette valeur est utilisée comme coût interne pour les enregistrements de cet employé et a un impact sur les calculs de coûts internes et les rapports. En cas de modification, ce coût peut aussi être appliqué à des enregistrements existants sur une période déterminée.
Coût facturation interne (par heure) : il s’agit du prix unitaire utilisé pour la refacturation entre entreprises propres.
Titre : fonction de l’employé. Ce champ est utilisé pour l’affichage et éventuellement aussi dans les substituants de documents.
Solde des heures supplémentaires : affiche le solde restant des heures supplémentaires de l’employé. Cette donnée est informative et pertinente pour la gestion des heures supplémentaires.
Le solde des heures supplémentaires n’est affiché que lorsqu’un calendrier existe pour l’employé. Sans calendrier ce champ n’apparaît pas.
Licence temporaire : lorsqu’un employé dispose d’une licence temporaire, vous voyez ici la date de début et la date de fin. Après la date de fin, l’accès peut expirer, sauf si vous prolongez ou convertissez la licence.
Tags : utilisez les tags pour regrouper des employés ou les retrouver plus facilement via les filtres et les rapports.
La langue des messages e-mail : détermine dans quelle langue les e-mails sont envoyés à cet utilisateur.
Remarque pour e-mails : vous pouvez ajouter ici une remarque multilingue aux données e-mail. Ce champ sert surtout de contexte complémentaire.
Adresse de départ standard : vous choisissez ici quelle adresse est utilisée par défaut comme point de départ pour les déplacements : Adresse du domicile ou Adresse de la société.
Si vous choisissez Adresse du domicile, AdminPulse utilise l’adresse de la section Identification. Si vous choisissez Adresse de la société, le calcul part de l’adresse de l’entreprise propre.
Trajet standard : choisissez ici entre Aller simple et Aller et retour. Ce choix est utilisé par défaut dans le calcul des distances de déplacement.
Début de la journée de travail et Fin de la journée de travail : vous définissez ici les heures de travail normales de l’employé, par exemple de 09:00 à 17:00.
Ces champs sont utilisés pour le calendrier, le nombre d’heures par jour et la durée d’une journée de travail complète. Ils ont donc aussi un impact sur les heures supplémentaires et la capacité.
Remarque : note interne libre liée à l’employé.

Différence importante entre les dates système et les dates contractuelles

Dans AdminPulse, il existe une différence importante entre ces dates :

Remplis le et Date de fin sont des dates système. Elles indiquent quand l’employé a été ajouté dans AdminPulse et quand il a été désactivé.
Début d'emploi et Cessation d'emploi sur la fiche d’employé sont les dates contractuelles de l’employé.

👉 Seules les dates système Remplis le et Date de fin déterminent si un collaborateur est actif dans AdminPulse et peut se connecter. La date de début d'emploi et la date de cessation d'emploi sont des dates contractuelles et n’ont aucune influence sur la possibilité de se connecter à AdminPulse.

Boutons en bas de la fiche d’employé

En bas de la fiche d'employé, vous trouvez plusieurs boutons d’action pour gérer l'employé ou adapter des paramètres complémentaires :

Supprimer employé : désactive l’employé. L’employé reçoit alors une date de fin et peut éventuellement être masqué. L’historique est conservé.
Supprimer employé n’est pas disponible sur votre propre fiche : vous ne pouvez donc pas vous désactiver vous-même via cet écran.
Restaurer l’employé : sert à réactiver un employé précédemment supprimé.
Créer un calendrier ou Modifier le calendrier : permet de créer un calendrier ou de le modifier. Ce calendrier est utilisé pour calculer les heures supplémentaires et les heures par jour.
Supprimer le calendrier : supprime le calendrier de l’employé. Les heures supplémentaires ne peuvent alors plus être calculées correctement.
Corrections d'heures supplémentaires : permet d’adapter le solde des heures supplémentaires de l’employé. Cette option est visible lorsque l’employé est actif et dispose d’un calendrier .
Corrections d'heures supplémentaires nécessite, en plus d’un employé actif et d’un calendrier, le droit approprié pour absences et compteurs. Sans ce droit, le bouton n’est pas visible.

Certains boutons en bas dépendent de la situation de l’employé. Ainsi, vous ne voyez par exemple Restaurer employé que pour un employé désactivé, et Créer un calendrier seulement lorsqu’aucun calendrier n’existe encore.

Où modifier quoi : fiche d’employé versus Mon profil

En plus de la fiche d'employé, il existe aussi l’écran Mon profil ( > Mon profil en haut dans AdminPulse).

La fiche d’employé sert à gérer entièrement un employé, à condition de disposer des droits appropriés. Vous y trouvez toutes les données d’identification et contractuelles, les paramètres du compte et des droits tels que le rôle, les équipes et le profil de prix, ainsi que des actions comme la gestion du calendrier ou la désactivation d’un employé.
Pour gérer d’autres collègues ou pour les données RH complètes, vous utilisez donc la fiche d’employé.

Mon profil affiche uniquement les données et paramètres de l’utilisateur actuellement connecté. Il s’agit d’un ensemble plus limité de données, comme l’adresse e-mail pour la communication et les paramètres, la langue des e-mails, l’adresse, les préférences de déplacement et les heures de travail normales.

En plus, Mon profil contient surtout des paramètres personnels du compte, comme votre mot de passe, votre nom d’utilisateur, la vérification en deux étapes, des liens comme Admin-Connect et les paramètres de notification.

Les données qui apparaissent aux deux endroits, comme l’adresse ou les heures de travail, renvoient aux mêmes champs sous-jacents. Lorsque ces données sont modifiées via Mon profil, ces modifications sont aussi visibles sur la fiche d’employé, dans la section correspondante.

💡 Bon à lire

Vous gérez les employés dans l’écran Employés. Lisez cet article pour en savoir plus : Aperçu : gérer les collaborateurs et attribuer des rôles
Avec Corrections d'heures supplémentaires, vous adaptez manuellement le solde calculé des heures supplémentaires d’un employé. Lisez cet article pour en savoir plus : Gérer les corrections d’heures supplémentaires
Vous trouverez plus d’informations sur la page Mon profil dans cet article : Aperçu : paramètres et options de Mon profil

Associé à