Sous Documents > Documents, vous trouverez la section centrale DMS (Document Management System) d’AdminPulse. Vous y gérez tous les documents créés ou ajoutés dans AdminPulse : vous pouvez les charger, les retrouver, les consulter, les modifier et les classer.

Dans cet article, vous apprendrez comment chercher et filtrer des documents, comment enregistrer une recherche et comment utiliser le tableau récapitulatif des documents.

⏮️ Consultez aussi l’article Gestion des documents - introduction pour une introduction générale à l’écran Documents.

⏭️ Vous trouverez plus d’informations sur les actions que vous pouvez effectuer sur plusieurs documents à la fois dans l’article Documents - action globale.

Filtres dans l’écran Documents

En haut de l’écran, vous trouverez les filtres qui permettent de limiter la liste des documents. Vous pouvez par exemple afficher uniquement les documents d’une certaine relation, d’une certaine période, d’un certain type de document ou avec un certain statut de traitement.

Vous pouvez utiliser plusieurs filtres en même temps. AdminPulse affiche alors uniquement les documents qui correspondent à tous les filtres définis.

💡 Si vous revenez plus tard à l’écran Documents, la sélection de filtres de votre visite précédente reste active.

👉 AdminPulse cherche uniquement dans la sélection active à gauche de l’écran. Via les onglets Dossiers et Tags, vous pouvez choisir dans quel dossier ou tag vous souhaitez chercher. Si un dossier ou un tag spécifique est sélectionné, AdminPulse cherche uniquement dans cette sélection. Cliquez sur Tous les documents pour chercher à nouveau dans tous les documents. Vous trouverez plus d’explications à ce sujet dans l’article Organiser les documents.

Filtres disponibles

Filtrer par date

De - Jusqu’à : choisissez vous-même une date de début et une date de fin pour le filtre.
Ce mois - Ce trimestre - filtres par année - Tous : utilisez une période prédéfinie, comme le mois en cours, le trimestre en cours, une année spécifique ou tous les documents.

Chercher par relation ou par document

Chercher relation : saisissez le nom complet ou une partie du nom d’une relation, puis sélectionnez la bonne relation dans la liste de choix. AdminPulse affiche ensuite uniquement les documents liés à cette relation.
Chercher document : cherchez un document spécifique sur la base du nom du document. Vous pouvez aussi saisir une partie du nom du document.

Filtrer par type de document

E-mails, Annexes, Factures : affichez ou masquez rapidement certains types de documents. Vous pouvez par exemple afficher uniquement les e-mails ou, au contraire, masquer les annexes.
Type : filtrez sur un type de document spécifique.

Filtrer sur les documents avec ou sans relation

Sans relations : affichez les documents qui ne sont actuellement liés à aucune relation.
Plusieurs relations : affichez les documents liés à plusieurs relations.

Filtrer par statut

Le filtre Statut permet de filtrer les documents selon leur statut de traitement.

Identifié : AdminPulse a pu lire et comprendre le type de document, mais une action de votre part est encore nécessaire pour finaliser le traitement. Le bouton à la fin de la ligne du document indique l’action à effectuer, comme lier une relation, créer une relation ou mettre à jour une relation. Dès que vous effectuez cette action, le statut passe à Traité.
Identification : AdminPulse essaie de reconnaître le type du document.
En traitement : AdminPulse a reconnu le document et exécute automatiquement l’action correspondante. Ce statut est temporaire et passe rapidement à Traité.
Non identifié : AdminPulse n’a pas pu reconnaître le document.
S’applique pas : documents créés dans AdminPulse, comme des factures, des e-mails, des procurations ou des lettres de mission. Les modèles d’exemple disponibles par défaut dans AdminPulse relèvent aussi de cette catégorie.
Traité : le document a été reconnu par AdminPulse, ou un document non reconnu a été adapté manuellement.

Filtrer par statut de l’e-mail

Le filtre Statut de l’e-mail permet de filtrer les e-mails selon leur statut de livraison ou de lecture.

Livré : l’e-mail a été livré.
Livraison échouée : l’e-mail n’a pas pu être livré. Cela peut par exemple arriver en cas de problème avec la boîte mail du destinataire ou si cette boîte mail est pleine.
Ouvert : l’e-mail a été ouvert.
Non ouvert : affiche les e-mails qui n’ont pas encore été ouverts. Cela comprend à la fois les e-mails qui n’ont pas pu être livrés et les e-mails livrés qui n’ont pas encore été ouverts.

Filtrer par statut de la signature

Le filtre Statut de la signature permet de filtrer les documents selon le statut d’une demande de signature.

Pas de signature : aucune demande de signature n’a encore été envoyée.
Signature nécessaire : le document ne contient pas encore de signature.
Révoqué : une demande de signature a été envoyée, puis retirée.
Expiré : la demande de signature du document a expiré.
En attente : une demande de signature a été envoyée pour le document.
Échoué : la demande de signature n’a pas pu être envoyée.
Refusé : la personne à qui il a été demandé de signer a refusé de signer le document.
Signé : le document a été signé.

Filtrer par créateur, tags de document et propre entreprise

Créé par : filtrez sur le collaborateur qui a ajouté ou créé le document.
Avec ces tags de document : cherchez les documents qui contiennent un ou plusieurs tags de document sélectionnés. Avec les options Filtre ET et Filtre OU, vous déterminez si le document doit contenir tous les tags sélectionnés ou au moins l’un des tags sélectionnés. Cliquez sur l’option pour passer d’un filtre à l’autre.
Sans ces tags de document : cherchez les documents qui ne contiennent pas un ou plusieurs tags de document sélectionnés.
Propres entreprises : filtrez sur une propre entreprise spécifique, si vous travaillez avec plusieurs propres entreprises.

Ajouter des filtres supplémentaires via Plus de filtres

Via Plus de filtres, vous pouvez ajouter des filtres supplémentaires à la zone de filtres. Cochez les filtres que vous souhaitez utiliser. Les filtres sélectionnés apparaissent ensuite au-dessus du tableau récapitulatif.

Relations liées : filtrez sur les documents de relations liées. Sélectionnez d’abord une relation via Chercher relation. Le filtre Relations liées permet ensuite d’afficher aussi les documents de relations liées à cette relation, par exemple le partenaire dans le cadre d’une déclaration IPP commune ou les relations d’une unité TVA.
Collaborateur, Collaborateur (remplaçant), Collaborateur facturation, Collaborateur senior, Collaborateur partenaire et Collaborateur responsable du dossier : filtrez sur les documents de relations pour lesquelles un certain profil de collaborateur est complété dans la fiche relation. Vous pouvez par exemple afficher les documents des relations pour lesquelles vous êtes défini comme collaborateur.
Groupes de relation : filtrez sur les documents de relations appartenant à un ou plusieurs groupes de relation.

Enregistrer une recherche

Vous utilisez souvent la même combinaison de filtres ? Vous pouvez gagner du temps en enregistrant cette combinaison comme recherche. Vous ne devez ainsi pas configurer les filtres à chaque fois.

Enregistrer une nouvelle recherche

Suivez ces étapes pour enregistrer une recherche :

Configurez d’abord les filtres souhaités.
Cliquez en bas de la zone de filtres sur Sauvegarder recherche.
Donnez un nom clair et reconnaissable à votre recherche.
Cliquez sur OK pour enregistrer la recherche. Votre recherche est maintenant enregistrée.

Utiliser une recherche enregistrée

Suivez ces étapes pour utiliser une recherche enregistrée :

En bas de la zone de filtres, ouvrez le menu Sélectionnez la recherche.
Cliquez sur le nom de la recherche que vous souhaitez utiliser.

Les filtres enregistrés sont chargés automatiquement.

💡 Vous ne voyez pas Sélectionnez la recherche ? Cela signifie qu’aucune recherche n’a encore été créée.

Aperçu des documents

Sous la zone de filtres se trouve le tableau récapitulatif des documents. Vous y voyez les documents qui correspondent aux filtres définis.

Chaque ligne du tableau correspond à un document. Dans le tableau récapitulatif, vous voyez notamment le nom du document, le type, la relation liée, le statut, la date du document, la date de création et le collaborateur qui a créé ou ajouté le document.

Vous pouvez trier la liste en cliquant sur le nom d’une colonne, comme Nom, Type, Statut, Date du document ou Date de création. Cliquez à nouveau sur le même nom de colonne pour inverser l’ordre de tri.

Vous ne voyez pas toutes les informations dont vous avez besoin ? Cliquez sur Modifier les colonnes pour afficher des colonnes supplémentaires ou masquer des colonnes.

Dans le tableau, des icônes indiquent rapidement des informations supplémentaires au sujet du document. Pour les documents à signer, l’icône de signature indique le statut de la signature : une icône orange indique qu’une signature est encore nécessaire, tandis qu’une icône verte indique que le document est signé.
L’icône de globe indique que le document est publié sur le portail.

Actions par document

À la fin de chaque ligne de document, vous trouverez les boutons d’action pour ce document spécifique. Le bouton d’action visible affiche l’action proposée. Le petit chevron à côté du bouton ouvre le menu avec les autres actions disponibles.

Selon le type de document et la situation, vous pouvez utiliser les actions suivantes :

Télécharger : téléchargez le document. Le fichier est directement téléchargé et se retrouve dans le dossier de téléchargement de votre navigateur. Cette action est disponible directement via l’icône de téléchargement dans la ligne du document.
Ouvrir : ouvrez le document dans une fenêtre de détail. Dans cette fenêtre, vous pouvez consulter le document et modifier les données du document, comme le nom du fichier, la date du document, le type, les relations et les tags. Selon le document, vous pouvez aussi lier ou créer des tâches, télécharger le document, le partager, passer au document précédent ou suivant et enregistrer vos modifications.
Lier : liez le document à une relation. Cette action apparaît par exemple lorsqu’AdminPulse connaît le type de document, mais n’a pas pu trouver automatiquement la relation correspondante.
Ajouter une relation : créez une nouvelle relation sur la base des données du document, comme une eID ou un extrait BCE.
Mettre à jour la relation : mettez à jour une relation existante avec les données du document, par exemple une nouvelle adresse sur une eID ou mandats.
Extraire : extrayez un fichier zip et choisissez si vous voulez conserver ou supprimer le fichier zip original après l’extraction.
Montrer tous les documents de cette relation : affichez tous les documents liés à la même relation.
Dupliquer : créez une copie du document.
Télécharger comme PDF : téléchargez le document en PDF.
Envoyer la demande de signature : envoyez une demande pour faire signer le document.
Retirer la demande de signature : retirez une demande de signature en cours.
Marquer comme signé : marquez manuellement un document comme signé. Cela peut par exemple être utile pour les lettres de mission et les procurations qui ont été signées.
Transférer : transférez un document de type e-mail.
Envoyer par e-mail : envoyez le document par e-mail.
Envoyer comme PDF par e-mail : envoyez le document comme annexe PDF par e-mail.
Créer un nouveau to-do : créez une nouvelle to-do sur la base du document.
Partager : partagez le document en interne avec des collègues. Vous pouvez éventuellement ajouter une remarque.
Remplacer : remplacez le document existant par un autre fichier.
Supprimer : supprimez définitivement le document.

Dans l’exemple ci-dessous, Lier est l’action proposée, car le document doit encore être lié à une relation. Via le chevron, d’autres actions sont disponibles, notamment Ouvrir et Créer une nouvelle to-do.

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