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FAQ - Ajouter des codes QR de paiement aux factures, e-mails et lettres (sans intégration à un fournisseur de paiement)

Mise à jour

Vous n’avez pas d’intégration avec un prestataire de service de paiement comme POM, Twikey ou Mollie ? Vous pouvez malgré tout ajouter un code QR de paiement à vos factures, e-mails et courriers avec AdminPulse pour faciliter le paiement de vos clients.

AdminPulse génère automatiquement un code QR contenant toutes les informations de paiement essentielles : le montant, la communication, l’IBAN, le BIC et la date d’échéance.
Lorsque votre client scanne le code avec son app bancaire, le paiement est automatiquement prérempli. Cela rend le processus de paiement plus fluide, réduit le risque d’erreurs et accélère le traitement des factures.

Dans cet article, vous découvrirez comment ajouter des codes QR de paiement à vos factures, e-mails et courriers dans AdminPulse.

Code QR de paiement sur les factures

Pour afficher un code QR sur vos factures, insérez {Image:PaymentQrCode} dans votre modèle de facture (Paramètres > Modèles de factures).

Exemple dans le modèle de facture :

mceclip2.png

Résultat sur la facture :

mceclip1.png

Utilisez, en plus du champ pour le code QR lui-même, le substituant {PaymentQrCodeText} afin de créer un bloc de paiement clair sur votre facture. Cela aide vos clients à payer plus rapidement et sans erreurs.

Substituant Description
{Image:PaymentQrCode}

Ajoute un code QR de paiement sur la facture.

  • Sans connexion avec un fournisseur de paiement, un code QR est généré que les clients peuvent scanner avec leur app bancaire. Ce code contient l’IBAN, le BIC, le montant et la référence de paiement.
  • Avec une connexion avec un fournisseur de paiement (comme Twikey, Mollie ou POM), le code contient un lien vers la page de paiement du fournisseur. Les clients le scannent avec leur appareil photo, et non avec une app bancaire.
{PaymentQrCodeText} Texte fixe associé au code QR : « Veuillez scanner le code QR avec votre app bancaire. » Ce texte ne peut pas être modifié. 
💡Vous souhaitez ajouter des instructions supplémentaires ? Ajoutez-les directement dans votre modèle de facture Word : tapez le texte dans le document, autour de {Image:PaymentQrCode} (p. ex. au-dessus, en dessous ou à côté).

👉 Sans intégration à un fournisseur de service de paiement, il n’est possible d’utiliser qu’un code QR de paiement sur vos factures. Les liens de paiement (sur lesquels le client peut cliquer pour payer la facture en ligne) ne sont disponibles que si une intégration avec un fournisseur comme POM, Twikey ou Mollie est configurée.

Code QR de paiement dans les e-mails

Code QR de paiement dans les e-mails contenant une facture

Intégrez un code QR de paiement dans vos e-mails de facturation en ajoutant {invoice.paymentQrCode} dans le modèle d'e-mail (Paramètres > Modèles d'e-mails).

Exemple de modèle d'e-mail :

mceclip5.png

Codes QR de paiement dans les e-mails de rappel groupés

Si vous avez plusieurs factures ouvertes, vous pouvez envoyer un e-mail unique avec toutes les factures attachées, incluant un code QR unique. Le montant total sera la somme des montants dus et la communication inclura la liste des numéros de facture. Il suffit d'ajouter {invoices.paymentQrCode} dans le modèle d'e-mail.

Codes QR de paiement dans les e-mails issus de tâches

Lors de l'envoi d'un e-mail depuis les tâches, il est possible d'intégrer un code QR. Par exemple, pour une tâche du type "Versements anticipés", vous pouvez envoyer un e-mail en masse via 'Action Globale', contenant un QR avec les informations de prépaiement. 
Structurez le champ de saisie du code QR comme suit : 

{PaymentQR:Nom du récepteur;Iban du récepteur;Bic du récepteur;Montant;Communication}

Vous pouvez remplir les éléments requis manuellement ou les remplacer par un champ substituant. Par exemple, si vous avez créé un champ 'Montant' dans votre modèle de tâche, vous pouvez le faire figurer dans le code QR. Voici un exemple dans le cadre des prépaiements : 
{PaymentQR:Services des recettes de la TVA;BE4167920036421;GEBA BE BB;{Montant};Prépaiements {relation.structuredMessagePrepayment}}

👉 Remarques :

  • Si le champ substituant n'est pas configuré correctement, il ne sera pas reconnu et le substituant apparaîtra dans l'e-mail et devra être corrigé avant envoi au client.
  • Si le champ substituant est correct, mais que le code QR ne peut pas être généré, le code QR sera omis de l'e-mail. L'e-mail peut quand même être envoyé. Un montant négatif pourrait par exemple provoquer un code QR vide.
  • Taille du code QR : le code QR dans les e-mails a une taille fixe ; il n’est pas possible de l’agrandir. Gardez le texte du QR code aussi court que possible (plus de texte = code plus complexe) afin qu’il soit plus facilement scannable.

Codes QR de paiement sur les lettres

Ajoutez des codes QR dans vos modèles de lettres (Paramètres > Modèles de lettres) avec :

{PaymentQR:Nom du récepteur;Iban du récepteur;Bic du récepteur;Montant;Communication}

Vous pouvez pré-remplir les éléments ou les remplacer par un substituant.  Par exemple : {PaymentQR:TopComptables;BE06 1420 6934 2694; GEBABEBB;500;coût de démarrage}

Si le montant varie, définissez-le dans le modèle de lettre pour saisie manuelle lors de la rédaction. Par exemple : {PaymentQR:{company.name};{company.iban};{company.bic};{Montant};{relation.vatstructuredmessage}}

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Points d'attention concernant les codes QR de paiement

Compatibilité des codes QR de paiement avec les applications bancaires

Les codes QR conformes à la norme européenne EPC peuvent être lus par la plupart des applications bancaires. Voici les banques ou cela est possible :

  • Belfius
  • BNP Paribas Fortis
  • ING
  • KBC
  • CBC
  • VDK

Certaines applications, cependant, ne peuvent (pas encore) lire ces codes QR de paiement, comme celles de :

  • Payconiq
  • Argenta
  • Rabobank
  • ABN AMRO
  • Triodos
  • ASN BANK
  • SNS Bank
  • Van Breda
  • Knab

👉 Cette liste peut évoluer au fur et à mesure des développements du côté des banques.

Différence entre les codes QR de reconnaissance de documents et les codes QR de paiement

Il est important de distinguer les codes QR destinés aux paiements de ceux pour la reconnaissance de documents. Sélectionner "Ajouter le code QR" lors de la création d'une lettre ajoute un code QR spécifique pour la reconnaissance de documents, permettant à AdminPulse d'identifier la relation et le document lors d'un téléchargement ultérieur. Ce code QR ne correspond pas à un code QR de paiement.

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