In dit artikel lees je hoe je de opvolging en communicatie rond de BTW-aangifte zo volledig en automatisch mogelijk organiseert in AdminPulse.

AdminPulse neemt de verwerking of indiening van de BTW-aangifte niet over. Je gebruikt AdminPulse wel om de aangifte periodiek op te volgen, gegevens uit de BTW-aangifte (XML) of het Intervat-ontvangstbewijs te laten invullen, bedragen te laten berekenen en de BTW-mail naar de klant voor te bereiden.

💡 Onderaan dit artikel vind je de nodige BTW-taaksjablonen als bijlage.

Wat doet deze BTW-flow in AdminPulse?

Met deze BTW-flow gebruik je AdminPulse als centrale plaats om de BTW-aangifte voor je klanten op te volgen. De flow combineert een BTW-taaksjabloon, documentherkenning, uitgelezen velden, berekende velden en e-mailsjablonen.

Concreet helpt deze flow je om:

periodiek BTW-taken aan te maken voor de juiste klanten;
de stappen van de BTW-aangifte op te volgen via deeltaken;
gegevens uit de BTW-aangifte (XML) of het Intervat-ontvangstbewijs automatisch te laten invullen;
bedragen automatisch te laten berekenen via berekende velden;
de BTW-saldomail naar de klant voor te bereiden met de juiste informatie;
voorschotmails voor kwartaalaangevers voor te bereiden, als je daarvoor een sjabloon met voorschotmail-deeltaken gebruikt;
optioneel de Btw-provisierekening automatisch te laten invullen via een integratie, zoals TwinnTax.

Bepaalde deeltaken kan AdminPulse automatisch opvolgen via documentherkenning. Wanneer je een document toevoegt, herkent AdminPulse het document, koppelt het aan de juiste klant en periode, past het de status van de bijhorende deeltaak aan en vult het de uitgelezen velden in.

De BTW-flow instellen

Voor je de BTW-flow gebruikt, controleer je of het juiste BTW-taaksjabloon, de nodige velden en de juiste e-mailsjablonen aanwezig zijn. Wil je ook de Btw-provisierekening automatisch laten invullen? Dan moet ook de juiste integratie ingesteld zijn.

Werk je met een oud BTW-taaksjabloon, dan ontbreken de uitgelezen en berekende velden mogelijk nog. In dat geval kan je het juiste sjabloon downloaden onderaan dit artikel en importeren in AdminPulse.

Stap 1: Het juiste BTW-taaksjabloon kiezen

Je kan de BTW-flow op twee manieren opzetten:

Optie 1: één algemeen sjabloon. Gebruik BTW-aangifte met berekende velden als je met één algemene BTW-flow wilt werken voor maand- en kwartaalaangiften.
Optie 2: twee aparte sjablonen. Gebruik het sjabloon voor maandaangifte en het sjabloon voor kwartaalaangifte samen als je de twee flows apart wilt opvolgen. Dit is vooral nuttig als je voorschotmails voor kwartaalaangevers wilt gebruiken. Zo hoef je voorschotmail-deeltaken niet telkens manueel toe te voegen voor kwartaalaangevers of uit te schakelen voor maandaangevers.

💡 Is je AdminPulse-omgeving vóór juni 2026 aangemaakt en werk je met een oud BTW-taaksjabloon? Dan ontbreken de uitgelezen en berekende velden mogelijk nog. Download het sjabloon dat past bij je manier van werken en importeer het in AdminPulse. In de standaardtaaksjablonen voor nieuwe AdminPulse-omgevingen sinds juni 2026 zijn deze velden wel voorzien.

Stap 2: Het BTW-taaksjabloon importeren

Heb je het juiste BTW-taaksjabloon al in AdminPulse, dan hoef je dit niet opnieuw te importeren. Werk je nog met een oud sjabloon of ontbreekt het sjabloon, volg dan deze stappen:

Download het taaksjabloon onderaan dit artikel.
Ga naar Instellingen > Taaksjablonen.
Klik op Taaksjabloon importeren en volg de stappen om het sjabloon toe te voegen.
Pas het taaksjabloon aan je eigen werkwijze aan.

Stap 3: Velden in het taaksjabloon controleren

Het BTW-taaksjabloon bevat standaard taakvelden en berekende velden. Berekende velden herken je aan het rekentoestel-icoon .

Klik in het taaksjabloon op Velden openen om de gebruikte velden te bekijken. Verwijder velden die niet relevant zijn voor je werkwijze of voeg andere velden toe.

Velden die AdminPulse automatisch invult

Afhankelijk van je taaksjabloon en het toegevoegde document kan AdminPulse onder andere deze velden automatisch invullen:

Saldo huidige BTW-aangifte: het saldo dat AdminPulse uit de aangifte of het ontvangstbewijs haalt. Bij een terugbetaling is dit bedrag negatief.
Nihil-klantenlisting: wordt aangevinkt als uit de BTW-aangifte (XML) of het PDF-ontvangstbewijs blijkt dat het om een nihil-klantenlisting gaat.
Klant wenst terugbetaling: wordt ingevuld als deze informatie beschikbaar is in de BTW-aangifte (XML) of het PDF-ontvangstbewijs. Controleer dit veld voor je de BTW-mail verstuurt.

💡 Het XML-ontvangstbewijs bevat enkel het saldo. De nihil-klantenlisting en de terugbetaling worden dus alleen ingevuld vanuit de BTW-aangifte (XML) of het PDF-ontvangstbewijs.

Velden die je zelf controleert of invult

Sommige velden hangen af van klantgegevens, je eigen werkwijze of informatie buiten AdminPulse. Controleer deze velden voor je de BTW-mail naar de klant verstuurt.

Betaalt BTW voorschotten bij kwartaalaangifte: relatieveld in het relatiedossier, in de sectie Accountant info > BTW.
Saldo Btw-provisierekening: dit bedrag kan je manueel invullen of automatisch laten invullen via een gekoppelde integratie, zoals TwinnTax. Gaat het om een tegoed op de Btw-provisierekening? Vul dat tegoed dan in als een negatief bedrag.

Berekende velden

Berekende velden gebruiken de ingevulde gegevens om automatisch het juiste bedrag of de juiste situatie te bepalen.

BTW saldo: wordt automatisch berekend op basis van het Saldo huidige BTW-aangifte en het Saldo Btw-provisierekening. De berekening is: Saldo huidige BTW-aangifte + Saldo Btw-provisierekening. Een tegoed op de Btw-provisierekening vermindert het te betalen bedrag en moet daarom als een negatief bedrag in AdminPulse staan.
Saldo te betalen / over te dragen / terug te storten: wordt automatisch bepaald op basis van het BTW-netto-saldo. Bij een negatief saldo bepaalt het veld Klant wenst terugbetaling of het bedrag terug te storten is, of over te dragen naar de volgende periode.
BTW voorschot 1 / 2: wordt berekend op basis van het uitgelezen saldo en de Btw-provisierekening. Deze bedragen worden alleen berekend voor kwartaalaangiften waarbij het veld Betaalt BTW voorschotten aanstaat.

💡 Voorbeeld: het saldo van de huidige BTW-aangifte is 1.000 euro te betalen en er staat 500 euro tegoed op de Btw-provisierekening. Vul het saldo van de Btw-provisierekening dan in als -500. Het berekende BTW-saldo wordt dan 500 euro te betalen.

Stap 4: E-mailsjablonen aanpassen

Na het importeren of controleren van het taaksjabloon stel je de e-mailsjablonen in. Zo zorg je ervoor dat de communicatie naar je klanten vlot en correct verloopt.

Ga naar Instellingen > E-mailsjablonen.
Bewerk de standaardsjablonen Documenten aanvragen en BTW saldo naar klant (berekende velden) naar je eigen voorkeur.

Voorwaardelijke velden in de BTW-mail

Het e-mailsjabloon BTW saldo naar klant (berekende velden) gebruikt voorwaardelijke invulvelden, zoals {IF_Saldo te betalen}, {IF_Saldo terug te storten} en {IF_Saldo over te dragen}.

Daardoor krijgen klanten alleen de informatie die voor hen relevant is. Wanneer een veld dat gebruikt wordt in de IF-conditie op ja staat of aangevinkt is, wordt de tekst tussen {IF_xx} en {ENDIF_xx} weergegeven.

QR-code voor betalingen toevoegen

Je kan een QR-code toevoegen aan het e-mailsjabloon, zodat klanten makkelijker hun betaling kunnen uitvoeren. De QR-code gebruikt onder andere het rekeningnummer van de dienst btw-ontvangsten, het berekende bedrag en de gestructureerde mededeling uit het relatiedossier bij Accountant info > BTW.

💡 Lees meer over het juiste rekeningnummer en de QR-code in het artikel FAQ - Waar pas ik het nieuwe rekeningnummer voor btw-betalingen aan?.

Btw-ontvangstbewijs automatisch meesturen

Je kan het btw-ontvangstbewijs standaard als bijlage toevoegen aan het sjabloon BTW saldo naar klant (berekende velden). Dit is geen vereiste, maar bespaart tijd als je dit document altijd meestuurt naar de klant.

Labels gebruiken

Je kan labels toevoegen aan e-mailsjablonen of taaksjablonen om documenten en taken intern beter te organiseren. Dit is optioneel.

Optioneel: De Btw-provisierekening automatisch laten invullen

De Btw-provisierekening kan in AdminPulse manueel ingevuld worden. Gebruik je een gekoppelde integratie, zoals TwinnTax, dan kan dit veld automatisch aangevuld worden.

Met de TwinnTax Admin-Connect-integratie haalt AdminPulse dagelijks het laatst gekende bedrag van de Btw-provisierekening op. AdminPulse vult dat bedrag in op de relevante openstaande BTW-taak, als die taak het voorziene veld bevat en nog niet afgewerkt is. Een tegoed op de Btw-provisierekening wordt automatisch als een negatief bedrag ingevuld.

💡 Lees meer over de installatie en werking van deze koppeling in het artikel TwinnTax-integratie: BTW-provisierekening automatisch invullen in taken.

De BTW-aangifte opvolgen in AdminPulse

Nadat het BTW-taaksjabloon is ingesteld, voeg je voor de juiste relaties een taakplanning toe op basis van dit sjabloon. Dat doe je in het relatiedossier, in de sectie Taakbeheer. Zo maakt AdminPulse volgens die planning BTW-taken aan voor die relatie.

Zodra de BTW-taak is aangemaakt, zijn vooral twee momenten belangrijk voor de automatisering: het toevoegen van de aangifte of het ontvangstbewijs, en het versturen van de BTW-saldomail zodra de gegevens gecontroleerd zijn.

De aangifte of het ontvangstbewijs toevoegen

AdminPulse herkent verschillende documenten van Intervat. Welk document je toevoegt, bepaalt welke gegevens worden uitgelezen en welke deeltaak automatisch op Klaar komt te staan.

Document	BTW-saldo	Nihil-klantenlisting	Klant wenst terugbetaling	Deeltaak die op Klaar komt
BTW-aangifte (XML)	Ja	Ja	Ja	BTW afwerken
BTW-aangifte (PDF)	Nee	Nee	Nee	Geen — wordt enkel herkend en gekoppeld
Intervat-ontvangstbewijs (PDF)	Ja	Ja	Ja	BTW indienen
Intervat-ontvangstbewijs (XML)	Ja	Nee	Nee	BTW indienen
Intracom-ontvangstbewijs (PDF of XML)	Nee	Nee	Nee	Intracom aangifte

💡 De BTW-aangifte (XML) en het PDF-ontvangstbewijs bepalen ook of er een Intracom-aangifte nodig is. Op basis daarvan zet AdminPulse de deeltaak Intracom aangifte op In uitvoering of op Niet van toepassing. Dit gegeven wordt niet als apart taakveld bewaard.

De BTW-saldomail naar de klant versturen

Zodra de taakvelden en berekende velden correct ingevuld zijn, kan je de BTW-mail naar de klant versturen. De mail gebruikt de gegevens uit de BTW-taak, zodat het saldo, de betaalinformatie en eventuele terugbetaling of overdracht automatisch in de tekst kunnen verschijnen.

In het taaksjabloon gebeurt dit meestal via de e-maildeeltaak Saldo en kopie naar klant.

Controleer voor verzending altijd of:

de aangifte of het ontvangstbewijs correct werd uitgelezen;
de taakvelden en berekende velden correct ingevuld zijn;
het bedrag van de Btw-provisierekening correct is ingevuld, als je dit gebruikt. Een tegoed moet als een negatief bedrag ingevuld zijn;
de juiste documenten of kopieën aan de mail gekoppeld zijn.

BTW-e-mails in bulk versturen

Wil je de BTW-saldomail voor meerdere klanten tegelijk versturen? Dan kan je de e-maildeeltaak in bulk op Klaar zetten via het Taak overzicht-scherm.

Ga naar het Taak overzicht-scherm.
Selecteer of filter de BTW-taken waarvoor je de mail wilt versturen.
Vink de relaties aan waarvoor je de mail wilt versturen.
Kies bij Globale acties voor Status deeltaak wijzigen.
Selecteer de deeltaak Saldo en kopie naar klant.
Zet de deeltaak op Klaar en vink E-mail verzenden aan.

💡 Goed om te weten

AdminPulse toont geen omzet-evolutiegrafiek op basis van de BTW-aangifte.
Snelle gegevenscontrole: in het Taak overzicht-scherm kan je via Velden tonen snel alle ingevulde BTW-velden bekijken en wijzigen. Indien nodig worden de berekeningen automatisch aangepast.

💡 Goed om te lezen

Lees ook meer over de TwinnTax-koppeling voor de Btw-provisierekening:

TwinnTax-integratie: BTW-provisierekening automatisch invullen in taken

Gerelateerd aan