Heb je geen integratie met een betalingsprovider zoals POM, Twikey of Mollie? Dan kun je met AdminPulse toch een betaal-QR-code toevoegen aan je facturen, e-mails en brieven om klanten makkelijker te laten betalen.
AdminPulse genereert automatisch een QR-code met alle essentiële betaalgegevens zoals het bedrag, de mededeling, de IBAN, de BIC en de vervaldatum. Wanneer je klant de code scant met zijn bankapp, wordt de betaling meteen ingevuld.
Zo verloopt het betalingsproces vlotter, met minder kans op fouten en een snellere afhandeling van facturen.
In dit artikel lees je hoe je eenvoudig betaal-QR-codes kunt toevoegen aan je facturen, e-mails en brieven.
Betaal-QR-code op facturen
Om een QR-code op je facturen te tonen, voer je {Image:PaymentQrCode} in binnen je factuursjabloon (Instellingen > Factuursjablonen).
Voorbeeld op het factuursjabloon:
Resultaat op de factuur:
Gebruik naast het veld voor de QR-code zelf ook het invulveld {PaymentQrCodeText} om een duidelijk betalingsblok op je factuur te maken. Zo help je klanten sneller en foutloos te betalen.
| Invulveld | Beschrijving |
|---|---|
{Image:PaymentQrCode} |
Voegt een QR-code voor betaling toe aan de factuur.
|
{PaymentQrCodeText} |
Vaste tekst bij de QR-code: “Gelieve de QR-code te scannen met je bank app.” Deze tekst kan je niet aanpassen. 💡Wil je extra instructies bij de QR-code toevoegen? Typ ze dan rechtstreeks in je Word-factuursjabloon, bijvoorbeeld boven, onder of naast {Image:PaymentQrCode}. |
👉 Let op: Zonder koppeling met een betalingsprovider kan je enkel een betaal-QR-code gebruiken op je facturen. Betaallinks (waarop de klant kan klikken om de factuur online te betalen) zijn enkel beschikbaar als er een integratie is met een provider zoals POM, Twikey of Mollie.
Betaal-QR-code in e-mails
QR-code in de e-mail waarmee je de factuur verstuurt
Integreer een betaal-QR-code in jouw e-mails met facturen door {invoice.paymentQrCode} toe te voegen aan het e-mailsjabloon (Instellingen > E-mailsjablonen).
Voorbeeld in het e-mailsjabloon:
Resultaat:
QR-codes in gebundelde herinneringen
Indien er nog meerdere facturen onbetaald zijn, kan je één e-mail versturen waarin al de openstaande facturen bijgevoegd worden. Ook in de e-mail die je hierbij verstuurt, kan je een QR-code laten zetten. In deze QR-code is het bedrag in dit geval de som van de openstaande bedragen. De mededeling op de overschrijving is dan een lijstje met al de factuurnummers. Om de QR-code in de e-mail te laten verschijnen volstaat het om {invoices.paymentQrCode} te vermelden in het e-mailsjabloon.
QR-codes in e-mails vanuit taken
Bij het versturen van een e-mail vanuit taken, is het mogelijk om een QR-code te genereren binnen de e-mail. Een voorbeeld hiervan is bij de taak "Voorafbetalingen" waarbij je vanuit het ‘Taak overzicht’ via ‘Globale acties’ een e-mail kunt versturen met een QR-code die de gegevens van de voorafbetaling bevat. De structuur van het invulveld voor de QR-code ziet er als volgt uit:
{PaymentQR:Naam ontvanger;Iban ontvanger;Bic ontvanger;Bedrag;Mededeling}Je kan de benodigde elementen handmatig invullen of vervangen door een invulveld. Heb je bijvoorbeeld in je taaksjabloon een veld ‘Bedrag’ gemaakt, dan kan je dit laten overkomen in de QR-code. Een voorbeeld hiervan voor de voorafbetalingen is:
{PaymentQR:Dienst btw-ontvangsten;BE41679200364210;GEBA BE BB;{Bedrag};{relation.structuredMessagePrepayment}}
Wil je een QR-code genereren voor het te betalen btw-bedrag, dan vind je een uitgewerkt voorbeeld in dit artikel.
👉 Opmerkingen
- Als het invulveld niet correct is opgesteld, zal dit als onherkend veld zichtbaar blijven in de e-mail. Corrigeer dit voor je de e-mail naar de klant stuurt.
- Indien het invulveld correct is, maar de QR-code niet gegenereerd kan worden, wordt het veld weggelaten in de e-mail. De e-mail kan alsnog verstuurd worden. Een mogelijke oorzaak van een lege QR-code kan bijvoorbeeld een negatief bedrag zijn.
- Grootte van de QR-code: de QR-code in e-mails heeft een vaste grootte; vergroten is niet mogelijk. Hou de tekst in de QR-code zo kort mogelijk (meer tekst = complexere code) voor een betere scanbaarheid.
Betaal-QR-code op brieven
Voeg betaal-QR-codes toe in je briefsjablonen (Instellingen > Briefsjablonen) met het dit invulveld:
{PaymentQR:Naam ontvanger;Iban ontvanger;Bic ontvanger;Bedrag;Mededeling}Je kan de elementen die nodig zijn in deze structuur al manueel invullen of ook nog eens vervangen door een invulveld. Wil je bijvoorbeeld voor steeds dezelfde kost al meteen de QR-code laten verschijnen in je brief, dan kan je de velden al manueel aanvullen. Voorbeeld:
{PaymentQR:TopBoekhouders;BE01 1234 5678 9123; GEBABEBB;500;Opstartkost}
Wil je de QR-code al klaarzetten in je brief, maar is het bedrag steeds verschillend, dan kan je dit toch al in je briefsjabloon definiëren. Bij het opstellen van de brief kan je dan nog manueel het bedrag invullen. Voorbeeld:
{PaymentQR:{company.name};{company.iban};{company.bic};{Bedrag};{relation.vatstructuredmessage}}
Aandachtspunten rond betaal-QR-codes
Compatibiliteit van betaal-QR-codes met bankapps
De QR-code, volgens de Europese EPC-standaard, werkt goed samen met de meeste bankapplicaties. Hier is een overzicht van banken waarmee betaal-QR-codes kunnen gelezen worden:
- Belfius
- BNP Paribas Fortis
- ING
- KBC
- CBC
- VDK
Er zijn echter ook enkele bankapps waarmee deze QR-codes niet kunnen gelezen worden:
- Payconiq app
- Argenta
- Rabobank
- ABN AMRO
- Triodos
- ASN BANK
- SNS Bank
- Van Breda
- Knab
👉 Deze lijst kan veranderen naarmate de bankapps verder ontwikkeld worden.
Verschil tussen documentherkenning en betaal-QR-codes
Het is belangrijk om het onderscheid te begrijpen tussen QR-codes voor betalingen en die voor documentherkenning. Wanneer je de optie "Voeg QR-code toe" selecteert tijdens het maken van een brief, wordt een specifieke QR-code voor documentherkenning aan je brief toegevoegd. Als je deze optie aanvinkt, kan AdminPulse zowel de relatie als het document identificeren wanneer je dit later opnieuw uploadt in het scherm voor documentbeheer.
💡 Goed om te lezen
- Ga je met factuursjablonen aan de slag? Haal dan zeker onze artikelreeks rond factuursjablonen erbij: Aan de slag: Factuursjablonen in AdminPulse
- Gebruik je een betalingsprovider en wil je die koppelen met AdminPulse? Lees dan de volgende artikels: