Planningsschema’s en planningslijnen beheren bij taaksjablonen

In dit artikel lees je wat planningsschema’s van taaksjablonen zijn, waarom ze zo handig zijn, en hoe je ze gebruikt. Je leert hoe je planningsschema’s en de bijbehorende planningslijnen toevoegt, bewerkt, verwijdert of kopieert - zodat AdminPulse automatisch terugkerende taken voor je kan inplannen.

👉 Let op bij het aanpassen van planningsschema’s

Het aanpassen of uittesten van een planningsschema terwijl het al door een taakplanning gekoppeld is aan relaties kan leiden tot dubbele taken.
Advies: Dupliceer eerst het bestaande planningsschema of maak een nieuw schema aan. Werk je wijziging pas daarin uit.
Gebruik in de verschillende taak-schermen de filter op planningsschema om snel dubbele of ongewenste taken op te sporen en te verwijderen.

Wat is een planningsschema en waarom gebruiken?

Een planningsschema werkt als een automatische herinnering voor terugkerend werk. Je stelt het één keer in bij een taaksjabloon, en bepaalt zo wanneer de taken moeten worden ingepland. 
Vervolgens koppel je dat taaksjabloon via een taakplanning aan een relatie. Vanaf dan maakt AdminPulse automatisch de juiste taken aan, op basis van de frequentie die je in het planningsschema hebt ingesteld.

Voordelen van een planningsschema:

• Nooit meer deadlines missen - taken verschijnen automatisch
• Tijd besparen - herhalende taken hoef je niet telkens opnieuw handmatig toe te voegen
• Consistentie - elke relatie krijgt tijdig dezelfde opvolging
• Conformiteit - helpt bij het halen van wettelijke deadlines (zoals belastingaangiftes)

Eén taaksjabloon, meerdere planningsschema's

Je kan per taaksjabloon meerdere planningsschema’s instellen. Zo krijg je maximale flexibiliteit.

Bijvoorbeeld voor dezelfde taaksjabloon:

• Een schema voor maandelijkse opvolging
• Een tweede voor kwartaalplanning
• Een derde voor jaarlijkse opvolging

Vervolgens kies je per relatie welk planningsschema het best past bij de situatie. Dit doe je in het relatiedossier via: Relatiedossier > sectie Taakbeheer > vak Taakplanning. Het taaksjabloon wordt daar via een taakplanning aan de relatie gekoppeld.

👉 Om een taak automatisch te laten plannen, moet er minstens één planningsschema in het taaksjabloon zitten en moet dit taaksjabloon via een taakplanning aan een relatie gekoppeld zijn. Zonder wordt de taak niet automatisch ingepland en kan je ze enkel manueel (‘ad hoc’) toevoegen.

Wat doen planningslijnen binnen een schema?

Een planningsschema bestaat uit één of meerdere planningslijnen. Elke lijn bepaalt:

• Wanneer een taak wordt ingepland
• Welke deadline eraan gekoppeld is

Bijvoorbeeld: in een kwartaalschema kan je vier planningslijnen voorzien — elk met een unieke deadline voor dat kwartaal. Op die manier bouw je moeiteloos complexe planningen op die passen bij jouw werkproces

Waar vind je de planningsschema’s van een taaksjabloon?

Wil je de planningsschema’s van een taaksjabloon bekijken of aanpassen? Dat doe je via het overzicht van taaksjablonen.

Planningsschema’s openen vanuit het taaksjablonen overzicht

1. Ga naar Instellingen > Taaksjablonen
2. Zoek de taak waarvan je het planningsschema wil zien

Je hebt nu twee opties:

• Open de rij met het driehoekje links voor de taak en klik vervolgens op de knop 'Taakschema’s openen' 

• Of klik rechtstreeks op het kalender-icoon aan het einde van de rij zonder de taak open te vouwen

  

💡 Het cijfer bij de knoppen geeft aan hoeveel planningsschema’s er voor dit taaksjabloon bestaan.

Beide acties openen een venster waarin je: 

• Een overzicht ziet van alle planningsschema’s die aan die taaksjabloon gekoppeld zijn
• Per schema ook de onderliggende planningslijnen kunt bekijken

Hoe planningsschema's met planningslijnen toevoegen aan taaksjablonen?

Wil je een nieuw planningsschema maken? Volg dan deze stappen:

Stappen om een nieuw planningsschema aan een taaksjabloon toe te voegen

1. Open het venster met de planningsschema’s van de taaksjabloon (stappen zie Planningsschema’s openen vanuit het taaksjablonen overzicht)
2. Klik op de knop '+Schema toevoegen'
3. In het dialoogvenster dat opent, stel je de parameters in voor het nieuwe planningsschema

4. Klik op 'Toevoegen'
   Het schema wordt meteen aangemaakt.
5. Je kan voor het nieuwe planningsschema nu:
   • Planningslijnen bewerken
   • Nieuwe lijnen toevoegen
   • Onnodige lijnen verwijderen

Instellingen op planningsschema-niveau

Bij het aanmaken van een planningsschema stel je enkele algemene parameters in die gelden voor het volledige schema. Je kan deze ook achteraf nog aanpassen. Hieronder vind je een overzicht van de instellingen op planningsschema-niveau:

• Parameter: Naam van het planningsschema

Geef het schema een naam in het Nederlands, Frans en Engels. Je kan dit instellen bij het aanmaken en achteraf aanpassen door op de schemanaam te klikken.

• Parameter: Plannen (aantal dagen voor deadline)

Stel op schema niveau in hoeveel dagen vóór de deadline de taak ingepland moet worden. Deze waarde bepaalt de berekende planningsdatum(s) van de planningslijn(en), tenzij je op een planningslijn een vaste planningsdatum opgeeft.

• Parameter: Planningslijnen (enkel instelbaar bij het aanmaken van een schema)

Bij het aanmaken van een nieuw schema kan je automatisch planningslijnen laten toevoegen. Zo hoef je nadien enkel nog de deadlines en planningsdatums aan te passen, indien nodig. Kies één van de onderstaande opties: 

• Geen – er worden geen lijnen toegevoegd aan het nieuwe schema
• Maandelijks, jaarlijks herhaald – 12 lijnen van type 'Jaarlijks herhaald' worden toegevoegd aan het nieuwe schema
• Tweemaandelijks, jaarlijks herhaald – 6 lijnen van type 'Jaarlijks herhaald'
• Per kwartaal, jaarlijks herhaald – 4 lijnen van type 'Jaarlijks herhaald'
• Halfjaarlijks – 2 lijnen van type 'Jaarlijks herhaald'
• Jaarlijks met vaste datum – 1 lijn van type 'Jaarlijks herhaald'
• Jaarlijks – t.o.v. einddatum boekjaar – 1 lijn van type 'Ten opzichte van einddatum boekjaar'
• Jaarlijks – t.o.v. volgende AV – 1 lijn van type 'Ten opzichte van de volgende AV'
• Jaarlijks – t.o.v. geboortedatum – 1 lijn van type 'Verjaardag'
• Jaarlijks op datum in relatie – 1 lijn van type 'Datum in relatie'
• Ten opzichte van vervaldatum ID kaart – 1 lijn van type 'Vervaldatum ID kaart'
• Ten opzichte van vervaldatum LEI – 1 lijn van type 'LEI vervaldatum'
• Ten opzichte van vervaldatum UBO – 1 lijn van type 'UBO vervaldatum'
• Ten opzichte van vervaldatum AWW – 1 lijn van type 'AWW vervaldatum'
• Wekelijks – om de zoveel weken – 1 lijn van type 'Wekelijks'
  Je kiest op welke dag de taak gepland moet worden (Maandag t.e.m. Zondag).
  👉 Wekelijkse planningen hebben geen vaste planningsdatum
  
  In dit voorbeeld zie je hoe je een schema instelt om een taak om de twee weken op dinsdag in te plannen:
  
  
  👉 Let op: bij het toevoegen van een taakplanning met dit schema aan een relatie (Relatiedossier > sectie Taakbeheer > vak Taakplanning) is de startdatum bepalend voor wanneer de eerste taak wordt gepland. Bijvoorbeeld: als je planningsdag dinsdag is en de startdatum valt op een woensdag, wordt de eerste taak pas de dinsdag erna ingepland.
   

• Parameter: Taken verwijderen (enkel bij aangemaakte planningsschema’s instelbaar)

  • Niet verwijderen – Taken blijven altijd zichtbaar en raadpleegbaar.
  • Verwijderen na 1 tot 5 jaar – Taken verdwijnen automatisch uit overzicht en filters, afhankelijk van de gekozen bewaartermijn. Ze blijven wel intern bewaard voor auditdoeleinden.

• Parameter: Referentiejaar (Ref jaar, enkel bij aangemaakte planningsschema’s aanpasbaar)

👉 Referentiejaar is niet standaard beschikbaar. Meer informatie lees je in het artikel: Wat is een referentiejaar en hoe geef je het in?

• Jaar vóór de deadline – Referentiejaar = jaar dat voorafgaat aan de deadline
• Jaar van de deadline – Referentiejaar = hetzelfde jaar als deadline
• Boekjaar op basis van deadline – AdminPulse gebruikt het boekjaar van de relatie als referentie.
  Dit is handig voor klanten met een gebroken boekjaar. Zo wordt een taak met deadline 20/01/2025 (binnen boekjaar 01/07/2024 – 30/06/2025) gekoppeld aan het referentiejaar 2024.

💡 De referentiejaarinstelling kan verschillen tussen het planningsschema en individuele planningslijnen.

Instellingen op planningslijn-niveau

In een planningsschema kan je meerdere planningslijnen instellen. Die bepalen wanneer een taak wordt ingepland en welke deadline eraan gekoppeld is. Je kan lijn per lijn instellen hoe en wanneer taken verschijnen, helemaal op maat van je werkproces.

Bij het aanmaken van een schema kan je de lijnstructuur al automatisch laten toevoegen. Nadien kan je die lijnen aanpassen, verwijderen of extra lijnen toevoegen.

• Parameter: Lijntype

Hieronder vind je een overzicht van de beschikbare lijntypes: 

• Jaarlijks herhaald: Voor taken die elk jaar gebeuren.
• Biztax – tabel FOD: Voor taken waarvan de deadline afhangt van de officiële kalender van de Federale Overheidsdienst Financiën. Meer informatie verderop in het artikel.
• Jaarrekening: Voor taken met een deadline berekend op basis van de Algemene Vergadering en het boekjaar (zie verder in het artikel).
• Ten opzichte van einddatum boekjaar: Voor taken die een bepaalde tijd na het boekjaareinde van een relatie moeten worden uitgevoerd. Handig voor boekjaarspecifieke taken.
• Ten opzichte van de volgende AV: Voor taken gelinkt aan de volgende Algemene Vergadering.
• Verjaardag: Voor relatiegebonden taken die afhankelijk van de verjaardag zijn.
• Datum in relatie: Voor taken met een specifieke deadline per relatie. De datum stel je in bij het toevoegen van de taakplanning aan de relatie in het relatiedossier (Relatiedossier > sectie Taakbeheer > Taakplanning > klik op '+' voor het toevoegen)
• Vervaldatum ID kaart: Voor taken die afhankelijk zijn van de vervaldatum van identiteitskaart.
• LEI vervaldatum: Voor taken gelinkt aan de vervaldatum van de Legal Entity Identifier.
• UBO vervaldatum: Taken die afhankelijk zijn van de vervaldatum van UBO-informatie.
• AWW vervaldatum: Voor taken die gekoppeld zijn aan de vervaldatum van de Anti-Witwas-finalisatie op de relatie.
   

• Parameter: Deadline

De deadline is de uiterste datum waarop de taak afgerond moet zijn. Je past deze handmatig aan per lijn door op de datum te klikken.

• Parameter: Planningsdatum

De planningsdatum van een planningslijn bepaalt wanneer de taak verschijnt en dus startklaar is. Je kan ervoor kiezen om de datum automatisch te laten berekenen of zelf vast te leggen.

• Een cursieve datum met een rekenmachine-icoon betekent dat de datum automatisch is berekend op basis van de deadline en het aantal dagen vóór deadline dat je op schema-niveau hebt ingesteld.
• Een vaste datum ingegeven door jou wordt aangeduid met een slotje, is niet cursief en wijzigt niet automatisch mee met de algemene schema-instelling ('Dagen voor deadline').

Je kan voor een planningslijn een vaste datum opgeven, zelfs als de rest van de lijnen gebaseerd is op de automatische berekeningen. Dit is ideaal voor uitzonderingen of wanneer je bepaalde taken altijd op een specifieke dag wil laten starten.

• Parameter: Referentiejaar

Het referentiejaar is ook per planningslijn instelbaar, met dezelfde opties als op het niveau van het planningsschema.

Specifieke planningslijntypes

Bepaalde lijntypes, zoals 'Jaarrekening' of 'Biztax - tabel FOD', werken met een vaste berekeningsformule. AdminPulse levert deze lijnen vooraf ingesteld aan via de bijhorende taaksjablonen. 

• Planningslijn type: Jaarrekening

Bij het lijntype 'Jaarrekening' berekent AdminPulse zelf de deadlines en planningsdatums volgens een vaste logica gebaseerd op de datum van de Algemene Vergadering (AV) en het einde van het boekjaar.

Standaardconfiguratie:

• De planningsdatum valt 2 maanden vóór de volgende AV
• De deadline wordt ingesteld op 30 dagen na de AV
• Indien 30 dagen na AV verder ligt dan 7 maanden na het einde van het boekjaar, wordt de deadline ingekort tot 7 maanden na boekjaar einde

Vaste planningsdatum gebruiken voor de jaarrekening

Je kan ervoor kiezen om de planningsdatum van de jaarrekeningslijn vast in te stellen, bijvoorbeeld op 01/01.

• De lijn toont dan een planningsdatum met een slotje in plaats van een rekenmachine.
• De algemene instelling bij ‘Plannen (Aantal dagen voor deadline)’ blijft actief als minimumcontrole. Indien de vaste planningsdatum dichter bij de deadline valt dan toegestaan, past AdminPulse automatisch aan — bv. naar 1 januari van het vorige jaar.

💡 Door een vaste datum te kiezen verhoog je de voorspelbaarheid van het werk over het jaar, aangezien alle taken op hetzelfde moment verschijnen.

• Planningslijn type: Biztax - tabel FOD

De deadline van de Biztax is gebaseerd op de officiële tabellen van de Federale Overheidsdienst Financiën (FOD Financiën).

Bij dit lijntype verschijnt een linkicoon waarmee je rechtstreeks naar de website van de FOD Financiën gaat. Via die link kan je de juiste tabel openen en de deadlines voor het gewenste aanslagjaar raadplegen.

💡 Zodra een nieuwe tabel beschikbaar is, verwerken we deze. Nieuw geplande Biztax-taken houden dan automatisch rekening met de actuele deadlines.

👉 Specifieke aandacht bij boekjaar eindigend op 31/12 (of begin januari/februari)

Er wordt steeds gekeken naar de Einddatum van het boekjaar om de deadline te bepalen. De tabel loopt maar tot en met 30/12 als datum voor het Einde boekjaar. Het is pas rond maart van het volgende jaar dat de FOD de nieuwe tabel publiceert waarin ook de deadline voor relaties met Einde boekjaar 31/12 (of begin januari - februari) vermeld wordt. 

Aangezien de planningsdatum al in januari valt, is de officiële deadline nog niet gekend wanneer de taak ingepland wordt. AdminPulse vangt dit op door toch zelf een deadline te gaan bepalen. Het valt dan wel voor dat deze deadline in AdminPulse, wanneer de tabel in maart dan gepubliceerd wordt, net iets afwijkt van de officiële deadline. 

👉 Belangrijk: zodra een taak is ingepland, zal de originele deadline bewaard blijven, ook nadat de echte FOD-tabel gepubliceerd werd.

Wil je de taak alsnog updaten met de correcte officiële deadline?

Selecteer de taken in het Taak overzicht (Taken > Taak overzicht). Dan heb je twee opties.

• Gebruik de globale actie 'Deadline deeltaak wijzigen' om manueel een nieuwe deadline in te geven
• Of kies de globale actie 'Deadline herberekenen' zodat AdminPulse de correcte deadline ophaalt

Planningsschema en planningslijnen van taaksjablonen beheren

Hoe planningslijnen of planningsschema’s toevoegen?

Wil je een nieuwe lijn of een heel nieuw schema toevoegen voor een taaksjabloon? Volg dan deze stappen:

• Schema toevoegen: bij de planningsschema's van een taaksjabloon klik op '+Schema toevoegen'. In het venster dat opent, stel je de parameters in zoals hierboven beschreven.
• Lijn toevoegen: in een planningsschema klik op de knop '+Lijn toevoegen'. Er verschijnt onmiddellijk een nieuwe lijn met een voorgestelde deadline. Controleer deze en pas ze aan indien nodig.

Hoe planningsschema’s en planningslijnen wijzigen?

Je kan een planning op twee manieren wijzigen. 

Methode 1: ‘Plannen (aantal dagen voor deadline)’ aanpassen op planningsschema-niveau

Pas het aantal dagen vóór de deadline aan via de instelling ‘Plannen (aantal dagen voor deadline)’ in het schema. Alle planningslijnen die gebruikmaken van automatische planningsdatums (herkenbaar aan het rekenmachine-icoon) volgen deze nieuwe instelling automatisch.

Methode 2: Planningsdatum per lijn aanpassen

Je kan ook per planningslijn een vaste planningsdatum instellen. Die overschrijft de berekende datum op basis van het schema en geldt enkel voor die lijn.

👉  Een vaste planningsdatum (met slotje) kan je enkel op die specifieke lijn opnieuw wijzigen of leegmaken.

Actie 'Taakplanning uitvoeren voor deze schema’s'

Normaal worden nieuwe taken automatisch aangemaakt tijdens de nachtelijke verwerking. Wil je schema-wijzigingen sneller toepassen? Dan kan je die manueel toepassen.

Open het planningsschema en klik op 'Taakplanning uitvoeren voor deze schema’s'. Zo worden meteen nieuwe taken aangemaakt in alle relaties waar dit aangepaste schema via een taakplanning is gekoppeld.

💡 ‘Taakplanning uitvoeren voor deze schema’s’ heeft enkel effect op toekomstige taken. Bestaande taken die al eerder aangemaakt werden, blijven ongewijzigd. Wil je ook reeds ingeplande taken aanpassen (bijvoorbeeld omdat een deadline is gewijzigd), gebruik dan een globale actie in het Taak overzicht - zoals ‘Taak herberekenen’ - of pas de taken handmatig aan.

Verwijderen van planningsschema’s en planningslijnen

Je kan een planningsschema of planningslijn verwijderen door op het prullenbakicoon te klikken aan het einde van de rij. Er zijn wel enkele voorwaarden verbonden aan het verwijderen, afhankelijk van of het schema nog in gebruik is bij relaties.

Planningsschema’s verwijderen

Een planningsschema kan enkel verwijderd worden als het niet gekoppeld is aan actieve taakplanningen in relaties. Is dat wel het geval, dan krijg je een melding met een overzicht van de betrokken relaties, en wordt het verwijderen geblokkeerd.
Wordt het schema nergens meer gebruikt, dan kan het veilig verwijderd worden. De bestaande taken die met dat schema zijn aangemaakt blijven behouden, maar er worden geen nieuwe taken meer gegenereerd.

Planningslijnen verwijderen

Ook voor planningslijnen geldt dat je ze enkel kan verwijderen als het schema waartoe ze behoren niet actief gebruikt wordt in relaties. Is dat wel het geval, dan krijg je een keuzedialoog met volgende opties:

• Annuleren
• Enkel de planningslijn verwijderen (alle bestaande taken blijven behouden)
• Planningslijn en taken verwijderen (voor een volledige opschoning)

Kies wat het beste past bij je situatie. 

Planningsschema’s kopiëren

Wil je snel een nieuw schema maken dat lijkt op een bestaand schema? Gebruik dan het kopie-icoon rechts in de rij van het planningsschema dat je wil hergebruiken.

Wat wordt gekopieerd:

• Alle planningslijnen met hun instellingen
• De hoofdinstelling ‘Plannen (aantal dagen voor deadline)’
• Instellingen voor het verwijderen van taken
• De referentiejaar-instelling
• Alle aangepaste parameters op lijnniveau

Wat gebeurt er daarna:

• Je krijgt een volledige kopie van het schema die je onafhankelijk kan bewerken
• Het originele schema blijft ongewijzigd

💡 Kopiëren is handig als je een bestaand schema als basis wil gebruiken, maar kleine aanpassingen nodig hebt. Ideaal wanneer je voor verschillende situaties of klanttypes gelijkaardige planningen wil opzetten, zonder het originele schema aan te passen.

💡 Goed om te lezen

• Wil je eerst meer weten over taaksjablonen in het algemeen? Lees dan: Taaksjablonen