In dit artikel lees je wat een referentiejaar is, hoe AdminPulse het bepaalt en hoe je het kan ingeven, aanpassen en gebruiken om gegevens te filteren en te groeperen.
👉 De functionaliteit Referentiejaar is in België op aanvraag beschikbaar. Wil je hiervan gebruikmaken? Neem dan contact op met onze support door een ticket in te dienen.
Wat is een referentiejaar?
Het referentiejaar geeft aan op welk jaar een registratie, taak, factuur, document of e-mail betrekking heeft. Zo kan je gegevens die bij hetzelfde jaar horen gemakkelijker terugvinden, filteren en rapporteren.
Een referentiejaar is vooral nuttig wanneer de uitvoerings- of registratiedatum in een ander jaar valt dan het boekjaar waarop de werkzaamheden betrekking hebben.
Voorbeeld:
Je boekt op 15 maart 2026 tijd op een fiscale aangifte voor 2025.
Hoewel de registratiedatum 15/03/2026 is, hoort de registratie bij het boekjaar 2025. Het referentiejaar is dus 2025.
Hoe bepaalt AdminPulse het referentiejaar?
Referentiejaar bij registraties
Het veld Ref. jaar verschijnt bij het registreren zodra je een relatie hebt geselecteerd. Het veld is beschikbaar bij tijd-, kost-, verplaatsings- en opleidingsregistraties. Bij afwezigheidsregistraties, zoals verlof of ziekte, wordt er geen referentiejaar gevraagd.
AdminPulse vult het veld Ref. jaar waar mogelijk automatisch in:
- Is de registratie gekoppeld aan een taak? Dan neemt AdminPulse het referentiejaar van de gekoppelde taak over.
- Is de registratie niet gekoppeld aan een taak? Dan stelt AdminPulse het jaar van de registratiedatum voor.
- Maakt AdminPulse geplande registraties automatisch aan? Dan krijgen die registraties het jaar van de registratiedatum als referentiejaar, zonder dat je dit zelf moet ingeven.
Je kan het voorgestelde jaar aanpassen zolang de registratie nog niet aan een factuur of factuurvoorstel is gekoppeld en niet vergrendeld is. Bij een nieuwe of aangepaste registratie mag het veld niet leeg zijn.
💡 In registratierapporten en in Registratie > Overzicht kan je nog steeds filteren op Zonder referentie jaar. Zo kan je bijvoorbeeld oudere registraties of uitzonderingen zonder referentiejaar terugvinden.
Referentiejaar bij facturen
Is het facturatieschema van een opdracht ingesteld op referentiejaar? Dan bepaalt AdminPulse het referentiejaar volgens de instellingen van het facturatieschema. Is dat niet het geval, dan vult AdminPulse het kalenderjaar van de factuurdatum in wanneer de factuur wordt genummerd of intern wordt afgeboekt.
Documenten die AdminPulse voor een factuur aanmaakt, krijgen automatisch hetzelfde referentiejaar als de factuur. Het referentiejaar van deze documenten kan je niet rechtstreeks op het document aanpassen.
Ook e-mails die worden aangemaakt voor een factuur of betalingsherinnering krijgen het referentiejaar van de factuur. Bijlagen bij deze e-mails krijgen hetzelfde referentiejaar, maar alleen als er nog geen referentiejaar op de bijlage staat.
Pas je het referentiejaar van de factuur later aan? Dan werkt AdminPulse het referentiejaar van de bijbehorende factuurdocumenten, factuurmails en betalingsherinneringen automatisch bij.
Meer over facturatieschema’s met referentiejaar lees je in Hoe stel je een facturatieschema gebaseerd op referentiejaar in?.
Referentiejaar bij andere documenten en e-mails
Voor andere documenten en e-mails vult AdminPulse het referentiejaar niet automatisch in. Het referentiejaar wordt dus niet afgeleid van de documentdatum of de documentherkenning. Het veld is niet verplicht en mag leeg blijven.
Ook bestaande documenten en e-mails krijgen niet automatisch een referentiejaar. Je kan het referentiejaar achteraf zelf invullen als dat nodig is.
Referentiejaar ingeven en aanpassen bij registraties
Wanneer je een registratie aanmaakt of aanpast, kan je het referentiejaar controleren en indien nodig wijzigen.
Eenmalige registratie aanmaken
Bij het toevoegen van een nieuwe registratie (Registratie > Nieuwe registratie) zie je het veld Ref. jaar. Selecteer hier het referentiejaar dat bij de registratie hoort.
Meer informatie vind je in Overzicht: Registraties toevoegen en aanpassen.
Registraties aanmaken via de globale actie Nieuwe registratie
Maak je registraties aan via een globale actie in het Relaties-scherm (Relatiedossiers > Relaties)? Dan kan je ook daar het referentiejaar ingeven.
Meer informatie vind je in Overzicht: Werken met het Relaties-scherm.
Bestaande registraties aanpassen via de globale actie Registratie aanpassen
Via de globale actie Registratie aanpassen in het registratieoverzicht (Registratie > Overzicht) kan je voor meerdere registraties tegelijk het referentiejaar wijzigen.
Dit kan alleen voor registraties die nog niet gekoppeld zijn aan een factuur of factuurvoorstel en die niet vergrendeld zijn. Andere registraties blijven ongewijzigd.
De globale actie past alleen registraties aan die binnen je huidige filter en selectie vallen en waarvoor je de nodige rechten hebt.
Referentiejaar bij tijdregistratie met de timer
Gebruik je de timer om tijd te registreren? Dan kan je bij het starten van de timer een referentiejaar aangeven, zodat de tijdregistratie aan het juiste jaar wordt gekoppeld.
Meer informatie vind je in Hoe registreer je tijd met de timer?.
Referentiejaar bij taken
Bij taken kan AdminPulse het referentiejaar automatisch bepalen op basis van de taak, het taakschema of het boekjaar van de relatie. Je kan het referentiejaar ook meegeven bij een eenmalige taak of aanpassen voor bestaande taken.
Registreren op een taak
Maak je een registratie via een taak, bijvoorbeeld op het Taakbord (Taken > Taakbord)? Dan vult AdminPulse het referentiejaar van de gekoppelde taak automatisch in. Controleer altijd of het voorgestelde jaar klopt.
Meer informatie vind je in Tijd of kost registreren vanuit het taakbord.
Referentiejaar instellen in taakschema’s
AdminPulse vult het referentiejaar van geplande taken automatisch in. Standaard gebruikt AdminPulse daarvoor Jaar van de deadline: het jaar waarin de deadline van de taak valt.
Wil je dit voor een bepaald taakschema anders instellen? Ga dan naar Instellingen > Taaksjablonen en gebruik het veld Ref. jaar. Je kan dit zowel op schema- als op lijnniveau instellen.
Je hebt drie mogelijkheden:
- Jaar van de deadline – het jaar waarin de deadline valt.
- Jaar voor de deadline – het jaar vóór de deadline.
- Boekjaar op basis van deadline (+ of - x dagen) – AdminPulse neemt het boekjaar van de relatie, eventueel met een aantal dagen verschil.
De laatste optie is handig wanneer de deadline in een ander jaar valt dan het boekjaar waarop de taak betrekking heeft. Denk aan een btw-taak met deadline 20 januari die nog over december gaat.
Stel je Boekjaar op basis van deadline - 20 dagen in, dan kijkt AdminPulse naar 31 december en neemt het boekjaar dat op dat moment voor de relatie geldt.
Taken op basis van het boekjaar
💡 Bij Jaarrekening-taken hoef je het referentiejaar niet zelf in te vullen. AdminPulse weet aan welk boekjaar de jaarrekening gekoppeld is en gebruikt het startjaar van het boekjaar.
Dezelfde automatische bepaling geldt voor andere taken die gebaseerd zijn op het boekjaar van de relatie, zoals vennootschapsbelasting, taken op het einde van het boekjaar en de algemene vergadering.
Eenmalige taak aanmaken
Maak je een eenmalige (unieke) taak aan? Dan kan je meteen een referentiejaar meegeven in het veld Ref. jaar. AdminPulse vult standaard het kalenderjaar van de deadline in. Pas je de deadline aan, dan wordt het voorgestelde jaar mee aangepast.
Het veld is verplicht. Een eenmalige taak heeft dus altijd een referentiejaar.
Je kan een eenmalige taak op verschillende manieren aanmaken, onder andere:
- rechtstreeks als unieke taak in een specifiek relatiedossier (Taakbeheer > Eenmalige taak toevoegen)
- via een globale actie waarmee je dezelfde taak voor meerdere relaties tegelijk plant (Relatiedossiers > Relaties > Globale acties)
Referentiejaar van één taak aanpassen
Open de taak en pas in het detailvenster het veld Ref. jaar aan. Dit kan voor een hoofdtaak. Een subtaak neemt automatisch het referentiejaar van de hoofdtaak over en kan niet apart worden ingesteld.
Referentiejaar van meerdere bestaande taken aanpassen
In het takenoverzicht (Taken > Taak overzicht) kan je het referentiejaar van meerdere geplande taken tegelijk aanpassen via de globale actie Veld hoofdtaak wijzigen.
Je hebt drie mogelijkheden:
- Referentiejaar overschrijven – je geeft zelf een referentiejaar in.
- Referentiejaar verwijderen – je maakt het referentiejaar leeg.
- Referentiejaar herberekenen – AdminPulse bepaalt het referentiejaar opnieuw op basis van het taakschema.
Referentiejaar van facturen en factuurvoorstellen aanpassen
In de overzichten Factuurvoorstellen en Facturen kan je het referentiejaar bekijken en rechtstreeks aanpassen via de kolom Ref. jaar.
Pas je het referentiejaar van een factuur aan? Dan werkt AdminPulse het referentiejaar van de bijbehorende factuurdocumenten, factuurmails en betalingsherinneringen automatisch bij.
Referentiejaar bij documenten en e-mails
Het referentiejaar van documenten bekijken
In het Documenten-overzicht (Documenten > Documenten) is de kolom Ref. jaar standaard verborgen.
- Open het Documenten-overzicht.
- Klik op Kolommen aanpassen.
- Voeg de kolom Ref. jaar toe.
Je ziet nu het referentiejaar van de documenten in het overzicht. Je kan de kolom ook gebruiken om de documenten te sorteren.
Het referentiejaar van een document aanpassen
Als je hiervoor de nodige rechten hebt en het documenttype dit toelaat, kan je het referentiejaar op twee manieren aanpassen:
- Is het veld leeg? Klik dan in de kolom Ref. jaar op het potlood-icoon. Staat er al een jaar? Klik dan op het jaar. Selecteer vervolgens een ander jaar of maak het veld leeg om het bestaande referentiejaar te verwijderen.
- Open het document en selecteer een jaar in het veld Ref. jaar.
Het veld Ref. jaar is ook zichtbaar wanneer je het documentdetail vanuit een ander scherm opent.
Kan het referentiejaar van een bepaald documenttype niet worden aangepast? Dan is het veld in het detailvenster uitgeschakeld en kan je de waarde in het overzicht niet aanklikken. Dit geldt voor factuurdocumenten en briefsjablonen. Factuurdocumenten nemen het referentiejaar automatisch over van de factuur.
Wijzigingen aan het referentiejaar vind je terug op het Wijzigingsgeschiedenis van het document.
💡 De keuzelijst bevat de vijf voorgaande jaren, het huidige jaar en het volgende jaar. Staat er al een ouder referentiejaar op het document? Dan blijft dat jaar zichtbaar. Een referentiejaar kan niet vóór 2000 liggen.
Het referentiejaar van meerdere documenten aanpassen
- Selecteer de documenten die je wil aanpassen.
- Kies Globale acties > Ref. jaar wijzigen.
- Selecteer het gewenste referentiejaar. Wil je het bestaande referentiejaar verwijderen? Laat het veld dan leeg. Bevestig vervolgens de wijziging.
AdminPulse voert de wijziging op de achtergrond uit. Documenten waarvan het referentiejaar niet kan worden aangepast, worden overgeslagen. In het detail van de achtergrondprocessen (via ) zie je welke documenten zijn overgeslagen en waarom.
Het referentiejaar van e-mails bekijken en aanpassen
In het E-mails-overzicht (Documenten > E-mails) is de kolom Ref. jaar eveneens standaard verborgen. Klik op Kolommen aanpassen om de kolom aan het overzicht toe te voegen. Je kan de kolom ook gebruiken om de e-mails te sorteren.
In het E-mails-overzicht kan je het referentiejaar niet rechtstreeks aanpassen. Wil je het referentiejaar wijzigen? Open dan de e-mail en pas in het detailvenster het veld Ref. jaar aan. Je kan de e-mail ook opzoeken in het Documenten-overzicht en het referentiejaar daar aanpassen.
In het E-mails-overzicht is er geen globale actie om het referentiejaar van meerdere e-mails tegelijk aan te passen. Wanneer je een e-mail opstelt, kan je geen referentiejaar ingeven.
E-mails die AdminPulse voor een factuur of betalingsherinnering aanmaakt, krijgen automatisch het referentiejaar van de factuur. Voor andere e-mails vult AdminPulse het referentiejaar niet automatisch in.
Filteren en groeperen op referentiejaar
Je kan het referentiejaar gebruiken om gegevens terug te vinden in rapporten en overzichtsschermen.
Filteren op referentiejaar bij documenten en e-mails
In het Documenten- en E-mails-overzicht staat de filter Ref. jaar niet standaard op het scherm.
- Open het Documenten- of E-mails-overzicht.
- Klik op Meer filters en voeg de filter Ref. jaar toe.
- Selecteer een jaar, of kies Zonder referentie jaar om documenten of e-mails zonder referentiejaar te tonen.
Filteren op referentiejaar in rapporten
In registratierapporten, zoals rapporten per relatie, medewerker, prijslijstitem of taaksjabloon, kan je filteren op referentiejaar.
In het rapport Klantrentabiliteit kan je eveneens op referentiejaar filteren. De omzet wordt daarbij gefilterd op het referentiejaar van de factuur en de registraties op het referentiejaar van de registratie. Zo kan je beide met elkaar vergelijken.
- Ga naar het rapport dat je wil bekijken.
- Klik op Meer filters.
- Activeer de filter Ref. jaar.
In registratierapporten kan je een specifiek jaar kiezen. Selecteer Zonder referentie jaar om registraties zonder referentiejaar te tonen.
💡 Selecteer je Zonder referentie jaar, dan toont het rapport Klantrentabiliteit geen resultaten. Als een factuur of registratie geen referentiejaar heeft, gebruikt AdminPulse in dit rapport namelijk het jaar van de factuurdatum of registratiedatum.
Filteren op referentiejaar in overzichtsschermen
In Registratie > Overzicht kan je de kolom Ref. jaar tonen. Zo zie je meteen welk referentiejaar aan een registratie is toegekend.
Je kan in dit overzicht ook filteren op een specifiek referentiejaar. Selecteer Zonder referentie jaar om registraties zonder referentiejaar terug te vinden.
In Taken > Taak overzicht kan je eveneens op referentiejaar filteren.
Groeperen op referentiejaar in rapporten
In registratierapporten kan je het referentiejaar als groep toevoegen. Zo worden de rapportgegevens per referentiejaar gegroepeerd.
- Ga naar het rapport dat je wil bekijken.
- Klik op Groep toevoegen.
- Selecteer Ref. jaar.
💡 Goed om te lezen
- Wil je dat factuurvoorstellen meteen het juiste referentiejaar krijgen? Lees dan Hoe stel je een facturatieschema gebaseerd op referentiejaar in?.