OK!Sign biedt de mogelijkheid om documenten en brieven die door AdminPulse gemaakt zijn en bestemd zijn voor de eindklant, digitaal te laten ondertekenen. Het digitaal ondertekenen kan door alle partijen: zowel door een medewerker van het kantoor als door de eindklant.
OK!Sign volgt de wetgeving rond de digitale handtekening op de voet, met inbegrip van de Europese eIDAS-verordening.
AdminPulse rekent hiervoor geen extra kosten aan. Elk document dat ondertekend moet worden, kan gratis via AdminPulse verzonden worden. De transactiekost voor het ondertekenen wordt aangerekend door OK!Sign.
Meer informatie vind je op https://oksign.be.
2. Accountgegevens ingeven in AdminPulse
Document opslaan in account van verzender
3. Sjablonen klaarmaken voor digitale handtekening
Plaats van de handtekening
4. Verstuur brief ter ondertekening
6. Automatische herinneringen sturen
Integratie van OK!Sign met AdminPulse
De integratie van OK!Sign met AdminPulse laat toe om een verzoek tot handtekening van een document te versturen naar de eindklant of naar een medewerker van het kantoor. AdminPulse stuurt de nodige gegevens naar OK!Sign. OK!Sign stuurt vervolgens een link naar de gebruiker.
In de omgeving van OK!Sign kan de eindklant handtekenen via verschillende handtekenmethodes, zoals eID-kaart, SMS, itsme of een handtekening op een aanraakscherm via pc, tablet of smartphone.
Ondersteunde tekenmethodes
OK!Sign ondersteunt 4 tekenmethodes:
- SMS
- Pen of manuele handtekening
- itsme
- eID
Je kan elk van deze tekenmethodes afzonderlijk uitschakelen in de AdminPulse-configuratie. Zo kan je bijvoorbeeld extra kosten vermijden.
1. OK!Sign-account
Voor de integratie met OK!Sign heb je een OK!Sign-account nodig. Je kan dit account online aanvragen via https://oksign.be.
2. Accountgegevens ingeven in AdminPulse
Wanneer je een account hebt op OK!Sign, geef je de accountgegevens in via onze Admin-Connect-webpagina. Via deze pagina krijg je een overzicht van alle integraties met externe koppelingen, waaronder OK!Sign.
Je kan naar Admin-Connect navigeren via https://connect.adminpulse.be/ of via Instellingen > Geconnecteerde applicaties.
Op de startpagina van Admin-Connect vind je een knop om de integratie met OK!Sign te starten. Daarna zijn er een aantal stappen nodig om AdminPulse toegang te geven om documenten naar jouw OK!Sign-omgeving te sturen.
Volg eerst de automatische configuratie. Lukt het niet om de configuratie automatisch op te zetten? Volg dan de stappen onder “Manuele configuratie”.
Automatische configuratie
- Navigeer naar https://oksign.be/secure/account > Settings > Apps > Overview.
- Klik op Activate the link bij de AdminPulse-app.
- Je wordt teruggeleid naar de AdminPulse-pagina. Het veld Authorization token wordt automatisch ingevuld.
- Test de verbinding door op de knop te klikken. Is de test geslaagd? Dan kan je de configuratie opslaan.
Manuele configuratie
Volg deze stappen alleen als de automatische configuratie niet gelukt is.
- Navigeer naar https://oksign.be/secure/account > REST API > API Console.
- Maak onder Add Organisational tokens een nieuw token aan met de volgende waarden:
- Organisational token name: AdminPulse
- Callback URL: https://documents-signing.adminpulse.be/api/external/oksign/callback
- Redirect URL: leeg
- Webhook URL: https://documents-signing.adminpulse.be/api/external/oksign/webhook
- Er wordt een nieuw organisational token gemaakt in de tabel bovenaan. Kopieer de waarde uit de kolom x-oksign-authorization naar het invulveld in AdminPulse.
- Test de verbinding door in AdminPulse op Test connection te klikken. Is de verbinding gelukt? Sla de configuratie dan op.
Document opslaan in account van verzender
Met de optie Store document in sender account bepaal je in welk OK!Sign-account een verzonden document wordt opgeslagen.
- Staat deze optie aan, dan wordt het document indien mogelijk opgeslagen in het OK!Sign-account van de gebruiker die het document heeft verstuurd. Zo kan die gebruiker het document later makkelijker terugvinden in OK!Sign.
- Staat deze optie uit, dan blijft de standaardopslag van de koppeling gelden.
💡 Voor nieuwe koppelingen staat deze optie standaard aan. Bij bestaande koppelingen blijft de huidige instelling behouden, tenzij je ze zelf aanpast.
3. Sjablonen klaarmaken voor digitale handtekening
Plaats van de handtekening
Handtekening op een specifieke plaats in het document
Om te weten welke en hoeveel handtekeningen in het document moeten komen, moeten er velden worden toegevoegd aan het sjabloon of het opgemaakte Word-bestand in AdminPulse. Deze velden moeten voldoen aan een bepaald formaat. Zo kan AdminPulse ze herkennen en doorsturen naar OK!Sign om aan te geven waar de handtekening moet komen.
Ga je nu pas van start met het opmaken van briefsjablonen? Dan kan je hier in detail nalezen hoe je deze aanmaakt en bewerkt.
Je kan een veld gewoon als tekst toevoegen aan het sjabloon. Je hoeft dus geen speciaal veldtype te kiezen. Het veld moet wel voldoen aan de volgende vereisten:
Voorbeeld: _sb1_ of _sbAandeelhouder_
- Elk handtekeningveld moet starten en eindigen met een liggend streepje: _
- sbX is de benaming van het veld. Deze naam moet je later in AdminPulse koppelen aan een medewerker of eindklant, afhankelijk van wie op die plaats moet tekenen. De benaming start altijd met sb. Daarna kan je zelf een naam kiezen, zodat het later duidelijk is wie je in AdminPulse moet selecteren.
👉 Gebruik dezelfde benaming niet meer dan één keer. Gebruik dus bijvoorbeeld sb1, sb2, ... als er meerdere ondertekenaars zijn.
Een uitgewerkt voorbeeld van een sjabloon dat klaar is voor digitale handtekening ziet er bijvoorbeeld zo uit:
Opmerking: de handtekeningen die over de markering worden geplaatst, zijn transparant of wit. Wil je voorkomen dat de velden nog zichtbaar zijn nadat het document ondertekend is? Zet het handtekeningveld, bijvoorbeeld _sb1_, dan in een witte tekstkleur.
Handtekening achteraan op een aparte pagina
Je kan er ook voor kiezen om niet te werken met handtekeningvelden in je sjabloon. Het voordeel daarvan is dat je het document niet eerst hoeft aan te passen: je kan het meteen versturen ter ondertekening.
In dat geval vraagt het systeem, op het moment dat je het document verstuurt, om aan te geven wie moet ondertekenen.
De handtekeningen worden daarna automatisch toegevoegd op een aparte pagina helemaal achteraan het document.
Automatisch tegentekenen
OK!Sign voorziet de optie om een document automatisch te laten tegentekenen. Dit is de handtekening van het kantoor, die automatisch op het document komt zodra alle andere partijen getekend hebben.
Om dit te configureren:
- Definieer je handtekening in de OK!Sign-omgeving via Instellingen > Mijn gegevens > Mijn handtekening.
- Zet in het sjabloon in AdminPulse het veld _sbself_.
Invulvelden
Naast een handtekenveld kan je ook andere velden in het sjabloon zetten. Deze velden kunnen ingevuld worden op het moment van ondertekenen.
Net zoals het handtekenveld begint en eindigt elk veld met een underscore. Je kan ook specificeren aan welke ondertekenaar het veld gekoppeld is.
- Tekstveld: _sb1:text_
- Groot tekstveld: _sb1:textarea_
- Keuzelijst: _sb1:select(option1,option2,option3)_
- Datumveld: _sb1:date_
- Aankruisvakje: _sb1:checkbox_
E-mailsjablonen
Je kan eigen e-mailsjablonen opmaken voor de verzending van het document. Dit doe je door een e-mailsjabloon toe te voegen voor het type Digitale handtekening.
Bij het versturen van je aanvraag tot handtekenen selecteer je het gewenste e-mailsjabloon. Dit sjabloon wordt dan gebruikt bij het verzenden van de e-mail door OK!Sign.
De e-mail die de ondertekenaar krijgt:
Als er geen e-mailsjabloon voor digitale handtekening bestaat, gebruikt OK!Sign een standaardtekst.
👉 Heb je meerdere eigen bedrijven? Dan is er een sjabloon per eigen bedrijf nodig. Bij het verzenden selecteer je het sjabloon van het bedrijf dat aan de relatie gekoppeld is.
4. Verstuur brief ter ondertekening
Wanneer er een document of brief werd opgesteld voor een bepaalde relatie via een sjabloon dat handtekeningvelden bevat, kan je dit document naar de klant sturen ter ondertekening.
Dit doe je in het relatiedossier via de sectie Brieven. Kies bij het gewenste document voor Verstuur aanvraag tot handtekening. Deze optie is alleen beschikbaar als het document nog niet getekend werd.
In het dialoogvenster vraagt AdminPulse voor elk handtekeningveld dat in het document gevonden werd om een medewerker of eindklant te kiezen. In geval van een onderneming wordt de lijst met relaties opgevuld met de gelinkte relaties van het type persoon die aan deze onderneming gekoppeld zijn.
Het e-mailadres is verplicht. Dit is het e-mailadres waarop de persoon een uitnodiging tot handtekening krijgt. Het GSM-nummer kan door de eindklant zelf ingevuld worden als deze kiest voor de handtekenmethode SMS.
Je kan ook een medewerker van het kantoor in CC toevoegen. Deze medewerker ontvangt dan de communicatie rond het ondertekenverzoek mee. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer een verantwoordelijke of backup-collega de ondertekening wil opvolgen.
Wanneer voor alle handtekeningvelden een ondertekenaar werd gekozen, kan je het document verzenden.
Optioneel kan je de velden Versturen op en Tijd invullen. Het document wordt dan pas verstuurd op de ingegeven dag en het ingegeven tijdstip. Laat je deze velden leeg, dan wordt het document meteen verstuurd wanneer je op Verstuur klikt.
De klant krijgt via e-mail een uitnodiging om het document te tekenen. Het document blijft in afwachting staan tot een verdere statuswijziging.
5. Statuswijzigingen
Na het versturen ter ondertekening kan een document een van de volgende statussen krijgen:
- Getekend: alle ondertekenaars hebben het document getekend.
- Ingetrokken: het verzoek tot handtekeningen werd ingetrokken door de aanvrager.
- Gefaald: er is iets misgelopen met het document of bij het handtekenen.
6. Automatische herinneringen sturen
Bij de instellingen van OK!Sign via Geconnecteerde applicaties kan je instellen dat er automatisch herinneringen worden verstuurd. Je bepaalt zelf na hoeveel dagen er een herinneringsmail wordt verstuurd en hoeveel herinneringen er maximaal mogen worden verzonden.
Mogelijke foutcodes
| Foutcode | Betekenis |
| No signature fields found | Zorg ervoor dat er handtekeningvelden op het document staan volgens de OK!Sign-specificaties. Lees meer in hoofdstuk 3: Sjablonen klaarmaken voor digitale handtekening. |
| '_sbX_' not found in PDF document for field SIG_FIELD_X | Het veld dat naar OK!Sign werd doorgestuurd, kon niet gevonden worden op het document. Probeer alle velden van het document te schrappen en daarna opnieuw te proberen. |
| Invalid email. Found: null. Expected: A valid email. | Het e-mailadres van de ondertekenaar is leeg. Zorg ervoor dat er een e-mailadres is ingevuld in het relatiedossier en dat dit het favoriete e-mailadres is. |
| Max account size exceed. Maximum size allowed (bytes). Current size (bytes). Extend your storage capacity in your account (Menu:Settings --> Reports --> Storage extension) | Er is onvoldoende capaciteit in het OK!Sign-domein. Je moet deze capaciteit vergroten via je account in OK!Sign. |
| Kijk na of je de integratie geconfigureerd hebt. Heb je meerdere eigen bedrijven? Dan moet je de integratie per eigen bedrijf configureren. |