Wat is DocuSign?

Met DocuSign kan je documenten en brieven die door AdminPulse gemaakt zijn en bestemd zijn voor de eindklant, digitaal laten ondertekenen. Het digitaal ondertekenen kan door alle partijen, dus zowel door een medewerker van het kantoor als door de eindklant.

Deze volledig geautomatiseerde elektronische workflow vervangt de handtekeningen op papier. Je kan met DocuSign en AdminPulse snel en eenvoudig documenten laten ondertekenen.

Er zijn geen extra kosten die aangerekend worden door AdminPulse. Elk document dat gehandtekend moet worden, kan gratis via AdminPulse verzonden worden. Er is alleen een abonnement nodig bij DocuSign.

Meer informatie lees je op https://www.docusign.com/products/electronic-signature/

Integratie in AdminPulse

De integratie van DocuSign in AdminPulse laat toe om een verzoek tot handtekening van een document te versturen naar de eindklant of naar een medewerker van het kantoor. AdminPulse stuurt de nodige gegevens naar DocuSign en deze stuurt vervolgens een link naar de gebruiker. Op de omgeving van DocuSign kan de eindklant dan handtekenen.

1. DocuSign account

Voor de integratie met DocuSign heb je een DocuSign account nodig. Dit account kan online worden aangevraagd via https://www.docusign.com/products-and-pricing

2. Configuratie instellen in AdminPulse

Wanneer je een account hebt op DocuSign en deze klaar is voor het verzenden van documenten, dien je met je DocuSign account in te loggen op de Admin-Connect webpagina. Via deze pagina krijg je een handig overzicht van alle integraties met externe koppelingen, waaronder DocuSign. Je kan navigeren naar Admin-Connect via https://connect.adminpulse.be/ of via onderstaand stappenplan.

Ga naar Algemene instellingen -> Documenten
Op de startpagina van Admin-Connect vind je een knop om de integratie met DocuSign te maken.
Na het drukken op Connect zal je de DocuSign loginpagina krijgen. Wanneer je ingelogd bent en, zul je terug herleid worden naar de Connect-configuratiepagina.

3. Briefsjablonen klaarmaken voor digitale handtekening

Om te weten welke en hoeveel handtekeningen in het document moeten komen, moeten er velden worden toegevoegd aan het sjabloon of aan het opgemaakte Word-bestand in AdminPulse. Deze moeten voldoen aan een bepaald formaat dat opgelegd wordt door DocuSign.

Een veld toevoegen aan het sjabloon kan gewoon via normale ingave van tekst, er hoeft geen speciaal "veldtype" gekozen worden, maar het moet wel voldoen aan de volgende vereisten:

Voorbeeld: _signer1_

Elk handtekeningveld moet starten en eindigen met liggend streepje (_)
signer1: Dit is de benaming van het veld. Deze naam zal later in AdminPulse gekoppeld moeten worden aan een medewerker of eindklant, afhankelijk van wie op die plaats moet tekenen.
Belangrijk: dezelfde benaming voor een handtekeningveld mag niet meer dan één keer gebruikt worden; gebruik dus signer1, signer2, ... als er meerdere ondertekenaars zijn.

Een uitgewerkt voorbeeld van een sjabloon dat klaar is voor digitale handtekening ziet er dan bijvoorbeeld zo uit:

4. E-mailsjablonen

Het is mogelijk om eigen e-mailsjablonen op te maken voor de verzending van het document. Dit doe je door een e-mailsjabloon toe te voegen, voor type "Digitale handtekening". Bij het versturen van je aanvraag tot handtekenen selecteer je dan het gewenste e-mailsjabloon. Dit sjabloon wordt dan gebruikt bij het verzenden van de e-mail door DocuSign.

Als er geen e-mailsjabloon voor digitale handtekening bestaat, zal er een standaardtekst voorzien worden.

Noot: indien er meerdere eigen bedrijven zijn, is een sjabloon per eigen bedrijf nodig. Bij het verzenden selecteer je dan het sjabloon van het bedrijf dat aan de relatie gekoppeld is.

5. Verstuur brief ter ondertekening

Wanneer er een document of brief werd opgesteld voor een bepaalde relatie via een sjabloon dat de velden bevat, kan je deze opsturen ter ondertekening naar de klant. Dit doe je door op het relatiedossier te kiezen voor "Verstuur aanvraag tot handtekening" onder de sectie brieven en op het gewenste document. Deze optie is enkel beschikbaar indien het document nog niet getekend werd.

In het dialoogvenster zal er voor elk handtekeningveld dat in het document gevonden werd, gevraagd worden om een medewerker of eindklant te kiezen. In geval van een onderneming, zal de lijst met relaties worden opgevuld door de gelinkte relaties van het type persoon die aan deze onderneming gekoppeld zijn. Het e-mailadres is verplicht, dit is het e-mailadres waarop de persoon een uitnodiging tot handtekening zal krijgen.

Wanneer voor alle handtekeningvelden een ondertekenaar werd gekozen, kan het document verzonden worden. De klant zal via mail uitgenodigd worden om een document te tekenen en het document zal "in afwachting" blijven staan tot een verdere statuswijziging.

6. Statuswijzigingen

Na het versturen tot ondertekening kan een document één van de volgende statussen krijgen:

Getekend: alle ondertekenaars hebben het document getekend.
Geweigerd: één van de ondertekenaars heeft geweigerd het document te ondertekenen.
Vervallen: het document kan niet meer ondertekend worden omdat de termijn verstreken is.
Ingetrokken: het verzoek tot handtekeningen werd ingetrokken door de aanvrager.
Gefaald: er is iets misgelopen met het document of bij het handtekenen.