OKSign biedt de mogelijkheid om documenten en brieven die door AdminPulse gemaakt zijn en bestemd zijn voor de eindklant, digitaal te laten ondertekenen. Het digitaal ondertekenen kan door alle partijen, dus zowel door een medewerker van het kantoor als door de eindklant.
OK!Sign volgt de wetgeving rond de digitale handtekening op de voet, met inbegrip van de Europese eIDAS.
Er zijn geen extra kosten die aangerekend worden door AdminPulse. Elk document dat gehandtekend moet worden, kan gratis via AdminPulse verzonden worden. De transactiekost voor het handtekenen wordt aangerekend door OK!Sign.
Meer informatie vindt u op https://oksign.be
2. Ingave accountgegevens in AdminPulse
3. Sjablonen klaarmaken voor digitale handtekening
Plaats van de handtekening
4. Verstuur brief ter ondertekening
6. Automatisch herinneringen sturen
Integratie met AdminPulse
De integratie van OK!Sign met AdminPulse laat toe om een verzoek tot handtekening van een document te versturen naar de eindklant of naar een medewerker van het kantoor. AdminPulse stuurt de nodige gegevens naar OK!Sign en deze stuurt vervolgens een link naar de gebruiker. Op de omgeving van OK!Sign kan de eindklant dan handtekenen via een reeks van handtekenmethodes, waaronder eID kaart, SMS, itsme of een handtekening op een aanraakscherm (PC, tablet, smartphone).
Ondersteunde tekenmethodes
Ok!Sign ondersteunt 4 tekenmethodes:
- SMS
- Pen (manuele handtekening)
- itsme
- eID
Het is mogelijk om elk van deze tekenmethodes afzonderlijk uit te schakelen binnen de AdminPulse configuratie, zodat er bv. extra kosten vermeden kunnen worden.
1. OK!Sign-account
Voor de integratie met OK!Sign heb je een OK!Sign-account nodig. Dit account kan online worden aangevraagd via https://oksign.be
2. Ingave accountgegevens in AdminPulse
Wanneer je een account hebt op OK!Sign, dien je deze in te geven op onze Admin-Connect webpagina. Via deze pagina krijg je een handig overzicht van alle integraties met externe koppelingen, waaronder OK!Sign. Je kan navigeren naar Admin-Connect via https://connect.adminpulse.be/ of via onderstaand stappenplan.
Ga naar Algemene instellingen -> Documenten
Op de startpagina van Admin-Connect vind je een knop om de integratie met OK!Sign te starten. Vervolgens zijn er een aantal stappen nodig om AdminPulse toegang te geven om documenten naar jouw OK!Sign omgeving te sturen.
Volg eerst de automatische configuratie. Als het niet lukt om de configuratie op deze automatische manier op te zetten, is er onderaan een hoofdstuk "Manuele configuratie"
Automatische configuratie
- Navigeer naar https://oksign.be/secure/account Settings > Apps > Overview.
- Klik op "Activate the link" bij de AdminPulse-app.
- Je wordt teruggeleid naar de AdminPulse-pagina, waarbij het veld "Authorization token" automatisch werd ingevuld.
- Test de verbinding door op de knop te drukken. Indien geslaagd, kan je de configuratie opslaan.
Manuele configuratie
Dit hoofdstuk dient enkel gevolgd te worden als de automatische configuratie niet gelukt is.
- Navigeer naar https://oksign.be/secure/account > REST API > API Console
- Onder "Add Organisational tokens", maak een nieuw token aan met de volgende waarden:
- Organisational token name: AdminPulse
- Callback URL: https://documents-signing.adminpulse.be/api/external/oksign/callback
- Redirect URL: leeg
- Webhook URL: https://documents-signing.adminpulse.be/api/external/oksign/webhook
- Er zal een nieuw organisational token gemaakt zijn in de tabel bovenaan. Kopieer de waarde van de kolom "x-oksign-authorization" in het invulveld in AdminPulse
- Je kan de verbinding testen door op "Test connection" te drukken in AdminPulse. Sla de configuratie vervolgens op indien de verbinding gelukt is.
3. Sjablonen klaarmaken voor digitale handtekening
Plaats van de handtekening
- Handtekening op een specifieke plaats in het document
Om te weten welke en hoeveel handtekeningen in het document moeten komen, moeten er velden worden toegevoegd aan het sjabloon of het opgemaakte Word-bestand in AdminPulse. Deze moeten voldoen aan een bepaald formaat, zodat AdminPulse de velden kan herkennen en doorsturen naar OK!Sign om aan te geven waar de handtekening moet komen.
Indien u nu pas van start gaat met het opmaken van briefsjablonen kan u hier in detail nalezen hoe u deze aanmaakt en kan bewerken.
Een veld toevoegen aan het sjabloon kan gewoon via normale ingave van tekst, er hoeft geen speciaal "veldtype" gekozen worden, maar het moet wel voldoen aan de volgende vereisten:
Voorbeeld: _sb1_ of _sbAandeelhouder_
- Elk handtekeningveld moet starten en eindigen met een liggend streepje: _
- sbX: de benaming van het veld, deze naam zal later in AdminPulse gekoppeld moeten worden aan een medewerker of eindklant, afhankelijk van wie op die plaats moet tekenen. De benaming start steeds met "sb" en daarna kan je zelf een naam kiezen zodat het voor jou later duidelijk is wie je hier in AdminPulse moet selecteren.
Belangrijk: dezelfde benaming mag niet meer dan één keer gebruikt worden; gebruik dus sb1, sb2, ... als er meerdere ondertekenaars zijn
Een uitgewerkt voorbeeld van een sjabloon dat klaar is voor digitale handtekening ziet er dan bijvoorbeeld zo uit:
Opmerking: De handtekeningen die over de markering worden geplaatst zijn transparant (of wit); Om te voorkomen dat de velden nog steeds zichtbaar zijn nadat het document ondertekend is, kan je het handtekeningveld _sb1_ in een witte tekstkleur zetten.
- Handtekening achteraan op een aparte pagina
Je kan er ook voor kiezen om niet te werken met handtekeningvelden. Het grote voordeel hiervan is dat je het document niet eerst moet bewerken om de handtekeningveldjes erin te zetten maar dat je het meteen kan doorsturen ter ondertekening.
De handtekeningen worden in dat geval toegevoegd op een aparte pagina helemaal achteraan het document.
Automatisch tegentekenen
Ok!Sign voorziet de optie om een document automatisch te tegentekenen. Dit is de handtekening van het kantoor, die automatisch op het document komt als alle andere partijen getekend hebben.
Om dit te configureren moet je:
- In de Ok!Sign-omgeving: Instellingen -> Mijn gegevens -> Mijn handtekening. Hier definieer je je handtekening
- In het sjabloon in AdminPulse zet je het veld: _sbself_
Invulvelden
Naast een handtekenveld kunnen er ook andere velden in het sjabloon gezet worden. Deze kunnen ingevuld worden op het moment van ondertekenen.
Zoals het handtekenveld begint en eindigt het veld met een underscore en kan je specifiëren aan welke ondertekenaar het veld gekoppeld is.
- Tekstveld: _sb1:text_
- Groot tekstveld: _sb1:textarea_
- Keuzelijst: _sb1:select(option1,option2,option3)_
- Datumveld: _sb1:date_
- Aankruisvakje: _sb1:checkbox_
E-mailsjablonen
Het is mogelijk om eigen e-mailsjablonen op te maken voor de verzending van het document. Dit doe je door een e-mailsjabloon toe te voegen, voor type "Digitale handtekening". Bij het versturen van je aanvraag tot handtekenen selecteer je dan het gewenste e-mailsjabloon. Dit sjabloon wordt dan gebruikt bij het verzenden van de e-mail door Ok!Sign.
De e-mail die de ondertekenaar krijgt:
Als er geen e-mailsjabloon voor digitale handtekening bestaat, zal er een standaardtekst voorzien worden.
Noot: indien er meerdere eigen bedrijven zijn, is een sjabloon per eigen bedrijf nodig. Bij het verzenden selecteer je dan het sjabloon van het bedrijf dat aan de relatie gekoppeld is.
4. Verstuur brief ter ondertekening
Wanneer er dan een document of brief werd opgesteld voor een bepaalde relatie via het sjabloon dat de velden bevat, kan je deze opsturen ter ondertekening naar de klant. Dit doe je door op het relatiedossier te kiezen voor "Verstuur aanvraag tot handtekening" onder de sectie brieven en op het gewenste document. Deze optie is enkel beschikbaar indien het document nog niet getekend werd.
In het dialoogvenster zal er voor elk handtekeningveld dat in het document gevonden werd, gevraagd worden om een medewerker of eindklant te kiezen. In geval van een onderneming, zal de lijst met relaties worden opgevuld door de gelinkte relaties van het type persoon die aan deze onderneming gekoppeld zijn. Het e-mailadres is verplicht, dit is het e-mailadres waarop de persoon een uitnodiging tot handtekening zal krijgen. GSM-nummer kan door de eindklant zelf ingevuld worden, indien deze kiest voor de handtekenmethode SMS
Wanneer voor alle handtekeningvelden een ondertekenaar werd gekozen, kan het document verzonden worden.
Optioneel kan je er voor kiezen om het veld "versturen op" samen met de "tijd" in te vullen. Het document wordt dan pas verstuurd op de ingegeven dag en tijdstip. Merk op dat als je dit veld leeg laat, het document meteen verstuurd zal worden bij het klikken op "verstuur".
De klant zal via mail uitgenodigd worden om een document te tekenen en het document zal "in afwachting" blijven staan tot een verdere statuswijziging.
5. Statuswijzigingen
Na het versturen tot ondertekening kan een document een van de volgende statussen krijgen:
- Getekend: alle ondertekenaars hebben het document getekend.
- Ingetrokken: het verzoek tot handtekeningen werd ingetrokken door de aanvrager.
- Gefaald: er is iets misgelopen met het document of bij het handtekenen.
6. Automatische herinneringen sturen
Bij de instellingen van Ok!Sign (via de Geconnecteerde applicaties) kan je gebruik maken van de optie om automatisch herinneringen uit te sturen. Je kan zelf bepalen na hoeveel dagen je een herinneringsmail wilt uitsturen en hoeveel herinneringen je maximaal wenst te sturen.
Mogelijke foutcodes
| Foutcode | Betekenis |
| No signature fields found | Zorg ervoor dat er handtekeningvelden op het document staan; volgens de OK!Sign specificaties. Lees meer in Hoofdstuk 3: Sjablonen klaarmaken voor digitale handtekeningen. |
| '_sbX_' not found in PDF document for field SIG_FIELD_X | Het veld dat naar OK!Sign werd doorgestuurd kon niet gevonden worden op het document. Probeer alle velden te schrappen van het document en opnieuw te proberen. |
| Invalid email. Found: null. Expected: A valid email. |
E-mailadres van de ondertekenaar is leeg. Zorg ervoor dat er een e-mailadres is ingevuld in het relatiedossier en dat deze het favoriet e-mailadres is. |
| Max account size exceed. Maximum size allowed (bytes). Current size (bytes). Extend your storage capacity in your account (Menu:Settings --> Reports --> Storage extension) | Onvoldoende capaciteit in het OkSign! domein. Je dient deze te vergroten via je account in OkSign!. |