Digitale handtekening: Adobe Sign

Met de integratie tussen Adobe Sign en AdminPulse kan je documenten die je in AdminPulse maakt digitaal laten ondertekenen door klanten, gelinkte relaties of medewerkers.

In dit artikel lees je hoe je Adobe Sign koppelt via Admin-Connect, hoe je documenten voorbereidt voor ondertekening en hoe je een aanvraag tot handtekening verstuurt.

Wat doet de integratie met Adobe Sign?

Via de Adobe Sign-integratie kan je vanuit AdminPulse een aanvraag tot handtekening versturen voor een document of brief. AdminPulse stuurt het document en de gegevens van de ondertekenaars door naar Adobe Sign. Adobe Sign nodigt de ondertekenaars daarna uit om het document digitaal te ondertekenen.

De ondertekening zelf gebeurt in Adobe Sign. De status van de aanvraag wordt daarna opnieuw opgevolgd in AdminPulse.

Wat heb je nodig voor deze koppeling?

Voor je de koppeling instelt, controleer je eerst of deze zaken in orde zijn:

• je hebt een actief Adobe Sign-account;
• je Adobe Sign-account is klaar om documenten te laten ondertekenen;
• je hebt toegang tot Instellingen > Geconnecteerde applicaties in AdminPulse;
• je weet voor welk eigen bedrijf je de koppeling wil instellen.

AdminPulse rekent voor deze koppeling geen extra kosten aan. Je hebt wel een actief Adobe Sign-account of Adobe Sign-abonnement nodig.

👉 Werk je met meerdere eigen bedrijven in AdminPulse? Dan stel je de Adobe Sign-koppeling per eigen bedrijf in.

Adobe Sign koppelen met AdminPulse

Je stelt de koppeling in via Admin-Connect. Je kan Admin-Connect openen via https://connect.adminpulse.be/ of vanuit AdminPulse.

1. Ga in AdminPulse naar Instellingen > Geconnecteerde applicaties.
2. Admin-Connect opent. Zoek Adobe Sign in de lijst met integraties.
3. Klik op Connect.
4. De inlogpagina van Adobe Sign opent. Meld je aan met je Adobe Sign-account.
5. Geef AdminPulse toegang tot de gevraagde Adobe Sign-gegevens.
6. Na de aanmelding kom je terug op de configuratiepagina van de Adobe Sign-koppeling in AdminPulse.

De Adobe Sign-koppeling instellen

Op de configuratiepagina kan je deze instellingen controleren of aanpassen:

• Group: kies eventueel een Adobe Sign-groep als je in Adobe Sign met groepen werkt. Laat dit veld leeg als je geen groep wil gebruiken. Meer informatie over groepen vind je hier terug: https://helpx.adobe.com/be_nl/sign/admin/groups.html 
• Expire documents after # days: vul in na hoeveel dagen de aanvraag tot handtekening vervalt. Standaard staat dit op 10.

Klik op Save om de instellingen te bewaren.

Documenten voorbereiden voor ondertekening

Je kan op twee manieren bepalen waar de handtekening in het document komt:

• je voegt handtekeningvelden toe aan het sjabloon;
• je voegt ondertekenaars toe bij het verzenden. AdminPulse plaatst de handtekeningvelden dan op een extra pagina in het document.

Handtekeningvelden toevoegen aan een sjabloon

Voeg handtekeningvelden toe aan je briefsjabloon als je zelf wil bepalen waar de handtekening in het document verschijnt (Instellingen > Briefsjablonen). Je voegt zo’n veld gewoon toe als tekst in het sjabloon of in het Word-bestand.

Gebruik daarvoor dit formaat:

{{sig_es_:signer1:signature}}

Hou rekening met deze regels:

• elk handtekeningveld start met {{sig_es_: en eindigt met }};
• signer1 is de naam van de ondertekenaar die je later in AdminPulse koppelt aan een medewerker, klant of gelinkte relatie;
• gebruik elke ondertekenaarsnaam maar één keer;
• gebruik bijvoorbeeld signer1, signer2 en signer3 als meerdere personen het document moeten ondertekenen.

Een uitgewerkt voorbeeld van een sjabloon dat klaar is voor ondertekening ziet er dan bijvoorbeeld zo uit:

Grootte van het handtekeningveld instellen

De standaardgrootte van een handtekeningveld kan klein zijn. Wil je zelf de grootte bepalen? Voeg dan een dimensie toe aan het handtekeningveld.

Voorbeeld met een aanbevolen minimale grootte:

{{sig_es_:signer1:signature:dimension(width=35mm, height=12mm)}}

Voorbeeld met een groter handtekeningveld:

{{sig_es_:signer1:signature:dimension(width=40mm,height=25mm)}}

Meer uitleg over Adobe Sign-teksttags vind je in de documentatie van Adobe Sign.

Handtekeningvelden toevoegen bij het verzenden

Bevat het document geen handtekeningvelden? Dan kan je in het verzendvenster via Ondertekenaar toevoegen een ondertekenaar toevoegen. AdminPulse plaatst de handtekeningvelden dan op een extra pagina in het document.

💡 Gebruik handtekeningvelden in het sjabloon wanneer de plaats van de handtekening belangrijk is. Gebruik Ondertekenaar toevoegen wanneer een handtekening op een extra pagina volstaat.

Een document ter ondertekening versturen

Zodra de Adobe Sign-koppeling ingesteld is en het document klaar is voor ondertekening, kan je de aanvraag versturen vanuit het relatiedossier.

1. Open het relatiedossier.
2. Ga naar de sectie Brieven.
3. Kies het document dat je wil laten ondertekenen.
4. Klik op Verstuur aanvraag tot handtekening.

In het verzendvenster kies je per handtekeningveld de juiste ondertekenaar. Bij een onderneming toont AdminPulse de gelinkte relaties van het type persoon die aan die onderneming gekoppeld zijn.

AdminPulse toont per ondertekenaar ook het e-mailadres en het telefoonnummer. Het e-mailadres is verplicht, omdat Adobe Sign de uitnodiging naar dat adres verstuurt. Bij het telefoonnummer zie je met een groen vinkje of rood kruis of er een telefoonnummer beschikbaar is.

Wanneer je voor alle handtekeningvelden een ondertekenaar hebt gekozen, kan je het document verzenden. Adobe Sign nodigt de ondertekenaars daarna via e-mail uit om het document te ondertekenen.

👉 Zie je de actie Verstuur aanvraag tot handtekening niet? Dan laat de huidige status van het document niet toe om een nieuwe aanvraag te versturen. De actie is alleen beschikbaar bij de statussen Geen handtekening, Handtekening nodig, Ingetrokken en Vervallen.

Status van een aanvraag tot handtekening opvolgen

Een document kan een van deze handtekeningstatussen hebben:

• Geen handtekening: er is geen handtekening nodig.
• Handtekening nodig: het document is van een type dat ondertekend moet worden (bv. een opdrachtbrief, volmacht, AML-document of gegenereerd document), maar er werd nog geen aanvraag verstuurd.
• In afwachting: de aanvraag is verstuurd en wacht op actie van de ondertekenaar.
• Vervallen: het document kan niet meer ondertekend worden omdat de termijn verstreken is.
• Ingetrokken: de aanvraag tot handtekening werd ingetrokken.
• Geweigerd: minstens één ondertekenaar heeft geweigerd om het document te ondertekenen.
• Mislukt: er is iets misgelopen met het document of met de aanvraag tot handtekening.
• Getekend: alle ondertekenaars hebben het document ondertekend.

Mogelijke fouten oplossen

No signature fields found

Deze fout betekent dat AdminPulse geen herkenbare handtekeningvelden vindt in het document.

Controleer of de handtekeningvelden correct zijn toegevoegd volgens het Adobe Sign-formaat. Een handtekeningveld moet starten met {{sig_es_:. Je kan ook via Ondertekenaar toevoegen een ondertekenaar toevoegen bij het verzenden.

De ondertekenaar ontvangt geen e-mail

De uitnodiging wordt verstuurd door Adobe Sign. Controleer daarom eerst het e-mailadres van de ondertekenaar.

Gebruikt de enige ondertekenaar hetzelfde e-mailadres als het Adobe Sign-account waarmee de koppeling is gemaakt? Dan verstuurt Adobe Sign standaard geen e-mail naar dat adres. Gebruik in dat geval een ander Adobe Sign-account voor de koppeling of kies een ondertekenaar met een ander e-mailadres.

De ondertekenaar kan het document ook openen via de Adobe Sign-omgeving.

De Adobe Sign-koppeling is niet geconfigureerd

Krijg je een melding dat de Adobe Sign-koppeling niet geconfigureerd is? Controleer dan of de koppeling correct is ingesteld.

Werk je met meerdere eigen bedrijven? Controleer dan ook of Adobe Sign is gekoppeld voor het juiste eigen bedrijf.

💡 Goed om te lezen

• Meer informatie over Adobe Sign vind je op de website van Adobe.
• Meer uitleg over Adobe Sign-groepen vind je in de documentatie van Adobe Sign.
• Meer uitleg over handtekeningvelden vind je in de Adobe Sign-documentatie over text tags.