Wat is Adobe Sign?
Adobe Sign biedt de mogelijkheid om documenten en brieven die door AdminPulse gemaakt zijn en bestemd zijn voor de eindklant, digitaal te laten ondertekenen. Het digitaal ondertekenen kan door alle partijen, dus zowel door een medewerker van het kantoor als door de eindklant.
Hiermee vervangt u handtekeningen op papier en met inkt door volledig geautomatiseerde elektronische workflows voor ondertekening. Met deze software kunt u snel en eenvoudig documenten ter ondertekening verzenden, laten ondertekenen en bijhouden.
Er zijn geen extra kosten die aangerekend worden door AdminPulse. Elk document dat gehandtekend moet worden, kan gratis via AdminPulse verzonden worden. Er is enkel een abonnement nodig bij Adobe Sign.
Meer informatie vindt u op https://acrobat.adobe.com/be/nl/sign.html
Integratie in AdminPulse
De integratie van Adobe Sign in AdminPulse laat toe om een verzoek tot handtekening van een document te versturen naar de eindklant of naar een medewerker van het kantoor. AdminPulse stuurt de nodige gegevens naar Adobe Sign en deze stuurt vervolgens een link naar de gebruiker. Op de omgeving van Adobe Sign kan de eindklant dan handtekenen via de geconfigureerde methodes.
1. Adobe Sign account
Voor de integratie met Adobe Sign heb je een Adobe Sign account nodig. Dit account kan online worden aangevraagd via https://acrobat.adobe.com/be/nl/sign.html
2. Configuratie instellen in AdminPulse
Wanneer je een account hebt op Adobe Sign en deze klaar is voor het verzenden van documenten, dien je met je Adobe Sign account in te loggen op de Admin-Connect webpagina. Via deze pagina krijg je een handig overzicht van alle integraties met externe koppelingen, waaronder Adobe Sign. Je kan navigeren naar Admin-Connect via https://connect.adminpulse.be/ of via onderstaand stappenplan.
Ga naar Algemene instellingen -> Documenten
Op de startpagina van Admin-Connect vind je een knop om de integratie met Adobe Sign te maken.
Na het drukken op Connect zal je de Adobe Sign loginpagina krijgen, wanneer je ingelogd bent en AdminPulse toegang verschaft tot de nodige API gegevens, zul je terug herleid worden naar de Connect-configuratiepagina.
- Group: Indien je de documenten wilt afschermen van andere gebruikers kan je gebruik maken van groepen. Standaard staat deze groep leeg. Meer informatie over groepen vind je hier terug: https://helpx.adobe.com/be_nl/sign/using/adobe-sign-groups.html
- Expire package after # days: aantal dagen waarna de mogelijkheid om de documenten te handtekenen vervalt.
3. Sjablonen klaarmaken voor digitale handtekening
Om te weten welke en hoeveel handtekeningen in het document moeten komen, moeten er velden worden toegevoegd aan het sjabloon of het opgemaakte Word-bestand in AdminPulse. Deze moeten voldoen aan een bepaald formaat dat opgelegd wordt door Adobe Sign. Meer informatie hierover vind je op https://helpx.adobe.com/be_nl/sign/using/text-tag.html
Een veld toevoegen aan het sjabloon kan gewoon via normale ingave van tekst, er hoeft geen speciaal "veldtype" gekozen worden, maar het moet wel voldoen aan de volgende vereisten:
Voorbeeld: {{sig_es_:signer1:signature}}
- Elk handtekening veld moet starten en eindigen met twee accolades: {{ en }}
- signer1: de benaming van het veld, deze naam zal later in AdminPulse gekoppeld moeten worden aan een medewerker of eindklant, afhankelijk van wie op die plaats moet tekenen.
Belangrijk: dezelfde benaming mag niet meer dan één keer gebruikt worden; gebruik dus signer1, signer2, ... als er meerdere ondertekenaars zijn
Een uitgewerkt voorbeeld van een sjabloon dat klaar is voor digitale handtekening ziet er dan bijvoorbeeld zo uit:
Grootte handtekeningveld
De standaard afmeting van de handtekening kan klein zijn, vandaar raden we aan om een handtekeningveld toe te passen waarvan de breedte minimaal is ingesteld op 35 mm en de hoogte op 12 mm.
Dit kan je doen door volgend invulveld toe te voegen aan je handtekeningveld:
:dimension(width=XXmm,height=YYmm)
Voorbeeld:
{{BigSig_es_:signer1:signature:dimension(width=35mm, height=12mm)}}
Indien je een groter handtekeningveld wenst, kan je de mm aanpassen naar wens zoals het voorbeeld hieronder:
{{sig_es_:signer1:signature:dimension(width=40mm,height=25mm)}}
4. Verstuur brief ter ondertekening
Wanneer er dan een document of brief werd opgesteld voor een bepaalde relatie via het sjabloon dat de velden bevat, kan je deze opsturen ter ondertekening naar de klant. Dit doe je door op het relatiedossier te kiezen voor "Verstuur aanvraag tot handtekening" onder de sectie brieven en op het gewenste document. Deze optie is enkel beschikbaar indien het document nog niet getekend werd.
In het dialoogvenster zal er voor elk handtekening veld dat in het document gevonden werd, gevraagd worden om een medewerker of eindklant te kiezen. In geval van een onderneming, zal de lijst met relaties worden opgevuld door de gelinkte relaties van het type persoon die aan deze onderneming gekoppeld zijn. Het e-mailadres is verplicht, dit is het e-mailadres waarop de persoon een uitnodiging tot handtekening zal krijgen.
Wanneer voor alle handtekening velden een ondertekenaar werd gekozen, kan het document verzonden worden. De klant zal via mail uitgenodigd worden om een document te tekenen en het document zal "in afwachting" blijven staan tot een verdere statuswijziging.
5. Statuswijzigingen
Na het versturen tot ondertekening kan een document een van de volgende statussen krijgen:
- Getekend: alle ondertekenaars hebben het document getekend.
- Geweigerd: één van de ondertekenaars heeft geweigerd het document te ondertekenen.
- Vervallen: het document kan niet meer ondertekend worden omdat de termijn verstreken is.
- Ingetrokken: het verzoek tot handtekeningen werd ingetrokken door de aanvrager.
- Gefaald: er is iets misgelopen met het document of bij het handtekenen.
Mogelijke fouten
| Foutcode | Betekenis |
| No signature fields found | Zorg er voor dat er handtekening velden op het document staan; conform de Adobe Sign specificaties: https://helpx.adobe.com/be_nl/sign/using/text-tag.html |
| Geen e-mail ontvangen na versturen handtekening |
De e-mail wordt verzonden door Adobe Sign. Wanneer je geen e-mail ontvangen hebt dien je te controleren of het e-mailadres van de ondertekenaar overeenkomt met het e-mailadres waarmee de Adobe Sign connectie in AdminPulse gelegd is. Adobe Sign stuurt standaard geen e-mail naar dit e-mailadres als het de enige ondertekenaar van het document is. Hier kunnen wij spijtig genoeg geen oplossing voor bieden. Het enige wat je kan doen is de connectie leggen met een Adobe Sign gebruiker met een ander e-mailadres of je dient een ondertekenaar te kiezen met een ander e-mailadres. Let op: je kan wel gewoon het document gaan ondertekenen als je naar de portal van Adobe Sign gaat. |