Wat is Nitro Sign?
Nitro Sign (eerder Connective eSignatures) biedt de mogelijkheid om documenten en brieven die door AdminPulse zijn gemaakt en bestemd zijn voor de eindklant, digitaal te laten ondertekenen. Het digitaal ondertekenen kan door alle partijen, dus zowel door een medewerker van het kantoor als door de eindklant.
Nitro Sign levert een ruime keuze aan ondertekenmethodes, waaronder een brede waaier aan Europese eID-systemen die voldoen aan de eIDAS-verordening.
Er zijn geen extra kosten die door AdminPulse worden aangerekend. Elk document dat ondertekend moet worden, kan gratis via AdminPulse worden verzonden. De transactiekost voor het ondertekenen wordt aangerekend door Nitro Sign.
Meer informatie vindt u op: https://www.gonitro.com/nl/nitro-sign
2. Gegevens van Nitro Sign invoeren in AdminPulse
3. Sjablonen klaarmaken voor digitale handtekening
4. Brief versturen ter ondertekening
Integratie in AdminPulse
De integratie van Nitro Sign in AdminPulse maakt het mogelijk om een verzoek tot handtekening van een document te versturen naar de eindklant of naar een medewerker van het kantoor. AdminPulse stuurt de nodige gegevens naar Nitro Sign, die vervolgens een link naar de gebruiker stuurt. Op de omgeving van Nitro Sign kan de eindklant dan ondertekenen via de geconfigureerde methodes.
1. Nitro Sign-account
- Voor de integratie met Nitro Sign hebt u een Nitro Sign-account nodig. Dit account kan online worden aangevraagd via https://www.gonitro.com/nl/nitro-sign
Nitro Sign zal contact met u opnemen en de benodigde gegevens verstrekken voor verdere integratie.
2. Gegevens van Nitro Sign invoeren in AdminPulse
Wanneer u de gegevens van Nitro Sign hebt ontvangen, dient u deze in te voeren op onze Admin-Connect webpagina. Via deze pagina krijgt u een handig overzicht van alle integraties met externe koppelingen, waaronder Nitro Sign. U kunt navigeren naar Admin-Connect via https://connect.adminpulse.be/.
Ga naar Algemene instellingen -> Documenten
Op de startpagina van Admin-Connect vindt u een knop om de integratie met Nitro Sign te maken.
In het scherm moeten de gegevens worden ingevuld die u via uw contactpersoon bij Nitro Sign hebt verkregen.
- Username: dit is de API-username die gekoppeld is aan uw omgeving. Dit is niet uw persoonlijke e-mailadres waarmee u inlogt op de portal van Nitro Sign. Mocht u niet weten wat uw API-username is, vraag deze informatie dan op bij uw contactpersoon.
- Password: het wachtwoord van de API-username.
- Endpoint: dit is de URL van uw Nitro Sign-omgeving, bijvoorbeeld: https://myoffice.nitrosign.eu
- Expire package after # days: het aantal dagen waarna de mogelijkheid tot ondertekening vervalt.
- Default signing method: als u hier een van de ondertekeningsmethodes kiest, zal alleen die methode gebruikt kunnen worden door de eindklant. We raden aan om deze optie leeg te laten.
- Document group: als er in uw Nitro Sign-omgeving documentgroepen zijn geconfigureerd, kunt u hier de groep selecteren waarin de documenten terechtkomen bij verzending. Via een documentgroep kunt u documenten delen met andere gebruikers. Meer informatie vindt u op https://connectivegroup.my.site.com/s/article/How-do-I-create-a-document-group?language=en_US
3. Briefsjablonen klaarmaken voor digitale handtekening
Om te bepalen welke en hoeveel handtekeningen in het document moeten komen, moeten er velden worden toegevoegd aan het sjabloon of het opgemaakte Word-bestand in AdminPulse. Deze moeten voldoen aan een bepaald formaat dat wordt opgelegd door Nitro Sign. De volledige documentatie van Nitro Sign over deze velden vindt u op deze webpagina.
Een veld toevoegen aan het sjabloon kan eenvoudig door normale tekstinvoer. Er hoeft geen speciaal "veldtype" gekozen te worden, maar het moet wel voldoen aan het volgende formaat en vereisten:
Voorbeeld: #SIG01_100_200#
- Elk handtekeningveld moet starten en eindigen met een hashtag #.
- SIG01: de benaming van het veld. Deze naam zal later in AdminPulse gekoppeld moeten worden aan een medewerker of eindklant, afhankelijk van wie op die plaats moet tekenen. Dit kunt u naar wens aanpassen zolang het in dit formaat blijft. Wilt u een onderscheid maken tussen bijvoorbeeld de klant die tekent en een bestuurder, dan kunt u KLA01 en BES01 gebruiken. Belangrijk: dezelfde benaming mag niet meer dan één keer worden gebruikt; gebruik dus SIG01, SIG02, etc., of BES01, BES02, etc.
- 100: de hoogte van het handtekeningveld (minimaal 70).
- 200: de breedte van het handtekeningveld (minimaal 112).
Een uitgewerkt voorbeeld van een sjabloon dat klaar is voor digitale handtekening ziet er als volgt uit:
Opmerking: De handtekeningen die over de markering worden geplaatst zijn meestal transparant (of wit). Om te voorkomen dat de velden nog steeds zichtbaar zijn nadat het document is ondertekend, kunt u het handtekeningveld in een witte tekstkleur zetten.
4. Verstuur brief ter ondertekening
Wanneer een document of brief is opgesteld voor een bepaalde relatie via het sjabloon dat de velden bevat, kunt u deze versturen ter ondertekening naar de klant. Dit doet u door in het relatiedossier te kiezen voor "Verstuur aanvraag tot handtekening" onder de sectie Brieven en op het gewenste document te klikken. Deze optie is alleen beschikbaar als het document nog niet is ondertekend.
In het dialoogvenster zal voor elk handtekeningveld dat in het document is gevonden gevraagd worden om een medewerker of eindklant te kiezen. Bij een onderneming zal de lijst met relaties worden opgevuld met de gelinkte relaties van het type persoon die aan deze onderneming gekoppeld zijn. Het e-mailadres is verplicht, dit is het adres waarop de persoon een uitnodiging tot ondertekening zal ontvangen. Voor sommige ondertekenmethodes is een mobiel telefoonnummer vereist. Als dit uw gewenste ondertekenmethode is, moet er dus een GSM-nummer ingevuld zijn.
Nadat voor alle handtekeningvelden een ondertekenaar is gekozen, kan het document worden verzonden. De klant zal via e-mail worden uitgenodigd om het document te ondertekenen en het document blijft "in afwachting" totdat er een verdere statuswijziging plaatsvindt.
5. Statuswijzigingen
Na verzending ter ondertekening kan een document een van de volgende statussen krijgen:
- Getekend: Alle ondertekenaars hebben het document succesvol ondertekend.
- Geweigerd: Eén van de ondertekenaars heeft geweigerd het document te ondertekenen.
- Vervallen: Het document kan niet meer worden ondertekend omdat de termijn is verstreken.
- Ingetrokken: Het verzoek tot ondertekening is ingetrokken door de aanvrager.
- Gefaald: Er is iets misgegaan met het document of tijdens het ondertekenen.
Mogelijke foutcodes
| Foutcode | Betekenis |
| No signature fields found | Zorg ervoor dat er handtekeningvelden in het document staan, conform de Nitro Sign-specificaties: https://documentation.connective.eu/en-us/eSignatures5.5/SigningFieldWithId.html#1023-text-markers |
|
'MarkerOrFieldId' [#SIG01_75_200#] not found or not conform to requirements. Signing field not created.
|
Het veld dat naar Nitro Sign werd doorgestuurd kon niet gevonden worden in het document. Verwijder alle velden uit het document en probeer het opnieuw. |
| Required data field [EmailAddress] is missing or empty | Het e-mailadres van de ondertekenaar is leeg. Zorg ervoor dat er een correct e-mailadres is ingevuld in het relatiedossier en dat dit het primaire e-mailadres is. |
| No user found with email address [sample@email.com]. |
De gebruiker die de aanvraag tot ondertekening start, is niet bekend binnen de Nitro Sign-omgeving. Voeg de gebruiker toe met hetzelfde e-mailadres als waarmee deze gebruiker inlogt in AdminPulse. |
| Required data field [Stakeholders[0].Actors[0].SigningTypes] is missing or empty | Dit kan gebeuren als de "Default signing method" op SMS staat ingesteld, maar er geen GSM-nummer is doorgegeven aan Nitro Sign omdat dit leeg is in het relatiedossier. |
| Missing credentials |
Mogelijk bent u recent overgestapt naar een nieuwe versie van Nitro Sign (v6). Hiervoor moet een aanpassing worden gemaakt aan het "endpoint" van de configuratie. U dient /esig toe te voegen aan de URL van het endpoint dat momenteel is geconfigureerd. |
| Controleer of u de integratie correct hebt geconfigureerd. Als u meerdere eigen bedrijven hebt, let er dan op dat u de integratie per bedrijf configureert. |