Inleiding 
Penneo biedt de mogelijkheid om documenten en brieven die door AdminPulse gemaakt zijn en bestemd zijn voor de eindklant, digitaal te laten ondertekenen. Het digitaal ondertekenen kan door alle partijen, dus zowel door een medewerker van het kantoor als door de eindklant.
Hiermee vervang je handtekeningen op papier en met inkt door volledig geautomatiseerde elektronische workflows voor ondertekening. Met deze software kan je snel en eenvoudig documenten ter ondertekening verzenden, laten ondertekenen en bijhouden.
Er zijn geen extra kosten die aangerekend worden door AdminPulse. Elk document dat gehandtekend moet worden, kan gratis via AdminPulse verzonden worden. Er is enkel een abonnement nodig bij Penneo.
Meer informatie vindt u op https://penneo.com/nl/
Inhoud
2. Ingave Penneo-gegevens in AdminPulse
Ondersteunde tekenmethodes
Penneo ondersteunt 4 tekenmethodes:
- Itsme België
- Handtekening tekenen
- Upload een foto van je handtekening
- Type je naam
Het is mogelijk om de eenvoudige elektronische tekenmethodes afzonderlijk uit te schakelen binnen de AdminPulse configuratie.
Integratie met AdminPulse
1. Penneo-account per gebruiker
Voor de integratie met Penneo heb je een Penneo-account nodig. Dit account kan online worden aangevraagd via https://penneo.com/
Elke gebruiker die via AdminPulse documenten wilt versturen om te laten handtekenen, heeft een eigen account nodig in Penneo.
2. Ingave Penneo-gegevens in AdminPulse
- Ga naar de Algemene Instellingen > Geconnecteerde applicaties of Mijn Profiel > Admin-Connect.
- Hier klik je bij Penneo op "connect"
- Je zal nu een Client key en Secret moeten ingeven. Deze bekom je via deze website: https://app.penneo.com/settings/profile/user/integration
- Indien gewenst, kan je ook een bepaalde map aanduiden waar de documenten bij Penneo in terecht zullen komen.
- Extra opties:
- Je kan de optie aanvinken om de getekende documenten van de jaarrekening door Silverfin toe te voegen in AdminPulse: zie artikel Silverfin documenten getekend door Penneo.
- Je kan de optie aanvinken om alle andere getekende documenten uit Penneo toe te voegen in AdminPulse. Deze optie kan je gebruiken om de flow vanuit Silverfin en Instaclause te vervolledigen. Zo kunnen documenten uit Silverfin/Instaclause naar Penneo gestuurd worden én worden deze automatisch na ondertekening in AdminPulse gezet.
- Klik dan op "Save" om de gegevens te bewaren.
Briefsjablonen
Je hoeft geen speciale aanpassingen aan het briefsjabloon in AdminPulse te doen. Penneo plaatst de handtekeningen steeds helemaal achteraan het document op een aparte pagina.
Het is niet mogelijk om naast de handtekenvelden ook andere velden (tekst, keuzelijst, vinkjes,...) in het document te plaatsen via de integratie tussen AdminPulse en Penneo.
Penneo Webforms biedt hier mogelijk een oplossing voor, maar het document zal dus niet automatisch vanuit AdminPulse verstuurd kunnen worden. Dit is tevens een bijkomende module bij Penneo en is dus een extra kost. Voor meer info kan je hiervoor terecht bij Penneo.
E-mailsjablonen
Het is mogelijk om eigen e-mailsjablonen op te maken voor de verzending van het document. Dit doe je door een e-mailsjabloon toe te voegen, voor type "Digitale handtekening". Bij het versturen van de aanvraag tot handtekenen selecteer je dan het gewenste e-mailsjabloon.
In je e-mailsjabloon moet je ook zeker het invulveld {link} voorzien. Dit zal namelijk vervangen worden door de link om te tekenen.
Als er geen e-mailsjabloon voor digitale handtekening bestaat, zal er een standaardtekst voorzien worden.
Noot: indien er meerdere eigen bedrijven zijn, is een sjabloon per eigen bedrijf nodig. Bij het verzenden kan je dan een sjabloon kiezen van het bedrijf dat aan de relatie gekoppeld is.
HTML
Standaard wordt er geen HTML ondersteund voor de e=mail die wordt verzonden naar de klant. Wens je dit toch te activeren, dan kan je een e-mail sturen naar support@penneo.com met de vraag om dit voor jouw account aan te zetten.
Gekende foutmeldingen
| Foutmelding | Betekenis |
| Logo afbeelding wordt niet opgeladen in de verzonden mail. |
Dit is een email dat vanuit Penneo wordt verstuurd. Het kan zijn dat je browser deze afbeeldingen niet ondersteund of blokkeert. Via de link van Microsoft kan je raadplegen hoe je dit kunt oplossen in je browser. Indien het niet werkt na deze stap, raden we aan om Penneo hierover te contacteren. |
| Je dient na te kijken of je de integratie geconfigureerd hebt. Indien je meerdere eigen bedrijven hebt, moet je erop letten om de integratie te configureren per eigen bedrijf. |