Met Penneo kan je documenten en brieven die je in AdminPulse aanmaakt, digitaal laten ondertekenen. Het digitaal ondertekenen kan door alle partijen: zowel door je collega’s binnen het kantoor als door je eindklanten. Zo vervang je papieren handtekeningen door een geautomatiseerde, elektronische workflow.

👉 Er zijn geen extra kosten die door AdminPulse worden aangerekend. Elk document dat ondertekend moet worden, kan gratis via AdminPulse verzonden worden. Je hebt wél een Penneo-abonnement nodig.

Meer info of een Penneo-account aanmaken: penneo.com/nl

Door Penneo ondersteunde tekenmethodes

Penneo ondersteunt deze tekenmethodes:

itsme (België)
Handtekening tekenen
Een afbeelding van de handtekening uploaden
De naam typen

💡 Je kan de eenvoudige elektronische tekenmethodes (handtekening tekenen, afbeelding van de handtekening uploaden of de naam typen) afzonderlijk uitschakelen in de configuratie in Penneo.

De integratie tussen Penneo en AdminPulse opzetten

Vereiste: Penneo-account en koppeling per gebruiker

👉 Elke AdminPulse-gebruiker die documenten wil versturen om te laten tekenen, heeft een eigen Penneo-account nodig en moet de koppeling ook zelf instellen in AdminPulse.

Werk je met meerdere eigen bedrijven in AdminPulse? Configureer de Penneo-integratie per eigen bedrijf én per gebruiker.

Vraag je Penneo-account aan via penneo.com.

De koppeling met Penneo instellen in AdminPulse

Om de koppeling tussen Penneo en AdminPulse op te zetten, volg je in AdminPulse deze stappen:

Ga in AdminPulse naar Instellingen > Geconnecteerde applicaties of naar Mijn profiel > Admin-Connect.
Zoek in de lijst met integraties naar Penneo en klik op Connect.
Vul je Client key en Secret in. Je maakt deze API-sleutels aan in Penneo. Zie de Penneo-handleiding: API-sleutels activeren, vinden en creëren.
👉 Gebruik deze gegevens per gebruiker en deel ze niet met anderen.
Kies de gewenste opties:
- Penneo folder: selecteer optioneel de map in Penneo waar documenten vanuit AdminPulse terechtkomen.
- Herinneringen: bepaal om de hoeveel dagen (1–30) Penneo automatisch een e-mail stuurt naar ontvangers die een document nog niet hebben ondertekend.
- E-mailnotificaties: ontvang updates per e-mail (bv. document getekend of geweigerd).
- Simple Electronic Signatures: laat eenvoudige elektronische handtekeningen toe.
  👉 Zorg dat in Penneo minstens één optie (tekenen, uploaden of typen) is ingeschakeld in Penneo.
- Getekende jaarrekeningsdocumenten toevoegen (Silverfin): voeg automatisch de door Penneo getekende Silverfin-documenten toe in AdminPulse. Zie ook: Silverfin-documenten getekend door Penneo.
- Andere getekende documenten toevoegen: importeer ook andere Penneo-documenten automatisch in AdminPulse. Handig om de flow vanuit Silverfin en Instaclause te vervolledigen.
Klik op Next/Save om te bewaren.

Beperkingen voor extra velden

Via de integratie met Penneo kan je geen extra formuliervelden (tekst, keuzelijsten, vinkjes, …) toevoegen aan het document. Penneo Webforms kan hiervoor een oplossing zijn, maar dan verstuur je het document niet automatisch vanuit AdminPulse en is er een extra Penneo-module vereist.

Praktische tips

Test eerst met een intern e-mailadres voordat je documenten naar klanten verstuurt.
Hou de herinneringsfrequentie klantvriendelijk (bv. elke 3–5 dagen).

Impact van de Penneo koppeling op sjablonen

Briefsjablonen

Je hoeft je briefsjablonen in AdminPulse niet aan te passen. Penneo plaatst de handtekeningen automatisch op een aparte, laatste pagina.

E-mailsjablonen

Je kan eigen e-mailsjablonen maken voor de verzendmail van de ondertekeningsaanvraag. Voeg een sjabloon toe (Instellingen > E-mail- en interactiesjablonen) met het type Digitale handtekening en selecteer dit bij het verzenden van documenten.

👉 Voorzie in het sjabloon altijd het invulveld {link}. AdminPulse vervangt dit door de unieke tekenlink.

Bestaat er geen eigen e-mailsjabloon voor digitale handtekening, dan gebruikt AdminPulse een standaardtekst.

👉 Heb je meerdere eigen bedrijven? Maak per bedrijf een apart e-mailsjabloon. Bij het verzenden kies je het sjabloon van het bedrijf dat aan de relatie gekoppeld is.

Ondertekenaars in een vaste volgorde laten tekenen

Bij het versturen van een ondertekeningsaanvraag via Penneo kan je bepalen in welke volgorde ondertekenaars het document ontvangen en tekenen. Dit doe je met een aangepaste ondertekeningsvolgorde.

Een ondertekenaar ontvangt het tekenverzoek pas wanneer de vorige ondertekenaar heeft getekend. Een ondertekenaar met rangorde 2 ontvangt het verzoek dus pas nadat de ondertekenaar met rangorde 1 heeft ondertekend.

Vink Aangepaste ondertekeningsvolgorde aan bij het versturen van een aanvraag tot handtekening.
In de lijst met ondertekenaars verschijnt de kolom Rangorde.
Gebruik de pijltjes om de ondertekenaars in de juiste volgorde te plaatsen.

💡 Handig wanneer je het document eerst intern wil laten ondertekenen, bijvoorbeeld door de dossierbeheerder of vennoot, voordat de klant het tekenverzoek ontvangt.

Gekende foutmeldingen i.v.m. Penneo en oplossingen

Voorbeeldmelding wanneer integratie niet geconfigureerd is

💡 Goed om te lezen

Lees ook de volgende artikels voor meer uitleg en handige tips over digitaal ondertekenen en sjablonen:

Wil je documenten naar klanten sturen om ze digitaal te laten ondertekenen? Lees hoe dat werkt in dit artikel: Documenten - Digitale handtekening
Meer weten over het automatisch vervangen van documenten na ondertekening? Lees dan dit artikel: Instelling ‘Vervang het originele document nadat het is ondertekend’: zo werkt het
Ontdek hoe je brieventemplates efficiënt kan gebruiken in dit artikel: Briefsjablonen - Documentgeneratie
Wil je weten hoe Silverfin-documenten die door Penneo zijn getekend automatisch in AdminPulse terechtkomen? Lees dan: Silverfin-documenten ondertekenen via Penneo en automatisch toevoegen aan AdminPulse
Info over de integratie tussen AdminPulse en Penneo vind je ook in het Penneo helpcentrum: Integratie tussen AdminPulse en Penneo Sign

Gerelateerd aan

Foutmelding	Betekenis en oplossing
Logo/afbeelding wordt niet weergegeven in de verzonden e-mail.	De e-mail wordt rechtstreeks vanuit Penneo verstuurd. Sommige browsers of e-mailclients blokkeren afbeeldingen. Raadpleeg de Microsoft-handleiding om automatische download van afbeeldingen toe te staan. Werkt het daarna nog niet? Contacteer Penneo.
	Controleer of je de integratie correct hebt geconfigureerd. Werk je met meerdere eigen bedrijven? Configureer de integratie per eigen bedrijf én per gebruiker.