Facturen exporteren met Exporter

Met Exporter kan je je facturen laten bundelen in een bestand dat ingelezen kan worden in jouw boekhoudpakket. De facturen die je geselecteerd hebt in AdminPulse worden na een klik op de knop naar Exporter gestuurd. Daar kies je je boekhoudpakket en stel je een aantal parameters in, die vanaf dan door Exporter onthouden worden. Tenslotte krijg je download die een formaat heeft dat door het boekhoudpakket kan ingelezen worden. 

Exporter instellen

Ga eerst naar de Algemene instellingen. In de sectie Facturatie-instellingen kies je als Export methode voor facturen Exporter.

Facturen exporteren

In de menu Facturatie ga je naar Facturen en selecteert de facturen die je wil exporteren naar je boekhoudpakket.

Klik bovenaan op de knop Globale acties > Exporteer alle niet-geëxporteerde facturen. Het exportbestand wordt dan samengesteld en de pagina met Exporter zal automatisch openen zodra dat klaar is. Zeker als het om veel facturen gaat, kan dit even duren.

 

Als je niets selecteert, zullen alle niet eerder geëxporteerde facturen worden geëxporteerd. De facturen die reeds geëxporteerd zijn, kan je herkennen aan de gekleurde balkjes in de kolom Status.

Opgelet: Vul het in het relatiedossier van de klant in de sectie Identificatie eerst het Nr. Boekhouding in. Dit is de referentie naar dit dossier in je boekhoudpakket. 

 

Als dit niet is ingevuld, krijg je een waarschuwing en wordt de factuur niet geëxporteerd.

Exporter gebruiken

De allereerste keer vraagt Exporter naar welk boekhoudpakket je wilt exporteren. Deze keuze wordt bewaard. Deze keuze kan je later nog wijzigen. Momenteel heb je de keuze uit 36 boekhoudpaketten.

De file die AdminPulse heeft aangemaakt, staat meteen klaar in Exporter. Het bestand dat is aangemaakt kan je nog steeds wijzigen hier. De boekhoudsoftware die gebruikt moet worden, kan hier ook nog gewijzigd worden.

Daarna klik je op Next rechts onderaan.

Basisinstellingen voor je boekhoudpakket

In dit scherm vul je de parameters in die je boekhoudpakket nodig heeft om de facturen correct te kunnen importeren. Dit scherm is dan ook voor elk boekhoudpakket anders. In dit artikel staan de boekhoudpakketten waarnaar geëxporteerd kan worden, met voor elk een koppeling naar de beschrijving van de parameters.

Bovenaan het scherm staan eventuele waarschuwingen: gegevens die Exporter verwacht en die niet door AdminPulse geleverd zijn. Corrigeer deze gegevens eerst in AdminPulse en exporteer de facturen opnieuw.

In het scherm hieronder zie je de parameters die voor het boekhoudpakket Winbooks ingevuld moeten worden.

Als je alle parameters hebt ingevuld, klik je op Next. Exporter zal de ingevulde parameters onthouden.

Facturen (en klantgegevens) bekijken en eventueel aanpassen

In dit scherm ziet u bovenaan 3 tabbladen: Invoices, Customers en About.

Invoices

Dit scherm wordt standaard geopend. Facturen hebben een zwart factuurnummer, bij creditnota's is het creditnotanummer rood.

Bovenaan zie je de facturen / creditnota's die geëxporteerd worden, onderaan de opsplitsing over de rekeningen voor de factuur of de creditnota die bovenaan geselecteerd is (blauwe balk).

Als een hele regel in het rood staat, is er een fout in de gegevens. Onderaan het scherm staat beschreven wat er fout is.

Klik op het blauwe regelnummer voor een regel om gegevens te kunnen verbeteren. Een detailscherm opent, waarin je aanpassingen kan doen.
Deze aanpassingen worden enkel doorgevoerd voor deze export, ze worden NIET weggeschreven in AdminPulse! Klik onderaan het scherm op Save om de aanpassingen te bewaren, of op Cancel om het scherm te sluiten zonder op te slaan.

Customers

Als je in de parameters hebt aangegeven dat je ook klantgegevens wilt exporteren, kan je deze in dit scherm controleren.

In het voorbeeld hierboven zie je dat de tekst in regel nr 3 volledig in het rood staat. Dit betekent dat er een fout in de gegevens is. Onderaan het scherm zie je dat in het boekhoudpakket het veld Postcode beperkt is tot 10 tekens. De waarde in het veld Postcode in regel 3 is dus te lang. Klik op het blauwe regelnummer in de eerste kolom om de regel aan te passen.
Deze aanpassingen worden enkel doorgevoerd voor deze export, ze worden NIET weggeschreven in AdminPulse. Klik onderaan het scherm op Save om de aanpassingen te bewaren, of op Cancel om het scherm te sluiten zonder op te slaan.

About

In dit scherm zie je de versie van de Exporter en de versie van het boekhoudpakket waarnaar geëxporteerd wordt.

Als je alle gegevens nagekeken hebt, klik je onderaan het scherm op Next.
Exporter maakt het bestand of de bestanden die je boekhoudpakket nodig heeft en slaat ze op in een .ZIP bestand. Bewaar dit bestand op je computer in de import map voor uw boekhoudpakket.
Open deze import map en rechtsklik op het .ZIP bestand dat je net gedownload heeft. Kies "Hier uitpakken". Nu zijn de bestanden klaar om geïmporteerd te worden in het boekhoudpakket.

Gesupporteerde boekhoudpakketten

• Acta-B Lex-A
• ADIX
• Admisol Accountancy
• be.wan Alpha Management
• Briljant Account
• Cegid Quadra
• Christiaens Computer Service BoCount Dynamics
• Ciel Boekhouding
• ConXioN Account.net
• DeskSolutions FiadPro
• DLV DLVadmin
• Eweb-consult Calculo
• Exact Software Exact Globe (Cubic Pro)
• Exact Software Exact Online (*)
• Exact Software ProAcc
• IllicoSoft Atilissima
• Inaras Octopus
• Intec Book-in
• Just Software Dave Accounting
• Kluwer Adsolut
• Kluwer Expert/M Plus
• Kluwer VERO-Count
• Little Big Rig Productions Accowin
• Orbis Finance
• Patrick Haesaert Super Hi-Link
• Popsy Software Popsy
• Praxis
• Sage BOB
• Sage Ligne 100
• Servico SwingCount
• Sita Azur
• T.I.P. Group Integral
• Template Sobec
• TopPower TopACCOUNT
• Unit 4 C-Logic Multivers
• Unit 4 C-Logic Venice
• WinAuditor WinAuditor
• WinBooks WinBooks
• Wings
• Yuki (*)
• Zen Soft Optimum

(*) Deze integratie is ook beschikbaar via onze Connect integratie. Zo kan u eenvoudig met 1 druk op de knop facturen verzenden naar je boekhoudpakket.