AdminPulse berekent op basis van je registraties hoeveel uren je op een dag hebt gewerkt. Die uren worden vergeleken met de verwachte werktijd volgens je uurrooster. Zo bepaalt AdminPulse of je overuren hebt gepresteerd of ontbrekende uren hebt.
Om die verschillen administratief correct te verwerken, kan je ontbrekende uren laten opvullen: met recup of met werk (extra registraties).
In dit artikel lees je wat ontbrekende uren zijn, waar je ze kan opvolgen en hoe je ze kan laten opvullen.
Wat zijn ontbrekende uren en waar kan je ze opvolgen?
Ontbrekende uren ontstaan wanneer het totaal van je geregistreerde werkuren en afwezigheden lager is dan de verwachte werktijd volgens je uurrooster.
In onderstaand voorbeeld is bijvoorbeeld op sommige dagen iets langer gewerkt en op andere dagen iets korter dan voorzien in het uurrooster:
Je ziet ontbrekende uren in het scherm Uren per medewerker (Hrm > Uren per medewerker). Daar zie je per dag en per periode hoeveel uren er ontbreken en kan je, afhankelijk van je rechten, meteen acties uitvoeren.
Daarnaast zie je ontbrekende uren ook in:
- het homepagina-widget ‘Mijn registraties’: hier zie je ontbrekende uren voor vandaag, gisteren, deze week en deze maand. Vanuit deze widget kan je ook rechtstreeks een registratie toevoegen.
- de dagweergave: wanneer je een specifieke dag bekijkt in het scherm Registratie > Nieuwe registratie, zie je daar ook de ontbrekende uren voor die dag.
Ontbrekende uren opvullen: twee mogelijkheden in het 'Uren per medewerker'-scherm
Optie 1: Ontbrekende uren opvullen met recup
Met deze optie laat je AdminPulse ontbrekende uren opvullen door recup te registreren (opgenomen overuren). Daardoor vermindert je overurensaldo.
Opmerking: AdminPulse gaat nooit onder nul. Ontbrekende uren worden dus enkel opgevuld zolang er voldoende overuren beschikbaar zijn.
Optie 2: Ontbrekende uren opvullen met werk
In plaats van ontbrekende uren op te vullen met recup, kan je ze ook opvullen met werk. AdminPulse maakt dan tijdregistraties aan om de ontbrekende uren te registreren.
👉 Let op: AdminPulse maakt hierbij tijdregistraties aan. Gebruik dit om administratieve gaten te dichten, niet om foutieve registraties te maskeren.
Stap-voor-stap: ontbrekende uren opvullen vanuit het 'Uren per medewerker'-scherm
De stappen zijn voor beide opties hetzelfde. In het menu kies je of je de ontbrekende uren wil opvullen met recup of met werk.
- Ga naar het scherm Uren per medewerker (Hrm > Uren per medewerker).
- Ga naar de rij van de medewerker (voor jezelf, of voor een collega als je de juiste rechten hebt).
- Open in de kolom Totaal het openklapmenu via het pijltje
.
- Kies Ontbrekende uren opvullen met recup of Ontbrekende uren opvullen met werk.
💡 Je kan deze actie uitvoeren via de kolom Totaal voor een volledige periode om het manuele werk te beperken, of per dag of periode via de individuele cellen in de tabel.
Het invulscherm: betekenis van de velden
Na het kiezen van een optie opent een scherm waarin je de periode en details bevestigt.
Gemeenschappelijke velden
- Van - tot: de periode waarin de ontbrekende uren worden opgevuld.
-
Totale duur: het totaal aantal ontbrekende uren in de gekozen periode. Via het kalendertje kan je per dag bekijken hoeveel uren er ontbreken.
- Eigen bedrijf: het Eigen Bedrijf waarop de registratie wordt geboekt.
Specifiek bij opvullen met recup
- Saldo overuren: het huidige totaal aan overuren van de medewerker.
- Saldo overuren na opslaan: het resterende overurensaldo nadat de ontbrekende uren zijn opgevuld.
- Wat: Recup (staat standaard ingevuld).
Specifiek bij opvullen met werk
- Wat: kies het tijd-prijslijstitem waarop je de extra registratie wil boeken.
Wat gebeurt er na het opslaan?
Na het opslaan maakt AdminPulse automatisch de nodige registraties aan: recup-registraties bij opvullen met recup, of tijdregistraties bij opvullen met werk. Je ziet het resultaat meteen terug in het overzicht.
Belangrijke aandachtspunten bij recup
AdminPulse houdt één saldo bij van je overuren. Recup zijn opgenomen overuren: AdminPulse boekt hiermee uren weg van je overurensaldo.
Je recup-balans loopt automatisch door naar het volgende jaar. Ongebruikte recup-uren worden niet automatisch gereset of geschrapt door AdminPulse.
👉 Een verantwoordelijke of beheerder kan dit saldo indien nodig manueel corrigeren, bijvoorbeeld aan het begin of einde van een jaar. Zie: Correcties overuren
Wie kan ontbrekende uren opvullen?
Om ontbrekende uren te kunnen opvullen, heb je de juiste rechten nodig. De rechten hangen af van voor wie je de uren wil opvullen.
Standaard gebruikersrollen die ontbrekende uren kunnen opvullen:
- Voor jezelf: alle standaardrollen kunnen ontbrekende uren voor zichzelf opvullen.
- Voor anderen: alleen de rollen Beheerder en Volledig gebruiker kunnen ontbrekende uren voor andere medewerkers opvullen.
Werk je met een aangepaste gebruikersrol, dan hangen de rechten af van de specifieke instellingen van die rol:
- Voor jezelf: je hebt Registraties – Eigen registraties (aanmaken) nodig om de optie te zien, en Registraties – Eigen registraties (aanpassen) om de wijzigingen op te slaan.
- Voor een andere medewerker: je hebt Registraties – Andere medewerkers (aanmaken) nodig om de optie te zien, en Registraties – Andere medewerkers (aanpassen) om de wijzigingen op te slaan.
FAQ
Zie je de optie Ontbrekende uren opvullen met recup of Ontbrekende uren opvullen met werk niet? Controleer dan of:
- je de juiste rechten hebt (zie hierboven),
- de medewerker een uurrooster heeft,
- er effectief ontbrekende uren zijn in de geselecteerde periode.
💡Goed om te lezen
- Voor een introductie en overzicht van de HRM-mogelijkheden binnen AdminPulse, zie: Overzicht van de HRM-functionaliteiten in AdminPulse
- Heb je graag meer uitleg over het 'Uren per medewerker'-scherm? Kijk dan hier: Overzicht: Werken met het scherm Uren per medewerker