Overzicht: Werken met het scherm Uren per medewerker

In het overzicht Uren per medewerker volg je per medewerker op hoeveel uren er verwacht en geregistreerd zijn, en welke uren eventueel nog ontbreken binnen een gekozen periode. Dit scherm combineert tijdregistraties, afwezigheden, recup en thuiswerk in één duidelijk overzicht.

Je gebruikt dit overzicht vooral om:

• te controleren of medewerkers hun uren correct hebben geregistreerd,
• ontbrekende uren snel op te sporen,
• overuren en recup op te volgen en op te vullen,
• in te zoomen op specifieke dagen of medewerkers.

Dit is in de eerste plaats een controle- en opvolgingsscherm. Het is geen registratiescherm op zich, maar je kan er wel registraties aanmaken wanneer dat nodig is.
Omdat dit scherm volledig op bestaande registraties is gebaseerd, is het niet bedoeld om informatie uit de toekomst te raadplegen. Wil je geplande afwezigheden bekijken, dan gebruik je best het scherm Afwezigheden kalender (Hrm > Afwezigheden kalender).

💡 Belangrijk: overuren kunnen in AdminPulse niet geblokkeerd worden. Via dit overzicht kan je ze wel opvolgen, corrigeren en verrekenen met recup.

Wanneer is het 'Uren per medewerker'-overzicht betrouwbaar?

Om correcte en volledige cijfers te zien in het scherm Uren per medewerker, is het belangrijk dat een aantal HRM-instellingen correct zijn opgezet. Ontbrekende of foutieve instellingen kunnen leiden tot onvolledige of misleidende resultaten.

Belangrijke aandachtspunten zijn:

• Uurroosters per medewerker
  Idealiter heeft elke medewerker een uurrooster. Dit bepaalt de verwachte werktijd en is noodzakelijk om ontbrekende uren en overuren correct te berekenen.
• Afwezigheidstypes
  Enkel afwezigheidstypes waarvoor een type bestaat (zoals vakantie, ADV of ziekte) én waarvoor effectief registraties zijn ingegeven, worden in dit overzicht meegenomen.

👉 Voor een algemene introductie tot HRM in AdminPulse en het instellen van uurroosters en afwezigheidstypes, zie: Overzicht van de HRM-functionaliteiten in AdminPulse 

💡 Kloppen de cijfers niet? Controleer altijd eerst deze instellingen.

Daarnaast is het belangrijk dat tijd, afwezigheden en recup correct en volledig worden geregistreerd, zodat het Uren per medewerker-scherm een betrouwbaar en volledig beeld kan tonen.

Hoe is het Uren per medewerker-scherm opgebouwd?

Het scherm bestaat uit een overzichtstabel waarin je per medewerker ziet hoeveel uren er zijn geregistreerd binnen de geselecteerde periode.

Elke rij in de tabel stelt één medewerker voor. De kolommen tonen de uren per dag, week, maand of jaar, afhankelijk van de gekozen groepering. Aan het einde van de rij zie je de totalen voor de geselecteerde periode.

Door op een medewerkerrij te klikken, kan je de rij openklappen. In de detailweergave zie je per medewerker meerdere detailregels met de verschillende aantallen uren, zoals:

• Verwachte werktijd
  • Gewerkte uren (door open te klappen worden deze opgesplitst per prijslijstitem en subklasse)
  • Afwezigheid (door open te klappen worden deze opgesplitst per type)
  • Recup
• Ontbrekende uren
• Overuren (alleen zichtbaar als er effectief overuren zijn)
• Correcties overuren (alleen zichtbaar als er correcties zijn)
• Saldo overuren deze periode (alleen zichtbaar als er overuren zijn)
• Thuiswerk

💡 Via de kleine pijltjes voor sommige regels kan je nog verder in detail gaan en zien waarop uren precies geregistreerd zijn.

Betekenis van de verschillende uurtypes

Om het overzicht correct te interpreteren, is het belangrijk het onderscheid tussen de verschillende soorten uren te begrijpen:

• Verwachte werktijd: het aantal uren dat een medewerker volgens zijn of haar uurrooster zou moeten werken in de geselecteerde periode.
  • Gewerkte uren: alle effectief geregistreerde werkuren.
  • Opleidingsuren: alle uren die geregistreerd werden op opleidingen. 
  • Afwezigheid: uren die geregistreerd zijn als afwezigheid, zoals vakantie, ziekte of andere afwezigheidstypes.
  • Recup: uren die geregistreerd zijn als recuperatie (opgenomen overuren). Deze uren verminderen het overurensaldo.
• Ontbrekende uren: het verschil tussen de verwachte werktijd en de som van gewerkte uren en afwezigheden. Deze uren wijzen erop dat er nog registraties ontbreken.
• Overuren: extra gewerkte uren bovenop de verwachte werktijd volgens het uurrooster. Overuren worden automatisch berekend en alleen getoond wanneer ze effectief aanwezig zijn.
• Correcties overuren: correcties die zijn toegepast op het overurensaldo. Deze kunnen positief of negatief zijn en worden alleen getoond als er effectief correcties zijn ingevoerd.
• Saldo overuren deze periode: het saldo van overuren dat nog over is binnen de geselecteerde periode. Dit verschijnt zowel als kolom in de totalen als als detailregel per medewerker wanneer er overuren in de periode zijn.
• Thuiswerk: uren waarop een medewerker van thuis uit werkt.

👉 Niet alle regels zijn altijd zichtbaar. Sommige uurtypes verschijnen alleen wanneer ze effectief van toepassing zijn voor de medewerker en de gekozen periode.

Visuele aanduidingen in het overzicht

Het overzicht gebruikt verschillende visuele signalen om afwijkingen en bijzonderheden snel herkenbaar te maken.

• Ontbrekende uren
  Wanneer er uren ontbreken volgens het uurrooster, wordt dit visueel aangeduid in de tabel met een wit pijltje naar beneden in een rode cirkel. Dit helpt je om snel te zien waar nog registraties nodig zijn.
• Thuiswerk
  Dagen waarop een medewerker van thuis werkt, worden aangeduid met een huis-icoon. Dit kan gebaseerd zijn op registraties of op het uurrooster.
• Niet-werkdagen
  Feestdagen, weekends en vrije dagen volgens het uurrooster worden als niet-werkdagen weergegeven. Voor deze dagen worden geen verwachte uren getoond. Weekends hebben een grijze achtergrondkleur.

👉 Zie je geen aanduidingen? Dan betekent dit meestal dat er voor die periode geen afwijkingen zijn, of dat bepaalde gegevens niet van toepassing zijn.

💡 Ontbrekende uren en andere indicatoren zijn alleen zichtbaar wanneer er een uurrooster is ingesteld voor de medewerker.

Werken met periodes en groepering in het Uren per medewerker-scherm

Bovenaan het scherm bepaal je voor welke periode en op welk detailniveau je de uren wil bekijken. Dit heeft een grote invloed op wat je ziet en hoe gedetailleerd het overzicht is.

Groepering kiezen

Je kan de uren groeperen:

• Per dag: toont het meeste detail, ideaal om ontbrekende registraties of afwijkingen op specifieke dagen te analyseren.
• Per week: geeft een samenvatting per week, handig voor wekelijkse opvolging.
• Per maand: geschikt voor een globaal overzicht en rapportering.
• Per jaar: biedt een hoog-overzicht van trends over meerdere jaren.

👉 Hoe fijner de groepering, hoe meer detail je ziet. Voor correcties of controles op dagbasis werk je best in de dagweergave.

Periode instellen

Via de Van- en Tot-velden bepaal je het datumbereik van het overzicht. Daarnaast kan je snel navigeren met de knoppen voor:

• vorige periode,
• huidige periode,
• volgende periode.

Wanneer je van groepering wisselt (bijvoorbeeld van maand naar dag), past AdminPulse de periode automatisch aan zodat je steeds een logisch bereik te zien krijgt.

Filters gebruiken om snel inzicht te krijgen in het 'Uren per medewerker'-scherm

Met de filters bovenaan het scherm kan je het overzicht verfijnen en focussen op specifieke medewerkers of situaties. Dit is vooral nuttig voor beheerders die met grotere teams werken.

💡 De knop Filters terugzetten om filters te resetten verschijnt zodra je één of meerdere filters hebt aangepast.

Beschikbare filters

• Alle gebruikers: Toon alle medewerkers, of kies één specifieke medewerker om enkel die persoon te analyseren.
• Medewerker type: Filter op basis van het veld Medewerker type uit de medewerkerfiche (opties: Interne medewerker, Externe medewerker, Zelfstandige, Stagiair, Student).
• Teams: Beperk het overzicht tot één specifiek team.
• Eigen bedrijf (medewerkers): Werk je met meerdere Eigen Bedrijven, dan kan je hier het relevante bedrijf selecteren. Je filtert dan op de medewerkers die behoren tot het geselecteerde Eigen Bedrijf.
• Medewerkerlabels (met): Toon enkel medewerkers die één of meerdere specifieke medewerkerlabels hebben.
• Type registratie: Met de knoppen Tijd, Afwezigheid, Recup en Opleiding kan je bepalen welke soorten registraties zichtbaar zijn in het overzicht. Zo kan je je analyse beperken tot één type, zonder afleiding van andere gegevens.

Daarnaast is er een schuifknop beschikbaar:

• Toon enkel medewerkers met ontbrekende uren: vink dit aan om te focussen op medewerkers waarvoor nog actie nodig is.

  💡 Deze filter is bijzonder handig bij maandelijkse of wekelijkse controles, omdat medewerkers zonder problemen automatisch uit beeld verdwijnen.

Acties vanuit het Uren per medewerker-overzicht

Het overzicht Uren per medewerker is niet alleen bedoeld om cijfers te raadplegen, maar laat je ook toe om rechtstreeks acties te ondernemen wanneer je afwijkingen vaststelt.

Wanneer je met je muis over een cel in de tabel gaat, verschijnt er een klein pijltje . Via dit openklapmenu krijg je toegang tot verschillende acties, afhankelijk van de situatie en je rechten.

Actie: Registratie overzicht openen

Via de optie Registratie overzicht openen in het openklapmenu ga je rechtstreeks naar het volledige registratieoverzicht van de geselecteerde medewerker en periode.

Dit is handig wanneer je:

• meer detail wil zien dan wat in het samengevatte overzicht past,
• wil nagaan waarop uren precies geregistreerd zijn.

Actie: Toon dagoverzicht

Werk je in een week-, maand- of jaarweergave, dan kan je vanuit een cel inzoomen naar dagweergave via de optie 'Toon dagoverzicht' in het openklapmenu.

De groepering wordt dan automatisch aangepast en je ziet meteen de onderliggende dagen die bij die periode horen.

💡 Gebruik deze functie wanneer je vanuit een globaal overzicht snel naar concrete dagen wil gaan zonder manueel filters aan te passen.

Acties: Ontbrekende uren begrijpen en aanvullen

Ontbrekende uren ontstaan wanneer het aantal geregistreerde werk- en afwezigheidsuren lager ligt dan de verwachte werktijd volgens het uurrooster.

Wanneer er ontbrekende uren zijn, worden deze visueel aangeduid met een witte pijl in een rode cirkel in het overzicht. Dit is een van de belangrijkste signalen in dit scherm.

Ontbrekende uren opvullen

Voor medewerkers met ontbrekende uren kan je deze laten aanvullen via het openklapmenu in het overzicht:

• Ontbrekende uren opvullen met werk
• Ontbrekende uren opvullen met recup

💡 Deze opties zijn alleen zichtbaar wanneer:

• er effectief ontbrekende uren zijn,
• de medewerker een uurrooster heeft,
• je de nodige rechten hebt om registraties toe te voegen.

👉 Gebruik deze opties met zorg. Aanvullen is vooral bedoeld om administratieve gaten te dichten, niet om foutieve registraties te verbergen.

Een uitgebreid artikel over het aanvullen van uren vind je hier: Ontbrekende uren: opvolgen en opvullen met recup of werk

Actie: Thuiswerk aanpassen

Thuiswerkuren worden in het overzicht afzonderlijk weergegeven en aangeduid met een huis-icoon.

Wil je de werklocatie toevoegen, kies dan de optioe Thuiswerk in het openklapmenu. Wil je thuiswerk aanpassen naar werken op kantoor, dan kan dat via hetzelfde openklapmenu met de optie Hele dag op kantoor.

  

In de dagweergave kan je het aantal thuiswerkuren rechtstreeks aanpassen via de detailregel:

1. klik op de thuiswerkuren,
2. pas het aantal uren aan.

De wijziging wordt meteen opgeslagen.

👉 Thuiswerk kan enkel aangepast worden in dagweergave. In week-, maand- en jaarweergave is dit niet mogelijk.

💡 Je kan standaard enkel je eigen thuiswerk aanpassen, tenzij je over bijkomende beheerdersrechten beschikt.

Acties: Registraties, afwezigheden en recup toevoegen vanuit het Uren per medewerker-scherm

Merk je dat er registraties ontbreken, dan kan je die rechtstreeks vanuit dit overzicht toevoegen. Dat kan via de knop en het menu bovenaan het scherm, of in het overzicht zelf via het openklapmenu.

Voor jezelf

Bovenaan het scherm

Klik bovenaan het scherm op + Registratie toevoegen om een tijdregistratie toe te voegen. Via het pijltje naast de knop kan je ook kiezen voor Afwezigheid toevoegen of Recup toevoegen. Meer details vind je hier: FAQ - Hoe voeg je afwezigheden toe? 

In het overzicht

Open het openklapmenu in je eigen rij en kies de optie Registratie toevoegen, Afwezigheid toevoegen of Recup toevoegen.

Voor een andere medewerker

Heb je de juiste rechten, dan kan je ook registraties toevoegen voor andere medewerkers.

Bovenaan het scherm

1. Selecteer eerst de juiste medewerker via Alle gebruikers.
2. Klik op het pijltje naast + Registratie toevoegen.
3. Kies het gewenste type registratie en vul de gegevens in.

Meer informatie vind je hier: FAQ - Hoe kan ik een registratie, afwezigheid of recup toevoegen voor een collega? 

In het menu in het overzicht zelf

Open het openklapmenu in de rij van een collega en kies de optie Registratie toevoegen, Afwezigheid toevoegen of Recup toevoegen.

👉 Zie je deze opties niet? Dan heb je mogelijk niet de juiste rechten, of er is geen specifieke medewerker geselecteerd.

💡 Zie je een nieuwe registratie niet meteen verschijnen? Ververs dan de pagina of pas tijdelijk een filter aan.

Via de globale acties

Je kan ook voor meerdere medewerkers tegelijk de ontbrekende uren opvullen met recup. Dit doe je als volgt: 

1. Selecteer in het rapport de medewerkers voor wie je de ontbrekende uren wilt opvullen met recup
2. Klik bovenaan op de Globale acties en kies voor Ontbrekende uren opvullen met recup
3. Vul de volgende gegevens aan: 
   • Van-tot: AdminPulse zal voor de ingegeven periode de ontbrekende uren opvullen 
   • Relatie: hier kies je op welke relatie de registatie zal gemaakt worden, je kan kiezen tussen:
     • Eigen bedrijf van de medewerker: AdminPulse neemt dan het Eigen Bedrijf dat ingesteld staat bij de medewerker (dit kan je ook nagaan via de Algemene Instellingen > Medewerkers)
     • Selecteer een specifieke relatie: voor alle medewerkers die je selecteerde zal de registratie op deze specifieke relatie gebeuren
   • Wat: kies hier voor je prijslijstitem voor Recup
     

👉De knop van de Globale acties wordt pas actief zodra je in het rapport een medewerker selecteert. 

💡Heeft een medewerker niet genoeg overuren om al de ontbrekende uren op te vullen? Dan zal AdminPulse de ontbrekende opvullen totdat er niet genoeg saldo meer over is om nog een volledige dag te kunnen opvullen.

💡Je kan toelaten dat het saldo van de overuren negatief mag gaan. Dit doe je via de setting Negatieve recup toegestaan in de Algemene Instellingen. 

Overuren en recup opvolgen

In het overzicht Uren per medewerker kan je niet alleen ontbrekende uren opvolgen, maar ook overuren en recup analyseren.

Overuren ontstaan wanneer een medewerker meer uren registreert dan de verwachte werktijd volgens het uurrooster. Deze overuren worden automatisch berekend en opgenomen in het overzicht.

💡 Start je met de opvolging van overuren, maar zijn er al overuren opgebouwd en wil je het huidige saldo ingeven? Dat kan eenvoudig via een correctie van het overuren saldo. Meer uitleg vind je hier: Correcties overuren.

👉 Opgelet: het is niet mogelijk om overuren te blokkeren in AdminPulse. Je kan ze wél opvolgen, corrigeren en met recup verrekenen.

Saldo overuren per periode (kolom)

In de totalen van het overzicht zie je het saldo overuren voor de geselecteerde periode als kolom. Dit toont hoeveel overuren er in die specifieke dag, week, maand of jaar zijn opgebouwd. Deze kolom verschijnt alleen wanneer er overuren zijn in de geselecteerde periode.

Daarnaast zie je het saldo overuren per periode ook als detailregel wanneer je de details van een medewerker openklapt. Zo krijg je per medewerker inzicht in de overuren voor de geselecteerde periode.

Dit saldo is vooral nuttig om:

• kortetermijnafwijkingen op te volgen,
• te controleren of recente registraties correct zijn,
• overuren per periode te rapporteren.

Voorbeeld:

In onderstaand voorbeeld roep je de gegevens op voor juli: in juli is het saldo 1 u overuren. In augustus is het saldo 2 u overuren. Saldo overuren (alles) is steeds 3 uur.

Saldo overuren over alle jaren (kolom)

Naast het saldo per periode toont het overzicht ook het totaal saldo overuren van een medewerker. Dit is het cumulatieve saldo over alle jaren heen.

Dit totale saldo houdt rekening met:

• opgebouwde overuren,
• opgenomen recup,
• eventuele correcties die manueel zijn ingevoerd.

Saldo overuren (alles): het saldo van de overuren dat wordt weergegeven in dit rapport wordt berekend via deze formule:

Saldo overuren = (Overuren - Recup +- Correcties) over alle jaren

💡 Dit totale saldo verandert niet wanneer je van periode wisselt. Het blijft een globaal overzicht van de opgebouwde overuren van de medewerker.

👉 Opgelet: het is niet mogelijk om overuren te blokkeren in AdminPulse. Je kan ze wel opvolgen, corrigeren en verrekenen met recup.

Exporteren naar Excel

Via de knop Exporteren naar Excel kan je het volledige overzicht downloaden als Excel-bestand.

De export:

• gebruikt exact dezelfde filters en periode als het scherm,
• wordt op de achtergrond aangemaakt,
• bevat alle zichtbare medewerkers en totalen.

💡 Zodra het bestand klaar is, krijg je een melding en kan je het openen of opslaan.

👉 Afhankelijk van de gekozen periode en het aantal medewerkers kan het even duren voordat de export beschikbaar is.

Belangrijke aandachtspunten en beperkingen

Tot slot is het belangrijk om rekening te houden met een aantal algemene aandachtspunten bij het gebruik van het 'Uren per medewerker'-scherm:

• Niet alles is altijd zichtbaar
  Sommige regels en kolommen verschijnen alleen wanneer ze effectief van toepassing zijn. Dit geldt voor:
  • Ontbrekende uren
  • Afwezigheid
  • Recuperatie
  • Overuren
  • Correcties overuren
  • Saldo overuren deze periode (kolom)
• Rechten bepalen wat je ziet en kan doen in het 'Uren per medewerker'-scherm
  Je kan standaard alleen je eigen registraties aanpassen. Voor acties op andere medewerkers zijn extra rechten nodig.
• Uurroosters zijn cruciaal
  Zonder uurrooster kan AdminPulse geen verwachte werktijd, ontbrekende uren of overuren correct berekenen.
• Thuiswerk aanpassen is beperkt
  Thuiswerkuren kan je enkel aanpassen in de dagweergave, niet in week-, maand- of jaarweergave.
• Aanvullen vraagt voorzichtigheid
  Het opvullen van ontbrekende uren is bedoeld als administratieve hulp, niet als vervanging van correcte registraties.

💡 Gebruik dit overzicht bij voorkeur als vast controlemoment, bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks, om afwijkingen tijdig op te merken en bij te sturen.