Je kunt een facturatieschema zo instellen dat AdminPulse bij het aanmaken van factuurvoorstellen automatisch het juiste referentiejaar toekent aan de factuur.
In dit artikel lees je hoe je een facturatieschema op basis van referentiejaar instelt, waar je het referentiejaar kunt controleren en wat er gebeurt bij bestaande facturatieschema’s, facturatieplanningen en samengevoegde facturen.
👉 De referentiejaar-functionaliteit is niet standaard beschikbaar in AdminPulse. Wil je deze functionaliteit gebruiken? Neem dan contact op met onze support door een ticket in te dienen.
Referentiejaar activeren op een facturatieschema
Activeer de instelling op het facturatieschema waarvoor AdminPulse automatisch het referentiejaar moet bepalen.
- Ga naar Instellingen > Facturatieschema’s.
- Open het juiste facturatieschema en klik op bewerken.
- Vink de optie Gebaseerd op ref. jaar aan.
Bij de regels van het facturatieschema verschijnt nu een extra kolom: Ref. jaar.
Bij het aanmaken van het factuurvoorstel bepaalt AdminPulse het referentiejaar op basis van de datum in Registraties tot en met. AdminPulse kijkt naar het boekjaar van de relatie waarin die datum valt. Het referentiejaar van de factuur wordt dan het startjaar van dat boekjaar.
Voorbeeld: het boekjaar van de relatie loopt van 1 januari 2025 tot en met 31 december 2025. Het factuurvoorstel in januari 2026 heeft 31/12 als datum bij Registraties tot en met. Omdat 31/12 voor deze relatie in boekjaar 2025 valt, krijgt het factuurvoorstel referentiejaar 2025.
Afwijken van de datum bij Registraties tot en met
In de kolom Ref. jaar kun je afwijken van de datum bij Registraties tot en met. Je doet dit door een aantal dagen op te tellen bij of af te trekken van de datum bij Registraties tot en met.
In de meeste gevallen hoef je deze afwijking niet te gebruiken. Uitzonderlijk kun je bijvoorbeeld een regel in januari hebben waarbij de datum bij Registraties tot en met op 3 januari staat, terwijl de regel eigenlijk nog over het vorige referentiejaar gaat.
Voorbeeld: voor die regel kun je -4 instellen. AdminPulse bepaalt het referentiejaar dan op basis van 31/12.
💡 Als er voor een relatie geen boekjaren zijn ingevoerd, gebruikt AdminPulse standaard het kalenderjaar als boekjaar.
Referentiejaar activeren op een facturatieschema dat al in gebruik is
Je kunt Gebaseerd op ref. jaar ook aanvinken voor facturatieschema’s die al in gebruik zijn. De instelling treedt dan in werking bij het aanmaken van nieuwe factuurvoorstellen.
💡 In het relatiedossier kun je bij het ingestelde facturatieschema op de i klikken. Daar zie je wanneer AdminPulse factuurvoorstellen zal aanmaken en voor welk referentiejaar dit zal zijn.
Het referentiejaar van een factuurvoorstel of factuur bekijken
In de schermen Factuurvoorstellen en Facturen kun je het referentiejaar tonen via de overzichtskolommen.
- Klik op Kolommen aanpassen.
- Selecteer Ref. jaar.
- Klik op OK.
De extra kolom Ref. jaar is nu zichtbaar en toont het referentiejaar van de factuur.
💡 Je kunt het referentiejaar nog handmatig aanpassen. Klik daarvoor op het jaar en wijzig het naar het juiste jaartal. Dit kan zowel in het factuurvoorstel als in de factuur.
Hoe het referentiejaar registraties filtert bij factuurvoorstellen
Bij het aanmaken van een nieuw factuurvoorstel filtert AdminPulse de registraties automatisch op het referentiejaar van de factuur.
Voorbeeld: in januari 2026 maken medewerkers voor een bepaalde relatie zowel registraties voor referentiejaar 2026 als nog een aantal registraties voor referentiejaar 2025. Aan het forfait-factuurvoorstel van februari, dat al referentiejaar 2026 heeft, worden alleen automatisch de registraties met referentiejaar 2026 gekoppeld.
Wil je de registraties met referentiejaar 2025 toch nog factureren? Voeg deze registraties dan handmatig toe aan een factuurvoorstel.
Referentiejaar bij het samenvoegen van factuurvoorstellen
Bij het samenvoegen van factuurvoorstellen kies je handmatig wat de hoofdfactuur wordt. Het referentiejaar van deze hoofdfactuur geldt dan als referentiejaar voor de samengevoegde factuur.
💡 Goed om te lezen
- Wil je meer weten over hoe je registraties op het juiste referentiejaar aanmaakt? Lees dan: Wat is een referentiejaar en hoe geef je het in?.
- Wil je meer weten over het aanmaken en beheren van facturatieschema’s? Bekijk dan: Facturatieschema’s aanmaken en beheren.
- Wil je meer weten over hoe je een facturatieschema toepast bij een relatie? Meer uitleg vind je in: Facturatieplanning per relatie: instellen, raadplegen en aanpassen.