Met taak documentatie voeg je vaste uitleg toe aan een taaksjabloon, zoals een draaiboek, een korte werkinstructie of interne afspraken. Elke taak die uit dat sjabloon ontstaat, toont dezelfde documentatie. Zo werkt iedereen binnen je kantoor volgens dezelfde werkwijze, ook als een collega de taak voor het eerst uitvoert.
In dit artikel lees je hoe je taak documentatie toevoegt en raadpleegt.
Waarvoor gebruik je taak documentatie?
Gebruik taak documentatie voor informatie die altijd geldt voor een taak, ongeacht de relatie of periode. Denk aan:
- vaste stappen die medewerkers moeten volgen;
- aandachtspunten bij de uitvoering van de taak;
- interne afspraken of kwaliteitsregels;
- uitleg over welke documenten, controles of acties nodig zijn;
- een verwijzing naar een intern draaiboek of handboek.
💡 Taak documentatie is vooral nuttig voor terugkerende taken waarbij je wilt dat iedereen volgens dezelfde werkwijze werkt. Nieuwe collega's zien zo meteen hoe de taak binnen je kantoor wordt uitgevoerd.
👉 Taak documentatie is niet hetzelfde als een opmerking bij een taak. Gebruik een opmerking voor tijdelijke of relatiegebonden informatie en taak documentatie voor vaste instructies bij het sjabloon. Meer over het verschil lees je in het artikel FAQ - Wanneer gebruik je opmerkingen bij taken en wanneer taak documentatie?.
Waar kun je taak documentatie toevoegen of aanpassen?
Je voegt taak documentatie toe via Instellingen > Taaksjablonen. Bij het taaksjabloon open je de documentatie via een aparte knop.
Taak documentatie toevoegen aan een hoofdtaak
Ga als volgt te werk:
- Ga naar Instellingen > Taaksjablonen.
- Zoek het taaksjabloon waaraan je documentatie wilt toevoegen.
- Klap het taaksjabloon open en klik op Taak documentatie.
- Typ je uitleg in het tekstvak. Met de editor kun je de tekst opmaken en onder meer afbeeldingen, tabellen en hyperlinks toevoegen.
- Klik op Opslaan.
💡 Je kunt de documentatie ook openen via de drie puntjes van de hoofdtaak. Kies vervolgens Taak documentatie.
Taak documentatie toevoegen aan een deeltaak
Elke deeltaak kan eigen documentatie hebben, naast die van de hoofdtaak. Zo voeg je deze toe:
- Ga naar Instellingen > Taaksjablonen en open de hoofdtaak, zodat je de lijst met deeltaken ziet.
- Klik in de rij van de deeltaak op het boek-icoon.
- Typ je uitleg in het tekstvak. Met de editor kun je de tekst opmaken en onder meer afbeeldingen, tabellen en hyperlinks toevoegen.
- Klik op Opslaan.
💡 Je kunt de documentatie ook openen via de drie puntjes van de deeltaak. Kies vervolgens Deeltaak documentatie.
Hoe zie je of er al documentatie is?
Zodra er documentatie is toegevoegd, verschijnt er een vinkje op de knop Taak documentatie van de hoofdtaak of op het boek-icoon van de deeltaak. Zo zie je in één oogopslag voor welke taken al documentatie is toegevoegd.
Als je het tekstvak volledig leegmaakt en op Opslaan klikt, verwijdert AdminPulse de documentatie en verdwijnt het vinkje.
Wat gebeurt er met bestaande taken als je de documentatie aanpast?
Als je de taak documentatie aanpast, zien medewerkers de nieuwe tekst meteen in alle taken die op basis van dat taaksjabloon zijn aangemaakt. Dit geldt ook voor taken die al in uitvoering zijn of de status Klaar hebben.
👉 Wanneer je de wijziging opslaat, overschrijf je de vorige tekst. Wil je de oude uitleg bewaren? Kopieer deze dan eerst naar een apart document voordat je de wijziging opslaat.
Waar kun je taak documentatie raadplegen?
Bij taken met documentatie verschijnt een boek-icoon. Je hoeft het taaksjabloon dus niet te openen om de uitleg te lezen. Je vindt het icoon op drie plaatsen:
- op het Taakbord: op de kaart van de hoofdtaak en bij elke deeltaak;
- in het Taak overzicht: naast de naam van de hoofdtaak bovenaan en in de kolomtitel van elke deeltaak;
- in de Weekplanner: op de regel van de taak.
💡 De Weekplanner is alleen beschikbaar wanneer je de module Capaciteitsplanning gebruikt.
Hoe open je de documentatie?
Je kunt de documentatie op twee manieren raadplegen:
- Beweeg de muis over het icoon om de documentatie van die taak in een klein tekstvenster te bekijken.
- Klik op het icoon om de documentatie in een nieuw tabblad van je browser te openen.
💡 Het tabblad blijft openstaan terwijl je verder werkt. Dit is handig als je tijdens de uitvoering van de taak een langer draaiboek stap voor stap wilt volgen.
Wat zie je in het tabblad met de documentatie?
Het tabblad toont de volledige taak met alle deeltaken en niet alleen de taak waarop je hebt geklikt. Bovenaan staat de hoofdtaak. Daaronder staan de deeltaken in dezelfde volgorde als in het taaksjabloon. Onder elke naam staat de bijbehorende documentatie.
Deeltaken zonder documentatie staan ook in het overzicht. Bij deze deeltaken zie je alleen de naam. Zo herken je meteen voor welke stappen nog geen uitleg is toegevoegd.
Bij langere documentatie scrolt AdminPulse automatisch naar de deeltaak waarop je hebt geklikt. Zo begin je meteen bij het juiste onderdeel en kun je ook de rest van het draaiboek raadplegen.
💡 Hyperlinks in de documentatie openen altijd in een nieuw tabblad. Zo blijft de taak documentatie zelf openstaan.
Goed om te weten
Wie kan taak documentatie toevoegen en lezen?
Om documentatie toe te voegen of aan te passen, heb je het recht nodig om taaksjablonen aan te passen. Heb je dat recht niet? Dan kun je de documentatie wel openen en lezen, maar niet aanpassen of opslaan. Voor het raadplegen van taak documentatie is geen apart recht nodig: wie de taak ziet op het Taakbord, in het Taak overzicht of in de Weekplanner, kan de documentatie ook openen.
Neemt een gedupliceerd taaksjabloon de documentatie mee?
Ja. Als je een taaksjabloon dupliceert, kopieert AdminPulse ook de taak documentatie van de hoofdtaak en alle deeltaken. Je hoeft je draaiboek dus niet opnieuw te typen wanneer je een variant van een bestaand sjabloon maakt.
Taak documentatie en taaksjablonen exporteren
Taak documentatie kun je exporteren naar een PDF- of Word-bestand. Zo kun je die buiten AdminPulse raadplegen, met je team delen als draaiboek of bewaren voor een controle. Daarnaast kun je een beknopt overzicht van alle hoofd- en deeltaken naar Excel exporteren. Het Excel-bestand bevat geen taak documentatie.
Ga hiervoor naar Instellingen > Taaksjablonen en klik rechtsboven op Taaksjablonen exporteren. Kies vervolgens:
- Taak documentatie exporteren (PDF);
- Taak documentatie exporteren (Word);
- Taaksjablonen exporteren (Excel).
Elke export bevat alle taaksjablonen van je kantoor. Meer informatie over wat de bestanden bevatten en hoe de download verloopt, vind je in het artikel Taaksjablonen aanmaken, beheren en exporteren.
💡 Goed om te lezen
De volgende artikelen sluiten aan bij de functies die in dit artikel aan bod komen: