Moet er voor een taak een document ingediend worden? Wil je er zeker van zijn dat de taak niet per ongeluk op "klaar" werd gezet? Stel dan in dat de taak enkel op klaar kan worden gezet als dit document bij de taak zit.
Hoe instellen
Via de Algemene Instellingen > Taaksjablonen kan je bij een deeltaak klikken op het document-icoontje. Hier kan je dan één of meerdere documenttypes aanduiden die verplicht zijn:
Werking
Voorwaarden
De taak kan pas op "klaar" gezet worden als al de gedefinieerde verplichte documenten aan de deeltaak of de hoofdtaak hangen.
Via welke manier op "klaar" zetten
Het maakt niet uit op welke manier je probeert de taak op "klaar" te zetten, het verplichte document moet er aanhangen voor dit zal lukken. Dit geldt dus onder andere voor manueel verslepen op het taakbord, globale actie via het Taakoverzicht of automatisch via de taskflow.
Foutmelding
Hangen de verplichte documenten niet aan de taak, dan zal er een foutmelding verschijnen:
Uitzondering voor een bepaalde taak
Niet van toepassing - Niet uitgevoerd
Moet je uitzonderlijk de deeltaak toch afsluiten zonder dat het document opgeladen werd, dan kan dat nog steeds via de status "Niet van toepassing" of "Niet uitgevoerd".
Via de wijzigingsgeschiedenis van de taak kan je steeds nagaan wie de taak deze status gegeven heeft.
Opmerking: ook als je werkt via de taskflow kan je een deeltaak op "niet van toepassing" laten zetten zonder dat het verplichte document aan de deeltaak hangt. Zo kan je bijvoorbeeld de intracom deeltaak op "niet van toepassing" laten zetten, ook al is normaal gezien voor deze deeltaak de aangifte een verplicht document. Dit is natuurlijk net omdat er in dat geval geen intracom is en er dan ook geen aangifte-document bestaat.