Inleiding
Om de opvolging van de inkomstenbelasting te kunnen doen werd er een standaard taaksjabloon voorzien. Via Instellingen > Taaksjablonen kan je Taaksjabloon IB - Inkomstenbelasting openen en bewerken.
Inhoudstafel
- Taakschema
- Deeltaken
- Invulvelden
- Vragenlijst genereren
- E-mail verzenden met vragenlijst
- Vragenlijst gebruiken om taak af te vinken
Taakschema
Aangezien je jaarlijks 1 keer de inkomstenbelasting dient in te geven, is er één jaarlijks taakschema voorzien.
Noot : Indien de deadline van de inkomstenbelasting zou wijzigen, zal AdminPulse niet automatisch de deadline van reeds ingeplande taken aanpassen. Dit kan je echter eenvoudig zelf doen via Globale acties in het taakoverzicht. Selecteer de juiste taak > Selecteer alle relaties > Globale acties > Deadline wijzigen.
Deeltaken
- Er is een deeltaak die je toelaat een vragenlijst te verzenden naar de klanten.
- Een deeltaak is beschikbaar om aan te geven of alle nodige documenten en antwoorden werden ontvangen. Zo weet je duidelijk wanneer je kan starten met de ingave van de inkomstenbelasting voor desbetreffende persoon (of koppel).
Vragenlijst genereren
Je kan gebruik maken van de taak documentgeneratie om een vragenlijst te genereren.
- Indien je nog niet beschikt over de IB vragenlijst als briefsjabloon kan je deze eenvoudig hier of bij de briefsjabloon voorbeeldsjablonen downloaden.
- Na het downloaden van dit voorbeeldbriefsjablonen kan je deze opladen in AdminPulse als vragenlijst. Klik hiervoor op Toevoegen en selecteer het correcte sjabloontype.
E-mail verzenden met vragenlijst
- Zorg ervoor dat je een e-mailsjabloon opmaakt waarbij je de klant vraagt om alle relevante documenten en antwoorden terug te sturen. Hierbij geef je ook aan dat documenten van het type PB - vragenlijst moeten worden gekoppeld aan deze e-mail.
- Koppel dit e-mailsjabloon aan de taak waarbij je de documenten wenst op te vragen
- Nadat je voor alle relaties / taken de documenten hebt aangemaakt, kan je deze doorsturen naar de klant. Klik hiervoor op Globale acties > Status deeltaak wijzigen. We willen namelijk na het e-mailen kunnen opvolgen wie de vragenlijst reeds heeft ontvangen.
- Aangezien het e-mailsjabloon werd opgemaakt om automatisch documenten te linken van het type PB - Vragenlijst zullen deze documenten automatisch worden toegevoegd aan de e-mail.
- Klik op Ok om de e-mails te verzenden. Zodra de e-mail met vragenlijst werd verzonden zal de taak worden afgevinkt.
Vragenlijst gebruiken om (deel)taak af te vinken
- Zodra de klant het ingevulde formulier terug heeft gezonden kan je dit door AdminPulse laten herkennen. Indien de correcte taskflow configuratie actief is, zal ook hiervoor de juiste taak worden afgevinkt.
- Na het opladen van een ingevulde vragenlijst (PDF) zal AdminPulse automatisch de taak afvinken, gebruik makende van de documentherkenning.