In AdminPulse kun je informatie op verschillende plaatsen toevoegen aan taken. Er zijn twee soorten opmerkingen en één type vaste documentatie.
In dit artikel lees je waar je welke informatie het beste noteert, hoe je die terugvindt en wanneer je welke optie het meest geschikt gebruikt.
Opmerkingen bij taken in AdminPulse
Opmerkingen in de taakdetails
Wanneer je een opmerking toevoegt in de taakdetails van een (deel)taak, geldt die alleen voor die specifieke taak. Je opent de taakdetails door op de taaknaam te klikken.
Een opmerking die in de taakdetails wordt toegevoegd, wordt niet automatisch meegenomen naar de volgende uitvoering van dezelfde taak.
💡 Gebruik dit type opmerking voor tijdelijke of contextgebonden informatie, zoals:
- iets dat deze periode uitzonderlijk moet gebeuren,
- of een specifieke opmerking voor een collega over deze uitvoering.
Opmerkingen via de taakplanning in relatiedossiers
In het relatiedossier van een relatie, onder de sectie Taakbeheer, vind je het vak Taakplanning. Hier wordt voor elke taakplanning een regel weergegeven. Elke regel bevat een tekstballon-icoon, waar je een terugkerende opmerking kunt toevoegen of aanpassen.
De opmerking bij een taakplanning geldt voor alle toekomstige taken die vanuit deze planning worden aangemaakt.
Bekijken:
- In de verschillende taakschermen verschijnt naast de taak een opmerkingen-icoon. Wanneer je er met de muis overheen gaat, kun je de opmerking lezen.
- In de taakdetails zie je het veld 'Opmerking relatiedossier', mits er via de Taakplanning een opmerking is toegevoegd.
Als je de opmerking aanpast vanuit de taakdetails, heeft dat invloed op alle toekomstige taken die vanuit die planning worden aangemaakt.
Taakdocumentatie via een taaksjabloon
Wil je dat bepaalde informatie altijd zichtbaar blijft bij elke nieuwe cyclus van een taak en voor elke relatie? Voeg die tekst dan als taak documentatie toe aan het taaksjabloon.
Taak documentatie verschijnt automatisch bij elke taak die op basis van dat sjabloon wordt aangemaakt.
Gebruik taak documentatie bijvoorbeeld om stappenplannen, draaiboeken, werkplannen of werkinstructies vast te leggen die altijd gevolgd moeten worden. Handig om nieuwe collega’s snel wegwijs te maken en om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde manier werkt.
Hoe voeg je taakdocumentatie toe?
- Ga naar Instellingen > Taaksjablonen.
- Open het taaksjabloon.
- Klik bij de hoofd- of deeltaak op de drie puntjes rechtsboven.
- Kies Bewerken.
- Vul je tekst in bij het veld Taak documentatie.
Taak documentatie raadplegen
Als er taak documentatie aanwezig is, verschijnt bij de taak een boek-icoon. Wanneer je er met de muis overheen gaat, zie je de ingevoerde tekst.
Samenvatting: welke opmerking gebruik je wanneer?
| Type opmerking | Waar toevoegen | Toepassing | Aanbevolen gebruik |
|---|---|---|---|
| Opmerking in (deel)taakdetails | In de (deel)taak zelf | Alleen voor deze (deel)taak | Tijdelijke of contextspecifieke informatie |
| Opmerking bij een taakplanning | In een relatiedossier: Taakbeheer > Taakplanning | Voor alle toekomstige taken binnen die planning | Korte terugkerende notities per relatie |
| Taak documentatie in een taaksjabloon | In het taaksjabloon | Bij elke taak op basis van dat sjabloon | Richtlijnen of vaste instructies |
Gebruikstips
- Gebruik opmerkingen voor alles wat alleen nu of alleen voor een specifieke relatie van toepassing is.
- Gebruik taak documentatie voor tekst die altijd relevant is en herhaald moet worden.
- Houd opmerkingen kort en duidelijk; uitgebreide richtlijnen leg je beter vast in de documentatie.
- Controleer taaksjablonen regelmatig, zodat vaste instructies up-to-date blijven.
- Maak interne afspraken over wat thuishoort in een opmerking bij een (deel)taak of bij de taakplanning, en wat in de documentatie. Zo blijft alles consistent.
💡 Goed om te lezen
Voor meer informatie kun je de volgende artikelen raadplegen:
- Taak documentatie: Bewerk taaksjabloon - hoe je een kost laat registreren en documentatie aan de taak toevoegt
- Opmerking in de taakplanning: Taakplanning: permanente opmerking per relatie