Met taaksjablonen leg je de opbouw en standaardinstellingen van terugkerende taken vast. Zo hoef je niet telkens dezelfde hoofdtaak en deeltaken opnieuw aan te maken.

Wanneer je zelf een taak aan het Taakbord toevoegt, kun je via het veld Naam taak een taaksjabloon selecteren. AdminPulse gebruikt de sjablonen ook bij het automatiseren van de taakplanning. In beide gevallen wordt de taak met de instellingen uit het sjabloon op het Taakbord geplaatst.

In dit artikel lees je hoe je taaksjablonen beheert, aanmaakt, dupliceert, verwijdert en exporteert.

Taaksjablonen beheren

Ga naar Instellingen > Taaksjablonen. AdminPulse bevat standaard een aantal vooraf ingestelde taaksjablonen die je kunt gebruiken en aanpassen.

Wat zie je in het overzicht?

In het overzicht zie je voor elk taaksjabloon de belangrijkste eigenschappen van de hoofdtaak.

Klap een taaksjabloon open om de bijbehorende deeltaken te bekijken. De eigenschappen van de hoofdtaak staan dan in het blok links. Rechts zie je de deeltaken en hun instellingen.

Je kunt vooraf ingestelde taaksjablonen rechtstreeks aanpassen, dupliceren of verwijderen. Ook de instellingen van de hoofdtaak en de afzonderlijke deeltaken kun je wijzigen.

Welke instellingen kun je aanpassen?

Afhankelijk van de hoofdtaak of deeltaak kun je onder meer de volgende instellingen aanpassen:

Naam taak: de naam van de hoofdtaak of deeltaak.
Item uit prijslijst*: het prijslijstitem waarop je tijd voor deze taak registreert. De standaardwaarde is Erelonen, maar je kunt ook een ander prijslijstitem kiezen.
Toewijzen aan (standaard)*: de gebruiker aan wie de taak bij de planning wordt toegewezen. Je kunt ook Medewerker of Verantwoordelijke kiezen. AdminPulse wijst de taak dan toe aan de gebruiker die voor dat profiel in het relatiedossier is ingesteld. Meer informatie vind je in Medewerkers toewijzen per relatie.
Persoon, Eenmanszaak en Bedrijf: de relatietypes waarvoor AdminPulse deze taak automatisch voorstelt. Je kunt de taak ook koppelen aan een relatie van een ander type.
Deeltaak type: het type deeltaak. De verschillende soorten deeltaken gedragen zich elk op een andere manier op het Taakbord.
Deadline verschil (dagen): bepaalt hoe de deadline van een deeltaak zich verhoudt tot die van de hoofdtaak.
Standaard tijdsregistratie (minuten): het aantal minuten dat AdminPulse voorstelt in het registratieformulier of automatisch registreert wanneer je de deeltaak via het Taakbord op Klaar zet.
Standaard geplande duur (min): de geplande duur die AdminPulse standaard voor de hoofdtaak of deeltaak gebruikt.
Registreer kost: de kost die AdminPulse automatisch registreert wanneer de taak de status Klaar krijgt.
Labels: meer informatie vind je in het artikel over taaklabels.
Vereiste volmacht: meer informatie vind je in het artikel over vereiste volmachten.

💡 De instellingen Item uit prijslijst en Toewijzen aan (standaard) bestaan zowel voor de hoofdtaak als voor de deeltaken. Is een instelling niet ingevuld bij een deeltaak? Dan gebruikt AdminPulse de waarde van de hoofdtaak en toont deze waarde in cursief.

Via Taakschema's openen krijg je toegang tot de taakschema's die bij het taaksjabloon horen.

Wijzigingen toepassen op bestaande taken

Wijzig je instellingen van een taaksjabloon die ook in geplande taken worden gebruikt? Dan kan AdminPulse vragen of je de wijzigingen ook op de bestaande taken wilt toepassen. Kies je daarvoor, dan past AdminPulse de betreffende taken op het Taakbord op dezelfde manier aan.

Een taaksjabloon aanmaken

Ga naar Instellingen > Taaksjablonen.
Klik rechtsboven op + Toevoegen.
Stel in het dialoogvenster de eigenschappen van de hoofdtaak in.
Klik op Toevoegen.

Het nieuwe taaksjabloon verschijnt in het overzicht.

Klap het taaksjabloon open en klik onder de lijst met deeltaken op + Toevoegen om een deeltaak toe te voegen.

Een taaksjabloon dupliceren

Klik bij het taaksjabloon op de drie puntjes.
Kies Dupliceren.

Onder het oorspronkelijke taaksjabloon verschijnt een kopie. Je kunt daarna alle instellingen van de hoofdtaak en de deeltaken aanpassen.

💡 AdminPulse neemt bij het dupliceren ook de taak documentatie van de hoofdtaak en alle deeltaken over.

Een taaksjabloon verwijderen

Klik bij het taaksjabloon op de drie puntjes en kies Verwijderen. Wanneer je een taaksjabloon verwijdert, worden ook de bijbehorende deeltaken uit het sjabloon verwijderd.

Wat er daarna gebeurt, hangt af van het gebruik van het taaksjabloon:

Het taaksjabloon wordt gebruikt in een taskflow: je kunt het niet verwijderen. AdminPulse toont een foutmelding.
Het taaksjabloon wordt gebruikt voor geplande taken of in taakschema's: je kunt het verwijderen. AdminPulse vraagt in een pop-up of je ook de gerelateerde taken op het Taakbord met de status Te doen of In uitvoering wilt verwijderen. Kies je Ja, dan verwijdert AdminPulse deze taken mee. Kies je Nee, dan verwijdert AdminPulse alleen het taaksjabloon. Taken met de status Klaar blijven behouden.
Het taaksjabloon wordt nergens gebruikt: AdminPulse verwijdert het definitief uit het systeem.

Taaksjablonen exporteren

Je kunt taaksjablonen exporteren om ze buiten AdminPulse te raadplegen of om één sjabloon naar een andere AdminPulse-omgeving over te zetten.

Alle taaksjablonen of taak documentatie exporteren

Wil je de taaksjablonen buiten AdminPulse doornemen, bijvoorbeeld tijdens een overleg met je team, als naslagwerk voor nieuwe collega's of voor compliancedoeleinden, zoals een ITAA-controle of een upload in BeExcellent? Klik dan rechtsboven op Taaksjablonen exporteren.

Je hebt drie opties:

Taak documentatie exporteren (PDF)
Taak documentatie exporteren (Word)
Taaksjablonen exporteren (Excel)

Elke export die je via deze knop start, bevat alle taaksjablonen van je kantoor. De hoofdtaken staan in alfabetische volgorde. De deeltaken staan daaronder in dezelfde volgorde als in het taaksjabloon. Het bestand wordt aangemaakt in de taal waarin je AdminPulse gebruikt.

👉 Je ziet de knop Taaksjablonen exporteren alleen wanneer je het recht hebt om taaksjablonen aan te maken. Zie je de knop niet? Vraag dan aan je beheerder om je dat recht toe te kennen.

Wat staat er in de bestanden?

De PDF- en Word-bestanden zijn bedoeld als draaiboek. Ze beginnen met een inhoudsopgave en tonen voor elke hoofdtaak en deeltaak:

de naam;
aan wie de taak standaard wordt toegewezen;
de volledige taak documentatie.

Is er voor een hoofdtaak of deeltaak geen documentatie ingevuld? Dan zie je alleen de naam en de standaardtoewijzing.

Het Excel-bestand is een beknopt overzicht met één rij per hoofdtaak en deeltaak. Het bevat de kolommen Taken en Toegewezen aan.

👉 Het Excel-bestand bevat geen taak documentatie. Wil je de documentatie mee exporteren? Kies dan PDF of Word.

💡 Meer informatie over het toevoegen en raadplegen van taak documentatie vind je in Taak documentatie: vaste werkinstructies toevoegen en raadplegen.

Wanneer is je export klaar?

Nadat je een van de opties hebt gekozen, meldt AdminPulse dat de export is gestart. AdminPulse maakt het bestand op de achtergrond aan, zodat je ondertussen verder kunt werken.

Zodra het bestand klaar is, start de download automatisch. Je krijgt ook een melding via het bel-icoon rechtsboven. Via deze melding kun je het bestand nog twee dagen opnieuw downloaden.

💡 Het bestand komt terecht in de downloadmap van je browser. Meer informatie vind je in FAQ - Waar vind je gedownloade bestanden en exports?.

Eén taaksjabloon naar een andere AdminPulse-omgeving overzetten

Wil je één taaksjabloon in een andere AdminPulse-omgeving gebruiken? Exporteer het sjabloon dan als een JSON-bestand:

Klik bij het taaksjabloon op de drie puntjes. Dat kan zowel wanneer het sjabloon is ingeklapt als wanneer het is opengeklapt.
Kies Taaksjabloon exporteren.

AdminPulse downloadt een JSON-bestand van het geselecteerde taaksjabloon.

Open in de andere AdminPulse-omgeving Instellingen > Taaksjablonen en klik op Taaksjabloon importeren om het JSON-bestand te importeren.