Inleiding
- Voor terugkerende taken zijn er taaksjablonen, zodat je niet telkens dezelfde subtaken moet aanmaken. Als je zelf een taak toevoegt aan het taakbord kan je één van deze sjablonen kiezen via het veld 'Naam taak'.
- De sjablonen worden ook gebruikt bij het Automatiseren van taakplanning.
In beide gevallen wordt de taak op het taakbord gezet met de parameters die ingesteld staan in de sjablonen. Taaksjablonen bepalen dus WAT er op het taakbord komt.
Taaksjablonen beheren
AdminPulse wordt geleverd met een aantal vooraf ingestelde taaksjablonen. De pagina voor het beheer van taaksjablonen vind je terug onder Instellingen > Taaksjablonen.
Je vindt hier een lijst met voor elk sjabloon de eigenschappen van de hoofdtaak.
Als je een taaksjabloon openklapt, krijg je een overzicht van de deeltaken. De eigenschappen van de hoofdtaak verhuizen dan naar het linkse blok, terwijl je rechts een lijst van de deeltaken ziet.
Standaard meegeleverde taaksjablonen kunnen gekopieerd worden maar ook rechtstreeks gewijzigd of verwijderd worden. Alle parameters van de taak of de deeltaak kunnen naar wens aangepast worden, zoals bijv. het item waarop tijd geregistreerd wordt, de default tijdsduur en aan wie de taak standaard wordt toegewezen bij de planning.
Als er reeds taken gepland staan die gebruik maken van dit sjabloon krijg je de keuze om de bestaande taken aan te passen met die wijziging.
Overzicht van de parameters:
- Naam taak
- Item uit de prijslijst*: Waarop je tijd wil registreren voor deze taak. Dit krijgt als standaardwaarde ‘Erelonen’, maar je kan er ook een zelfgemaakt item voor kiezen.
- Toewijzen aan*: Een gebruiker waaraan de taak wordt toegewezen bij de planning. Hier kan je ook kiezen voor ‘Medewerker’ of ‘Verantwoordelijke’. De taak wordt dan toegewezen aan de gebruiker die voor dit profiel is ingesteld in het relatiedossier.
- ‘Persoon’, ‘Eenmanszaak’ en ‘Bedrijf’ geven aan voor welke relatietypes deze taak automatisch voorgesteld worden. Maar je kan een taak toch ook steeds koppelen aan een relatie van een ander type.
- Deeltaak type: Verschillende soorten deeltaken gedragen zich anders op het taakbord (zie artikel Soorten deeltaken).
- Deadline verschil: Geeft voor een subtaak hoe haar deadline zich verhoudt tot die van de hoofdtaak.
- Standaard tijdsduur: Het aantal minuten dat zal voorgesteld worden in het registratieformulier of automatisch geregistreerd worden wanneer je via het taakbord de deeltaak op 'klaar' zet.
- Registreer kosten : Zodra de taak status klaar krijgt zullen deze kosten geregistreerd worden voor desbetreffende taak.
- Labels: meer info over de taaklabels
- Verplicht document: meer info over verplichte documenten
*TIP! Deze twee parameters bestaan zowel voor de hoofdtaak als voor de deeltaken. Zolang ze niet ingesteld zijn op de deeltaak wordt de waarde van de hoofdtaak gebruikt en in cursief getoond.
Via de knoppen met het kalender icoon krijg je toegang tot de planningsschema's die bij deze taak horen. Voor meer info zie artikel Planningsschema’s.
Als je parameters wijzigt in de taaksjablonen die overgenomen worden in de geplande taken (zie artikel Automatiseren van taakplanning), kun je er voor kiezen om die wijzigingen daar toe te passen. De taken die reeds op het taakbord staan worden dan op dezelfde manier aangepast.
Taaksjablonen aanmaken
Dat doe je door op ‘+ Toevoegen’ knop te klikken. In het dialoogvenster dat opent kan je alle parameters voor een hoofdtaak instellen.
Klik op de knop Toevoegen en het nieuwe taaksjabloon verschijnt in de lijst:
Hier kun je op dezelfde manier deeltaken toevoegen aan het taaksjabloon.
Taaksjabloon kopiëren
Beweeg met je muis over een opengeklapt taaksjabloon en klik op de drie puntjes die dan verschijnen en selecteer Dubbel.
Onder de originele taak verschijnt nu een kopie. In deze kopie kun je alle parameters van hoofdtaak en deeltaken aanpassen.
