Medewerkers toewijzen per relatie

In AdminPulse zijn verschillende medewerkerprofielen beschikbaar per relatiedossier. Daarmee geef je aan wie binnen het kantoor verantwoordelijk is voor de werkzaamheden die voor die relatie worden verricht.

Je kunt deze profielen gebruiken om relaties te filteren en om taken automatisch aan de juiste medewerker toe te wijzen. Je bent niet verplicht om aan elk profiel een persoon toe te wijzen.

In dit artikel lees je welke medewerkerprofielen beschikbaar zijn, hoe je relaties op profielen filtert en hoe je profielen gebruikt om taken toe te wijzen via taaksjablonen.

Medewerkerprofielen in het relatiedossier

In het relatiedossier kun je de volgende medewerkerprofielen invullen:

• Vennoot: de eigenaar of partner van het kantoor die verantwoordelijk is voor deze relatie.
• Verantwoordelijke: de dossierverantwoordelijke die de leiding heeft over het dossier van deze relatie.
• Medewerker senior: een senior medewerker die een aanvullende of leidinggevende rol kan spelen binnen de werkzaamheden voor deze relatie.
• Medewerker: een medewerker van je kantoor die uitvoerende werkzaamheden verricht voor deze relatie.
• Medewerker (vervanger): een vervanger voor wanneer de vaste medewerker tijdelijk niet beschikbaar is.
• Medewerker facturatie: de medewerker die verantwoordelijk is voor de facturatie van deze relatie.

👉 Sluiten de standaard profielnamen niet aan bij de indeling van je kantoor? Je kunt ze hernoemen en afstemmen op je eigen behoeften. Lees hier hoe: Medewerkersprofielen hernoemen.

Relaties filteren op medewerkerprofielen

Op het Relaties-scherm (Relatiedossiers > Relaties) kun je snel een lijst opstellen van relatiedossiers waarin een specifiek profiel aan een medewerker is toegekend.

1. Ga naar Relaties.
2. Klik op Meer filters.
3. Selecteer het profiel waarop je wilt filteren, bijvoorbeeld Vennoot, Verantwoordelijke, Medewerker of Medewerker (vervanger).
4. Selecteer per profiel de gewenste medewerker.

Met deze filteropties vind je snel de relatiedossiers terug waarvoor een bepaalde medewerker binnen je kantoor verantwoordelijk is.

Taken toewijzen via medewerkerprofielen in taaksjablonen

Bij het gebruik van taaksjablonen kun je taken of deeltaken toewijzen aan een van de profielen die in het relatiedossier zijn ingesteld. Zodra een taak wordt ingepland, wordt die taak automatisch toegewezen aan de medewerker die in het dossier aan dat specifieke profiel gekoppeld is.

Dit is vooral belangrijk bij geplande taken. Wanneer AdminPulse een taak automatisch aanmaakt via taakplanning, kijkt het systeem naar het veld Toegewezen aan (standaard) in het taaksjabloon. Is daar een medewerkerprofiel gekozen, dan wordt de taak toegewezen aan de medewerker die in het relatiedossier aan dat profiel gekoppeld is.

Meer informatie over het aanmaken en beheren van taaksjablonen vind je hier: Taaksjablonen.

💡 Tip: medewerkerprofielen snel aanpassen via Globale acties

Je kunt meerdere relaties tegelijk aanpassen via Globale acties. Dit maakt het eenvoudiger om profielvelden zoals Vennoot of Medewerker (vervanger) in bulk bij te werken.

1. Ga naar het Relaties-scherm (Relatiedossiers > Relaties).
2. Selecteer de relaties die je wilt bewerken. Gebruik eventueel eerst een filter.
3. Klik op Globale acties en daarna op Medewerker aanpassen.
4. Kies het profielveld dat je wilt bijwerken voor de geselecteerde relaties en wijs een medewerker toe.

Zo behoud je snel het overzicht over de verantwoordelijken binnen de verschillende dossiers.

💡 Goed om te lezen

Bekijk ook deze gerelateerde artikelen voor meer informatie over medewerkerprofielen, taaksjablonen en taakplanning:

• Medewerkersprofielen hernoemen
• Taaksjablonen
• Overzicht: Taken automatisch laten inplannen met Taakplanning