ValidSign offre la possibilité de faire signer numériquement les documents et lettres créés par AdminPulse et destinés au client final. La signature numérique peut être effectuée par toutes les parties, c'est-à-dire à la fois par un employé de bureau et par le client final.

Vous remplacez ainsi les signatures sur papier par des flux de travail électroniques entièrement automatisés. Grâce à ce logiciel, vous pouvez rapidement et facilement envoyer des documents à signer, les faire signer et en assurer le suivi.

AdminPulse ne facture pas de frais supplémentaires. Tout document devant être signé peut être envoyé gratuitement via AdminPulse. Tout ce qui est nécessaire est un abonnement à ValidSign. Pour plus d'informations, veuillez consulter le site https://www.validsign.eu

Intégration dans AdminPulse

L'intégration de ValidSign dans AdminPulse permet d'envoyer une demande de signature de document au client final ou à un employé de bureau. AdminPulse envoie les données nécessaires à ValidSign, qui envoie ensuite un lien à l'utilisateur. Sur l'environnement de ValidSign, le client final peut alors signer en toute sécurité.

1. ValidSign account

Pour l'intégration avec ValidSign, vous avez besoin d'un compte ValidSign. Vous avez besoin d'un compte avec une clé API incluse dans l'abonnement. Actuellement, c'est disposible avec le package entreprise de ValidSign. Ce compte peut être demandé en ligne via https://www.validsign.eu.

2. Définir la configuration

Une fois que vous avez un compte sur ValidSign et que vous êtes prêt à envoyer des documents, vous devez mettre en place la configuration nécessaire à la fois dans AdminPulse et dans ValidSign. Naviguez vers Admin-Connect via https://connect.adminpulse.nl. Sur la page d'accueil d'Admin-Connect, vous trouverez un bouton permettant d'effectuer l'intégration avec ValidSign.

2.1 Clé-API

Pour établir la connexion entre AdminPulse et ValidSign, AdminPulse a besoin d'une clé API de ValidSign. Celle-ci peut être trouvée sur https://my.validsign.eu/admin/apiaccess mais consultable uniquement via le compte du propriétaire de l'environnement ValidSign. Saisissez la clé API sur la page de connexion dans AdminPulse, testez la connexion et enregistrez la configuration.

2.2 Callback

Pour récupérer automatiquement les documents signés dans AdminPulse, un rappel doit être configuré. Cela nécessite quelques étapes :

Allez sur https://callback.validsign.nl et créez un compte ou connectez-vous avec votre compte existant. Veuillez noter que si vous avez déjà un compte dans l'environnement normal de ValidSign, cela ne signifie pas que vous pouvez vous connecter à cet environnement de callback avec ce même compte. Cependant, vous pouvez simplement créer un compte avec la même adresse e-mail.
Vous avez déjà utilisé le gestionnaire de callback pour d'autres intégrations ? Dans ce cas, vous pouvez passer directement à l'étape 5, mais il est toujours bon de vérifier les étapes ci-dessous.
Dans le gestionnaire de callback: allez dans "mon profil" et collez la clé API que vous avez également collée dans la page de connexion AdminPulse à "Production APIKey" et définissez l'environnement par défaut à "Production"
Copiez le Callback-url et la clé de callback du gestionnaire de callback et configurez-les sur https://my.validsign.eu/admin/eventnotification
Vérifiez que les événements de callback sélectionnés contiennent "Transaction expirée", "Transaction refusée", "Transaction terminée" sur https://my.validsign.eu/admin/eventnotification.
Configurer un nouveau callback dans le callback manager avec ces paramètres :
- Nom et Origin key : adminpulse
- Forward callback URL & Security key : ces valeurs sont spécifiques à votre environnement et ne sont accessibles que sur la page de connexion d'AdminPulse. Copiez-les ici et collez-les dans le gestionnaire de callback.
- Définissez le type de sécurité du callback à "Auth de base", l'environnement à "Production" et activez les événements de rappel pour "Transaction expirée", "Transaction refusée", "Transaction finalisée".
Enregistrez le rappel, la configuration est maintenant terminée.

3. Préparation des modèles pour la signature numérique

Pour savoir quelles et combien de signatures inclure dans le document, des champs doivent être ajoutés au modèle ou au fichier Word formaté dans AdminPulse. Ces champs doivent respecter un certain format imposé par ValidSign. De plus amples informations à ce sujet sont disponibles à https://support.validsign.eu/hc/en-gb/articles/360037747091

L'ajout d'un champ au modèle peut se faire par simple saisie de texte. Il n'est pas nécessaire de choisir un "type de champ" particulier, mais il doit répondre aux exigences suivantes :

Exemple: {{esl:Signer1:Signature:size(200,50)}}

Chaque champ de signature doit commencer et se terminer par deux accolades : {{ et }}
Signer1: le nom du champ ; ce nom devra être lié à un employé ou à un client final plus tard dans AdminPulse, en fonction de la personne qui doit signer à cet endroit.
Important : le même nom ne doit pas être utilisé plus d'une fois ; utilisez donc Signer1, Signer2, ... s'il y a plusieurs signataires.
Signature: les deux options Signature et Capture peuvent être utilisées.
size(200,50): la taille souhaitée de la signature.

Un exemple de modèle prêt à être signé numériquement ressemble alors à ceci, par exemple :

4. Envoyer la lettre pour signature

Lorsqu'un document ou une lettre a été préparé pour un client particulier via le modèle qui contient les champs, vous pouvez l'envoyer pour signature au client. Pour ce faire, cliquez sur "Envoyer la demande de signature" dans la section "Lettres" du dossier client et sur le document souhaité. Cette option n'est disponible que si le document n'a pas encore été signé.

Dans la boîte de dialogue, pour chaque champ de signature trouvé dans le document, il vous sera demandé de choisir un employé ou un client final. Dans le cas d'une entreprise, la liste des relations sera alimentée par les relations liées au type de personne lié à cette entreprise. L'adresse électronique est obligatoire ; il s'agit de l'adresse électronique à laquelle la personne recevra une invitation à signer.

Lorsqu'un signataire a été choisi pour tous les champs de signature, le document peut être envoyé. Le client sera invité par courrier à signer un document et le document restera "en attente" jusqu'à ce qu'un nouveau changement d'état intervienne.

5. Modifications du statut

Après avoir été envoyé pour signature, un document peut avoir l'un des statuts suivants :

Signé : tous les signataires ont signé le document.
Refusé : l'un des signataires a refusé de signer le document.
Expiré : le document ne peut plus être signé car le délai a expiré.
Retiré : la demande de signatures a été retirée par le demandeur.
Échec : un problème est survenu avec le document ou avec le processus de signature.

Erreurs possibles

Code d'erreur

Signification

Pas d'email reçu après l'envoi de la signature

Le courrier électronique est envoyé par ValidSign. Si vous n'avez pas reçu d'e-mail, vous devez vérifier si l'adresse e-mail du signataire correspond à l'adresse e-mail avec laquelle la connexion ValidSign a été établie dans AdminPulse.

Par défaut, ValidSign n'envoie pas de courrier électronique à cette adresse. Cependant, vous pouvez simplement commencer à signer le document lorsque vous vous connectez à l'environnement ValidSign.