Avec Penneo, vous pouvez faire signer électroniquement les documents et lettres que vous créez dans AdminPulse. La signature électronique peut être effectuée par toutes les parties : vos collègues au sein du cabinet comme vos clients finaux. Vous remplacez ainsi les signatures papier par un flux de travail électronique automatisé.

👉 Aucun frais supplémentaire n’est facturé par AdminPulse. Chaque document à faire signer peut être envoyé gratuitement via AdminPulse. Un abonnement Penneo est toutefois nécessaire.

Plus d’infos ou créer un compte Penneo : penneo.com/fr

Méthodes de signature prises en charge par Penneo

Penneo prend en charge les méthodes suivantes :

itsme (Belgique)
Dessiner la signature
Télécharger une image de la signature
Saisi du nom

💡 Vous pouvez désactiver séparément les méthodes de signature électronique simples (dessin de la signature, téléchargement d’une image ou saisie du nom) dans la configuration dans Penneo.

Configurer l’intégration entre Penneo et AdminPulse

Prérequis : compte Penneo et intégration par utilisateur

👉 Chaque utilisateur AdminPulse qui souhaite envoyer des documents pour signature a besoin d’un compte Penneo personnel et doit configurer lui-même l'intégration dans AdminPulse.

Vous travaillez avec plusieurs entreprises propres dans AdminPulse ? Configurez l’intégration Penneo par entreprise propre et par utilisateur.

Demandez votre compte Penneo via penneo.com.

Configurer l'intégration avec Penneo dans AdminPulse

Pour mettre en place la connexion entre Penneo et AdminPulse, suivez ces étapes dans AdminPulse :

Allez dans Paramètres > Applications connectées ou dans Mon profil > Admin-Connect.
Recherchez Penneo dans la liste des intégrations et cliquez sur Connect.
Saisissez votre Client key et votre Secret. Vous créez ces clés API dans Penneo. Voir le guide Penneo : Comment activer, trouver et créer des clés API
👉 Utilisez ces informations par utilisateur et ne les partagez pas avec d’autres.
Choisissez les options souhaitées :
- Penneo folder : sélectionnez éventuellement le dossier dans Penneo où seront déposés les documents envoyés depuis AdminPulse.
- Rappels : définissez tous les combien de jours (1–30) Penneo envoie automatiquement un e-mail aux destinataires qui n’ont pas encore signé un document.
- Notifications par e-mail : recevez des mises à jour par e-mail (p. ex. document signé ou refusé).
- Simple Electronic Signatures : autorise les signatures électroniques simples.
  👉 Assurez-vous qu’au moins une option (dessiner, téléverser ou taper) est activée dans Penneo.
- Ajouter les documents de comptes annuels signés (Silverfin) : ajoute automatiquement dans AdminPulse les documents Silverfin signés via Penneo. Voir aussi : Documents Silverfin signés par Penneo
- Ajouter d’autres documents signés : importe également automatiquement dans AdminPulse les autres documents signés via Penneo. Pratique pour compléter le flux avec Silverfin et Instaclause.
Cliquez sur Next/Save pour enregistrer.

Limitations concernant les champs supplémentaires

Via l’intégration avec Penneo, vous ne pouvez pas ajouter de champs de formulaire supplémentaires (texte, listes de sélection, cases à cocher, …) au document. Penneo Webforms peut constituer une solution, mais l’envoi ne se fera alors pas automatiquement depuis AdminPulse et un module supplémentaire de Penneo est requis.

Conseils pratiques

Faites d’abord un test avec une adresse e-mail interne avant d’envoyer des documents à des clients.
Gardez une fréquence de rappel raisonnable (p. ex. tous les 3 à 5 jours).

Impact de l'intégration Penneo sur les modèles

Modèles de lettre

Vous ne devez pas modifier vos modèles de lettre dans AdminPulse. Penneo place automatiquement les signatures sur une dernière page distincte.

Modèles d’e-mail

Vous pouvez créer vos propres modèles d’e-mail pour le message d’envoi de la demande de signature. Ajoutez un modèle (Paramètres > Modèles d’e-mail et d'interactions) avec le type Signature électronique et sélectionnez-le lors de l’envoi des documents.

👉 Prévoyez toujours le substituant {link} dans le modèle. AdminPulse le remplacera par le lien unique de signature.

S’il n’existe pas de modèle d’e-mail spécifique pour la signature électronique, AdminPulse utilisera un texte standard.

👉 Vous avez plusieurs entreprises propres ? Créez un modèle d’e-mail distinct par société. Au moment de l’envoi, choisissez le modèle de l'entreprise propre liée à la relation.

Faire signer les signataires dans un ordre déterminé

Lorsque vous envoyez une demande de signature via Penneo, vous pouvez déterminer dans quel ordre les signataires reçoivent et signent le document. Pour cela, utilisez un ordre de signature personnalisé.

Un signataire reçoit la demande de signature seulement lorsque le signataire précédent a signé. Un signataire avec le rang 2 reçoit donc la demande seulement après la signature du signataire avec le rang 1.

Cochez Ordre de signature personnalisé lors de l’envoi d’une demande de signature.
Dans la liste des signataires, la colonne Rang apparaît.
Utilisez les flèches pour placer les signataires dans le bon ordre.

💡 Pratique lorsque vous souhaitez d’abord faire signer le document en interne, par exemple par le gestionnaire de dossier ou l’associé, avant que le client reçoive la demande de signature.

Erreurs connues liées à Penneo et solutions

💡 Bon à lire

Consultez également les articles suivants pour plus d’explications et de conseils pratiques sur la signature électronique et les modèles :

Vous souhaitez envoyer des documents à vos clients pour les faire signer électroniquement ? Lisez comment procéder dans cet article : Documents - Signature électronique
Vous voulez en savoir plus sur le remplacement automatique des documents après signature ? Lisez cet article : Paramètre 'Remplacer le document original après sa signature' : comment l'utiliser
Découvrez comment utiliser efficacement les modèles de lettre dans cet article : Modèles de lettres
Vous souhaitez savoir comment les documents Silverfin signés via Penneo arrivent automatiquement dans AdminPulse ? Lisez : Faire signer des documents Silverfin via Penneo et les ajouter automatiquement dans AdminPulse
Vous trouverez également des d'informations sur l'intégration entre AdminPulse et Penneo dans le centre d'aide de Penneo : l’Intégration entre AdminPulse et Penneo Sign

Associé à

Message d’erreur	Signification et solution
Le logo/l’image ne s’affiche pas dans l’e-mail envoyé.	L’e-mail est envoyé directement par Penneo. Certains navigateurs ou clients e-mail bloquent les images. Consultez le guide Microsoft pour autoriser le téléchargement automatique d'images. Cela ne fonctionne toujours pas ? Contactez Penneo.
	Vérifiez que vous avez correctement configuré l’intégration. Vous travaillez avec plusieurs entreprises propres ? Configurez l’intégration par entreprise propre et par utilisateur.