Signature électronique: Adobe Sign

Grâce à l’intégration entre Adobe Sign et AdminPulse, vous pouvez faire signer numériquement les documents créés dans AdminPulse par vos clients, des relations liées ou des collaborateurs.

Dans cet article, vous lisez comment connecter Adobe Sign via Admin-Connect, comment préparer vos documents pour signature et comment envoyer une demande de signature.

Que fait l’intégration avec Adobe Sign ?

L’intégration Adobe Sign vous permet d’envoyer une demande de signature depuis AdminPulse pour un document ou une lettre. AdminPulse transmet le document et les données des signataires à Adobe Sign. Adobe Sign invite ensuite les signataires à signer le document numériquement.

La signature se fait dans Adobe Sign. Le statut de la demande est ensuite suivi dans AdminPulse.

De quoi avez-vous besoin pour cette connexion ?

Avant de configurer la connexion, vérifiez d’abord que les éléments suivants sont en ordre :

• vous disposez d’un compte Adobe Sign actif ;
• votre compte Adobe Sign est prêt à faire signer des documents ;
• vous avez accès à Paramètres > Applications connectées dans AdminPulse ;
• vous savez pour quelle propre entreprise vous voulez configurer la connexion.

AdminPulse ne facture pas de frais supplémentaires pour cette connexion. Vous avez toutefois besoin d’un compte ou d’un abonnement Adobe Sign actif.

👉 Vous travaillez avec plusieurs propres entreprises dans AdminPulse ? Configurez alors la connexion Adobe Sign par propre entreprise.

Connecter Adobe Sign à AdminPulse

La connexion se configure via Admin-Connect. Vous pouvez ouvrir Admin-Connect via https://connect.adminpulse.be/ ou depuis AdminPulse.

1. Dans AdminPulse, allez dans Paramètres > Applications connectées.
2. Admin-Connect s’ouvre. Recherchez Adobe Sign dans la liste des intégrations.
3. Cliquez sur Connect.
4. La page de connexion d’Adobe Sign s’ouvre. Connectez-vous avec votre compte Adobe Sign.
5. Donnez à AdminPulse l’accès aux données Adobe Sign demandées.
6. Après la connexion, vous revenez à la page de configuration de la connexion Adobe Sign dans AdminPulse.

Configurer la connexion Adobe Sign

Sur la page de configuration, vous pouvez contrôler ou modifier ces paramètres :

• Group: sélectionnez éventuellement un groupe Adobe Sign si vous travaillez avec des groupes dans Adobe Sign. Laissez ce champ vide si vous ne voulez pas utiliser de groupe. Vous trouverez plus d’informations sur les groupes ici : https://helpx.adobe.com/fr/sign/admin/groups.html 
• Expire documents after # days: indiquez après combien de jours la demande de signature expire. Par défaut, cette valeur est fixée à 10.

Cliquez sur Save pour enregistrer les paramètres.

Préparer des documents pour signature

Vous pouvez déterminer l’emplacement de la signature dans le document de deux manières :

• vous ajoutez des champs de signature au modèle ;
• vous ajoutez des signataires lors de l’envoi. AdminPulse place alors les champs de signature sur une page supplémentaire dans le document.

Ajouter des champs de signature à un modèle

Ajoutez des champs de signature à votre modèle de lettre si vous voulez déterminer vous-même où la signature doit apparaître dans le document (Paramètres > Modèles de lettres). Vous ajoutez simplement ce champ comme du texte dans le modèle ou dans le fichier Word.

Utilisez ce format :

{{sig_es_:signer1:signature}}

Tenez compte des règles suivantes :

• chaque champ de signature commence par {{sig_es_: et se termine par }} ;
• signer1 est le nom du signataire que vous associerez ensuite dans AdminPulse à un collaborateur, un client ou une relation liée ;
• utilisez chaque nom de signataire une seule fois ;
• utilisez par exemple signer1, signer2 et signer3 si plusieurs personnes doivent signer le document.

Voici un exemple de modèle prêt pour signature :

Définir la taille du champ de signature

La taille par défaut d’un champ de signature peut être petite. Si vous voulez définir vous-même la taille, ajoutez une dimension au champ de signature.

Exemple avec une taille minimale recommandée :

{{sig_es_:signer1:signature:dimension(width=35mm, height=12mm)}}

Exemple avec un champ de signature plus grand :

{{sig_es_:signer1:signature:dimension(width=40mm,height=25mm)}}

Vous trouverez plus d’informations sur les balises de texte Adobe Sign dans la documentation Adobe Sign.

Ajouter des champs de signature lors de l’envoi

Le document ne contient pas de champs de signature ? Dans la fenêtre d’envoi, vous pouvez ajouter un signataire via Ajouter signataire. AdminPulse place alors les champs de signature sur une page supplémentaire dans le document.

💡 Utilisez des champs de signature dans le modèle lorsque l’emplacement de la signature est important. Utilisez Ajouter signataire lorsqu’une signature sur une page supplémentaire suffit.

Envoyer un document pour signature

Une fois la connexion Adobe Sign configurée et le document prêt pour signature, vous pouvez envoyer la demande depuis le dossier relation.

1. Ouvrez le dossier relation.
2. Allez à la section Lettres.
3. Choisissez le document que vous voulez faire signer.
4. Cliquez sur Envoyer la demande de signature.

Dans la fenêtre d’envoi, choisissez le bon signataire pour chaque champ de signature. Pour une entreprise, AdminPulse affiche les relations liées de type personne liées à cette entreprise.

AdminPulse affiche aussi l’adresse e-mail et le numéro de téléphone par signataire. L’adresse e-mail est obligatoire, car Adobe Sign envoie l’invitation à cette adresse. Pour le numéro de téléphone, une coche verte ou une croix rouge indique si un numéro est disponible.

Lorsque vous avez choisi un signataire pour tous les champs de signature, vous pouvez envoyer le document. Adobe Sign invite ensuite les signataires par e-mail à le signer.

👉 Vous ne voyez pas l’action Envoyer la demande de signature ? Dans ce cas, le statut actuel du document ne permet pas d’envoyer une nouvelle demande. L’action est uniquement disponible pour les statuts Pas de signature, Signature nécessaire, Révoqué et Expiré.

Suivre le statut d’une demande de signature

Un document peut avoir l’un des statuts de signature suivants :

• Pas de signature : aucune signature n’est nécessaire.
• Signature nécessaire : le document est d’un type qui doit être signé, par exemple une lettre de mission, une procuration, un document AML ou un document généré, mais aucune demande n’a encore été envoyée.
• En attente : la demande a été envoyée et attend une action du signataire.
• Expiré : le document ne peut plus être signé, car le délai est dépassé.
• Révoqué : la demande de signature a été révoquée.
• Refusé : au moins un signataire a refusé de signer le document.
• Echoué : un problème est survenu avec le document ou avec la demande de signature.
• Signé : tous les signataires ont signé le document.

Résoudre les erreurs possibles

No signature fields found

Cette erreur signifie qu’AdminPulse ne trouve aucun champ de signature reconnu dans le document.

Vérifiez que les champs de signature ont été ajoutés correctement selon le format Adobe Sign. Un champ de signature doit commencer par {{sig_es_:. Vous pouvez aussi ajouter un signataire via Ajouter signataire lors de l’envoi.

Le signataire ne reçoit pas d’e-mail

L’invitation est envoyée par Adobe Sign. Vérifiez donc d’abord l’adresse e-mail du signataire.

Si le seul signataire utilise la même adresse e-mail que le compte Adobe Sign avec lequel la connexion a été créée, Adobe Sign n’envoie par défaut aucun e-mail à cette adresse. Utilisez alors un autre compte Adobe Sign pour la connexion ou choisissez un signataire avec une autre adresse e-mail.

Le signataire peut également ouvrir le document depuis l’environnement Adobe Sign.

La connexion Adobe Sign n’est pas configurée

Vous recevez un message indiquant que la connexion Adobe Sign n’est pas configurée ? Vérifiez alors si la connexion est correctement configurée.

Vous travaillez avec plusieurs propres entreprises ? Vérifiez aussi si Adobe Sign est connecté pour la bonne propre entreprise.

💡 Bon à lire

• Plus d’informations sur Adobe Sign sont disponibles sur le site d’Adobe.
• Plus d’informations sur les groupes Adobe Sign sont disponibles dans la documentation Adobe Sign.
• Plus d’informations sur les champs de signature sont disponibles dans la documentation Adobe Sign sur les balises de texte.