Qu'est-ce que Adobe Sign?
Adobe Sign offre la possibilité de signer numériquement des documents et des lettres créés par AdminPulse et destinés au client final. La signature numérique peut être effectuée par toutes les parties, c'est-à-dire par un employé du bureau ainsi que par le client final.
Il remplace les signatures sur papier et à l'encre par des flux de travail électroniques entièrement automatisés pour la signature. Grâce à ce logiciel, vous pouvez rapidement et facilement envoyer des documents à signer, les faire signer et en garder la trace.
AdminPulse ne facture pas de frais supplémentaires. Tout document devant être signé peut être envoyé gratuitement via AdminPulse. Un abonnement n'est nécessaire qu'avec Adobe Sign.
Pour plus d'informations, veuillez consulter le site https://acrobat.adobe.com/be/nl/sign.html
Intégration dans AdminPulse
L'intégration d'Adobe Sign dans AdminPulse permet d'envoyer une demande de signature de document au client final ou à un employé du bureau. AdminPulse envoie les données nécessaires à Adobe Sign, qui envoie ensuite un lien à l'utilisateur. Dans l'environnement Adobe Sign, le client final peut alors signer en utilisant les méthodes configurées.
1. Compte courant
Pour intégrer Adobe Sign, vous devez disposer d'un compte Adobe Sign. Ce compte peut être demandé en ligne via https://acrobat.adobe.com/be/nl/sign.html
2. Configuration dans AdminPulse
Lorsque vous avez un compte sur Adobe Sign et qu'il est prêt à envoyer des documents, vous devez vous connecter à la page web Admin-Connect avec votre compte Adobe Sign. Cette page vous donne un aperçu pratique de toutes les intégrations avec des liens externes, y compris Adobe Sign. Vous pouvez naviguer vers Admin-Connect via https://connect.adminpulse.be ou via le plan par étapes ci-dessous.
Allez à Paramètres généraux -> Documents
Sur la page d'accueil d'Admin-Connect, vous trouverez un bouton pour créer l'intégration avec Adobe Sign.
Après avoir appuyé sur "Connect", vous obtiendrez la page de connexion Adobe Sign, lorsque vous êtes connecté et que AdminPulse vous donne accès aux données API nécessaires, vous serez redirigé vers la page de configuration de la connexion.
- Group: Si vous souhaitez protéger les documents des autres utilisateurs, vous pouvez utiliser des groupes. Par défaut, ce groupe est vide. Pour plus d'informations sur les groupes, voir: https://helpx.adobe.com/be_fr/sign/using/adobe-sign-groups.html
- Expire package after # days: nombre de jours après lesquels la possibilité de signer les documents expire.
3. Préparation de modèles pour la signature électronique
Afin de savoir quelles signatures doivent être incluses dans le document et combien doivent l'être, des champs doivent être ajoutés au modèle ou au fichier Word formaté dans AdminPulse. Ceux-ci doivent respecter un certain format imposé par Adobe Sign. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet sur le site https://helpx.adobe.com/be_fr/sign/using/text-tag.html
L'ajout d'un champ au modèle peut se faire simplement par saisie de texte normale, aucun "type de champ" particulier ne doit être sélectionné, mais il doit répondre aux exigences suivantes :
Example: {{sig_es_:signer1:signature}}
- Chaque champ de signature doit commencer et se terminer par deux accolades : {{ et }}
- signer1: le nom du champ, ce nom devra être lié ultérieurement dans AdminPulse à un employé ou à un client final, selon la personne qui doit signer à cet endroit.
Important: le même nom ne peut pas être utilisé plus d'une fois, utilisez donc signer1, signer2, ... s'il y a plusieurs signataires
Un exemple détaillé d'un modèle prêt pour la signature numérique ressemble alors à ceci, par exemple:
Taille champ de signature
La taille par défaut de la signature étant parfois réduite, il est recommandé d'appliquer un champ de signature dont la largeur est fixée au moins à 35 mm et la hauteur à 12 mm.
Vous pouvez le faire en ajoutant le substitut suivant à votre champ de signature :
:dimension(width=XXmm,height=YYmm)
Exemple:
{{BigSig_es_:signer1:signature:dimension(width=35mm, height=12mm)}}
Si vous souhaitez un champ de signature plus grand, vous pouvez ajuster les dimensions à votre convenance, comme dans l'exemple ci-dessous: {{sig_es_:signer1:signature:dimension(width=40mm,height=25mm)}}
4. Envoyer la demande de signature
Lorsqu'un document ou une lettre a été établi pour une certaine relation via le modèle qui contient les champs, vous pouvez l'envoyer au client pour signature. Pour ce faire, choisissez "Envoyer la demande de signature" dans le dossier de relation sous la rubrique "Lettres" et sur le document souhaité. Cette option n'est disponible que si le document n'a pas encore été signé.
Dans la boîte de dialogue, pour chaque champ de signature trouvé dans le document, il vous sera demandé de sélectionner un employé ou un client final. Dans le cas d'une entreprise, la liste des relations sera remplie par les relations liées du type de personne liée à cette entreprise. L'adresse électronique est obligatoire, c'est l'adresse électronique sur laquelle la personne recevra une invitation à la signature.
Si un signataire est sélectionné pour tous les champs de signature, le document peut être envoyé. Le client sera invité par courrier à signer un document et celui-ci restera "en attente" jusqu'à un nouveau changement de statut.
5. Changements de statut
Après avoir été envoyé à la signature, un document peut se voir attribuer l'un des statuts suivants:
Signée : tous les signataires ont signé le document.
Refusé : l'un des signataires a refusé de signer le document.
Expiré : le document ne peut plus être signé car le délai est dépassé.
Révoqué: la demande de signatures a été retirée par le demandeur.
Échoué : quelque chose a mal tourné avec le document ou la signature.
Codes d'erreur possibles
| Code d'erreur | Signification |
| No signature fields found | Assurez-vous qu'il y a des champs de signature sur le document ; selon les spécifications de Adobe Sign: https://helpx.adobe.com/be_nl/sign/using/text-tag.html |