Avec le lien entre AdminPulse et DocuSign, vous pouvez faire signer électroniquement des documents et des lettres créés dans AdminPulse. La signature peut être effectuée par le client final, mais aussi par un collaborateur du bureau.

Dans cet article, vous découvrez ce que fait DocuSign, comment configurer l’intégration avec AdminPulse, comment préparer vos modèles pour la signature électronique et comment envoyer un document pour signature.

Qu’est-ce que DocuSign ?

DocuSign remplace la signature sur papier par un flux de travail électronique entièrement automatisé. Vous pouvez ainsi envoyer rapidement et facilement des documents pour signature depuis AdminPulse.

AdminPulse ne facture pas de frais supplémentaires pour cela. Chaque document à signer peut être envoyé gratuitement via AdminPulse. Vous avez cependant besoin d’un abonnement chez DocuSign.

Pour en savoir plus, consultez https://www.docusign.com/products/electronic-signature/.

Comment fonctionne l’intégration DocuSign dans AdminPulse ?

Avec l’intégration DocuSign dans AdminPulse, vous pouvez envoyer une demande de signature au client final ou à un collaborateur du bureau.

AdminPulse transmet les données nécessaires à DocuSign. DocuSign envoie ensuite un lien au signataire. Le signataire peut alors signer électroniquement le document dans l’environnement DocuSign.

Configurer DocuSign dans AdminPulse

1. Demander un compte DocuSign

Pour l’intégration avec DocuSign, vous avez besoin d’un compte DocuSign. Vous pouvez demander ce compte en ligne via https://www.docusign.com/products-and-pricing.

2. Configurer l’intégration via Admin-Connect

Lorsque votre compte DocuSign est prêt pour l’envoi de documents, connectez-vous à la page web Admin-Connect avec ce compte. Cette page vous donne un aperçu de toutes les intégrations avec des connexions externes, dont DocuSign.

Vous pouvez accéder à Admin-Connect via https://connect.adminpulse.be/ ou en suivant les étapes ci-dessous.

Allez dans Paramètres > Applications connectées.
Sur la page d’accueil d’Admin-Connect, cherchez l’intégration avec DocuSign.
Cliquez sur Connect. Vous arrivez ensuite sur la page de connexion de DocuSign.
Connectez-vous avec votre compte DocuSign. Vous revenez ensuite automatiquement à la page de configuration de Connect.

Préparer les modèles pour la signature électronique

Ajouter des champs de signature aux modèles de lettres

Pour déterminer quelles signatures doivent être ajoutées dans le document, vous ajoutez des champs de signature au modèle ou au document Word mis en forme dans AdminPulse. Ces champs doivent respecter un format imposé par DocuSign.

Vous ajoutez un champ de signature comme du texte ordinaire. Il n’est donc pas nécessaire de choisir un type de champ spécifique. Le champ doit toutefois respecter les conditions suivantes.

Exemple : _signer1_

Chaque champ de signature commence et se termine par un tiret bas (_).
signer1 est le nom du champ. Vous liez ensuite ce nom dans AdminPulse à un collaborateur ou à un client final, selon la personne qui doit signer à cet endroit.
👉 Utilisez le même nom de champ de signature une seule fois. Utilisez donc par exemple signer1, signer2, ... s’il y a plusieurs signataires.

Un exemple de modèle prêt pour la signature électronique ressemble par exemple à ceci :

Configurer des modèles d’e-mail pour la signature électronique

Vous pouvez créer vos propres modèles d’e-mail pour l’envoi du document. Pour cela, ajoutez un modèle d’e-mail du type Signature électronique.

Lors de l’envoi de la demande de signature, vous sélectionnez le modèle d’e-mail souhaité. DocuSign utilise ce modèle pour l’e-mail envoyé au signataire.

S’il n’existe pas de modèle d’e-mail pour la signature électronique, un texte standard est utilisé.

💡 Vous avez plusieurs entreprises propres ? Dans ce cas, vous avez besoin d’un modèle par entreprise propre. Lors de l’envoi, vous sélectionnez le modèle de l’entreprise liée à la relation.

Envoyer une lettre pour signature

Lorsque vous avez préparé un document ou une lettre pour une relation à partir d’un modèle avec des champs de signature, vous pouvez envoyer ce document au client pour signature.

Pour cela, ouvrez le dossier relation et choisissez Envoyer la demande de signature pour la lettre souhaitée, dans la section Lettres. Cette option est uniquement disponible si le document n’a pas encore été signé.

Dans la boîte de dialogue, choisissez un collaborateur ou un client final pour chaque champ de signature trouvé dans le document.

Dans le cas d’une entreprise, la liste des relations est complétée avec les relations liées du type personne qui sont liées à cette entreprise.

L’adresse e-mail est obligatoire. Il s’agit de l’adresse e-mail à laquelle la personne reçoit l’invitation à signer.

Lorsque vous avez choisi un signataire pour chaque champ de signature, vous pouvez envoyer le document. Le client reçoit une invitation par e-mail pour signer le document. Le document reste au statut En attente jusqu’à ce que le statut change.

Statuts d’une demande de signature

Après l’envoi pour signature, un document peut recevoir l’un des statuts suivants :

Signé : tous les signataires ont signé le document.
Refusé : l’un des signataires a refusé de signer le document.
Expiré : le document ne peut plus être signé, car le délai est dépassé.
Révoqué : le demandeur a retiré la demande de signature.
Échoué : un problème est survenu avec le document ou lors de la signature.

Messages d’erreur possibles avec DocuSign