Qu'est-ce que DocuSign?

DocuSign vous permet de signer numériquement des documents et des lettres créés par AdminPulse et destinés au client final. La signature numérique peut être effectuée par toutes les parties, c'est-à-dire aussi bien par un employé de bureau que par le client final.

Ce flux de travail électronique entièrement automatisé remplace les signatures papier. Vous pouvez faire signer des documents rapidement et facilement avec DocuSign et AdminPulse.

Il n'y a pas de frais supplémentaires facturés par AdminPulse. Tout document qui doit être signé peut être envoyé gratuitement via AdminPulse. Tout ce qui est nécessaire est un abonnement à DocuSign.

Pour en savoir plus, consultez le site https://www.docusign.com/products/electronic-signature/

Intégration dans AdminPulse

L'intégration de DocuSign dans AdminPulse permet d'envoyer une demande de signature de document au client final ou à un employé de bureau. AdminPulse envoie les données nécessaires à DocuSign, qui envoie ensuite un lien à l'utilisateur. Sur l'environnement de DocuSign, le client final peut alors signer.

1. DocuSign compte

Pour l'intégration avec DocuSign, vous avez besoin d'un compte DocuSign. Ce compte peut être demandé en ligne via https://www.docusign.com/products-and-pricing

2. Configuration dans AdminPulse

Lorsque vous avez un compte sur DocuSign et que vous êtes prêt à envoyer des documents, vous devez vous connecter à la page Web Admin-Connect avec votre compte DocuSign. Cette page vous donnera un aperçu pratique de toutes les intégrations avec des liens externes, y compris DocuSign. Vous pouvez accéder à Admin-Connect via https://connect.adminpulse.be/ ou via la feuille de route ci-dessous.

Allez à Paramètres généraux documents
Sur la page d'accueil d'Admin-Connect, vous trouverez un bouton pour démarrer l'intégration avec DocuSign.
Après avoir appuyé sur 'Connect', la page de connexion de DocuSign s'affiche. Lorsque vous êtes connecté et, vous serez redirigé vers la page de configuration de Connect.

3. Préparation de modèles de lettres pour la signature électronique

Pour savoir quelles signatures et combien de signatures inclure dans le document, des champs doivent être ajoutés au modèle ou au fichier Word formaté dans AdminPulse. Ceux-ci doivent se conformer à un certain format imposé par DocuSign.

L'ajout d'un champ au modèle peut se faire par la saisie normale de texte, sans qu'il soit nécessaire de choisir un "type de champ" particulier, mais il doit répondre aux exigences suivantes :

L'exemple: _signer1_

Chaque champ de signature doit commencer et se terminer par un tiret (_).
signer1 : C'est le nom du champ. Ce nom devra être lié à un employé ou à un client final plus tard dans AdminPulse, en fonction de la personne qui doit signer à cet endroit.
Important : le même nom pour un champ de signature ne doit pas être utilisé plus d'une fois ; utilisez donc signer1, signer2, ... s'il y a plusieurs signataires.

Un exemple travaillé d'un modèle prêt pour la signature numérique ressemble alors à ceci, par exemple :

4. Modèles d'e-mail

Il est possible de créer vos propres modèles d'e-mail pour l'envoi du document. Vous pouvez ajouter un modèle e-mail, pour le type "signature électronique". Lors de l'envoi de la demande de signature, vous sélectionnez ensuite le modèle d'e-mail souhaité.

S'il n'y a pas de modèle de e-mail pour la signature électronique, un texte sera fourni par défaut.

Remarque: s'il y a plusieurs entreprises propres, un modèle est nécessaire pour chaque entreprise propre. Lors de l'envoi, vous pouvez alors sélectionner un modèle de la société liée à la relation..

5. Envoyer la demande de signature

Lorsqu'un document ou une lettre a été préparé pour un client particulier via un modèle contenant les champs, vous pouvez l'envoyer au client pour signature. Pour ce faire, il suffit de choisir "Envoyer la demande de signature" dans la section "Lettres" du dossier client et sur le document souhaité. Cette option n'est disponible que si le document n'a pas encore été signé.

Dans la boîte de dialogue, pour chaque champ de signature trouvé dans le document, il vous sera demandé de choisir un employé ou un client final. Dans le cas d'une société, la liste des relations sera alimentée par les relations liées du type de personne lié à cette société. L'adresse e-mail est obligatoire, il s'agit de l'adresse e-mail où la personne recevra une invitation à signer.

Lorsqu'un signataire a été choisi pour tous les champs de signature, le document peut être envoyé. Le client sera invité par courrier à signer un document et le document restera "en attente" jusqu'à un nouveau changement de statut.

6. Changements de statut

Après avoir été envoyé à la signature, un document peut se voir attribuer l'un des statuts suivants:

Signée : tous les signataires ont signé le document.
Refusé : l'un des signataires a refusé de signer le document.
Expiré : le document ne peut plus être signé car le délai est dépassé.
Révoqué: la demande de signatures a été retirée par le demandeur.
Échoué : quelque chose a mal tourné avec le document ou la signature.

7. Messages d'erreurs connus

Vous devez vérifier que vous avez configuré l'intégration. Si vous avez plusieurs propres entreprises, vous devez veiller à configurer l'intégration par propre entreprise.