Signature électronique: OK!Sign

OK!Sign offre la possibilité de signer numériquement des documents et des lettres faits par AdminPulse et destinés au client final. La signature numérique peut être effectuée par toutes les parties, c'est-à-dire par un employé du bureau ainsi que par le client final.

OK!Sign suit de près la législation sur les signatures numériques, y compris les eIDAS européennes.

Il n'y a pas de frais supplémentaires facturés par AdminPulse. Tout document devant être signé peut être envoyé gratuitement via AdminPulse. Les frais de transaction pour la signature sont facturés par OK!Sign.

 Pour plus d'informations, consultez le site https://oksign.be.

Contenu de cet article:

• Intégration dans AdminPulse
• Méthodes de signature supportées
  •  1. Compte OK!Sign
  •  2. Configurer les détails du compte dans AdminPulse
    • Configuration automatique
    • Configuration manuelle
  • 3. Préparation de modèles pour la signature numérique
    
    • Endroit de la signature
    • Contre-signature automatique
    • Substituants
    • Modèles d'e-mail
  • 4. Envoyer la demande de signature
  • 5. Changements de statut
  • 6. Envoyez des rappels automatiques
• Codes d'erreur possibles

Intégration dans AdminPulse

L'intégration de OK!Sign avec AdminPulse permet d'envoyer une demande de signature d'un document au client final ou à un employé du bureau. AdminPulse envoie les données nécessaires à OK!Sign, qui envoie ensuite un lien à l'utilisateur. Dans l'environnement OK!Sign, le client final peut alors signer via une série de méthodes de signature, y compris la carte d'identité électronique, les SMS, l'itsme ou une signature sur un écran tactile (PC, tablette, smartphone).

Méthodes de signature supportées

• SMS
• Stylo 
• itsme
• eID

Il est possible de désactiver chacune de ces méthodes de signature séparément, afin d'éviter, par exemple, des coûts supplémentaires.

 1. Compte OK!Sign

Pour intégrer OK!Sign, vous avez besoin d'un compte OK!Sign. Ce compte peut être demandé en ligne à l'adresse https://oksign.be.

 2. Configurer les détails du compte dans AdminPulse

Si vous avez un compte sur OK!Sign, vous devrez l'entrer sur notre page web Admin-Connect. Cette page vous donnera un aperçu pratique de toutes les intégrations avec des liens externes, y compris OK!Sign. Vous pouvez naviguer vers Admin-Connect via https://connect.adminpulse.be/ ou via le plan par étapes ci-dessous.

 Allez à Paramètres généraux -> Documents

 

Sur la page d'accueil d'Admin-Connect, vous trouverez un bouton pour démarrer l'intégration avec OK!Sign. Ensuite, un certain nombre d'étapes sont nécessaires pour permettre à AdminPulse d'envoyer des documents dans votre environnement OK!Sign. 

Suivez d'abord la configuration automatique. Si vous ne parvenez pas à configurer la configuration de cette manière automatique, suivez alors le chapitre "Configuration manuelle" au bas de la page.

Configuration automatique

1. Naviguez vers https://oksign.be/secure/account  Settings > Apps > Overview.
2. Cliquez sur "Activate the link" à l'app d'AdminPulse.
3. Vous serez redirigé vers la page AdminPulse, où le champ "Authorization token" a été rempli automatiquement.
4. Testez la connexion en appuyant sur le bouton. En cas de succès, vous pouvez sauvegarder la configuration.

Configuration manuelle

Ce chapitre ne doit être suivi que si la configuration automatique n'a pas réussi.

1. Naviguez vers https://oksign.be/secure/account > REST API > Console API
2. Sous "Add Organisational tokens", créez un nouveau token avec les valeurs suivantes :

1. Organisational token name: AdminPulse
2. Callback URL: https://documents-signing.adminpulse.be/api/external/oksign/callback
3. Redirect URL: vide
4. Webhook URL: https://documents-signing.adminpulse.be/api/external/oksign/webhook

3. Un nouveau organisational token figurera dans le tableau ci-dessus. Copiez la valeur de la colonne "x-oksign-authorization" dans le champ de saisie d'AdminPulse.
4. Vous pouvez tester la connexion en appuyant sur "Test connection" dans AdminPulse. Enregistrez ensuite la configuration si la connexion est réussie.

 

3. Préparation de modèles pour la signature numérique

Endroit de la signature

• Signature à un endroit précis du document

Afin de savoir quelles signatures doivent être incluses dans le document et combien doivent l'être, des champs doivent être ajoutés au modèle ou au fichier Word formaté dans AdminPulse. Ceux-ci doivent respecter un certain format, de sorte que AdminPulse puisse reconnaître les champs et les envoyer à OK!Sign pour indiquer où la signature doit venir.

L'ajout d'un champ au modèle peut se faire par saisie de texte normale, aucun "type de champ" particulier ne doit être choisi, mais il doit répondre aux exigences suivantes :

Exemple : _sb1_ ou _sbActionnaire_

• Chaque champ de signature doit commencer et se terminer par un tiret bas "_".
• sbX : le nom du champ, ce nom devra être lié plus tard dans AdminPulse à un employé ou à un client final, en fonction de la personne qui doit signer à cet endroit. La dénomination commence toujours par "sb" et vous pouvez ensuite choisir votre propre nom afin que vous sachiez plus tard qui sélectionner ici dans AdminPulse.
  Attention: le même nom ne peut pas être utilisé plus d'une fois, utilisez donc sb1, sb2, ... s'il y a plusieurs signataires

Voici un exemple détaillé d'un modèle prêt pour la signature numérique : 

Note : Les signatures placées sur les marqueurs sont généralement transparentes (ou blanches) ; pour éviter que les champs ne soient encore visibles après la signature du document, vous pouvez définir le champ de signature _sb1_ sur une couleur de texte blanche.

• Signature au dos d'une page séparée

Vous pouvez également choisir de ne pas utiliser les champs de signature. Le grand avantage de cette option est qu'il n'est pas nécessaire d'éditer le document pour ajouter les champs de signature, mais que vous pouvez l'envoyer immédiatement pour signature.

Dans ce cas, les signatures sont ajoutées sur une page séparée, à la fin du document.

Contre-signature automatique

Ok!Sign offre la possibilité de contresigner un document automatiquement. La signature apparaît automatiquement sur le document lorsque toutes les autres parties ont signé.

Pour le configurer, vous devez le faire :

- Dans l'environnement Ok!Sign : Paramètres -> Mes données -> Ma signature. Vous définissez ici votre signature

- Dans le modèle dans AdminPulse, mettez le champ:      _sbself_

Substituants

En plus du champ de signature, d'autres champs peuvent être ajoutés au modèle. Ceux-ci peuvent être remplis au moment de la signature.

Comme le champ de signature, le champ commence et se termine par un trait de soulignement et vous pouvez spécifier à quel signataire le champ est lié.

• Champ de texte: _sb1:text_
• Champ de texte large: _sb1:textarea_
• Liste de sélection: _sb1:select(option1,option2,option3)_
• Champ de date: _sb1:date_
• Case à cocher: _sb1:checkbox_

Modèles d'e-mail

Il est possible de créer vos propres modèles d'e-mail pour l'envoi du document. Vous pouvez ajouter un modèle e-mail, pour le type "signature électronique". Lors de l'envoi de la demande de signature, vous sélectionnez ensuite le modèle d'e-mail souhaité.

L'e-mail que le client reçoit ensuite :

S'il n'y a pas de modèle de e-mail pour la signature électronique, un texte sera fourni par défaut.

Remarque: s'il y a plusieurs entreprises propres, un modèle est nécessaire pour chaque entreprise propre. Lors de l'envoi, vous pouvez alors sélectionner un modèle de la société liée à la relation..

4. Envoyer la demande de signature

Lorsqu'un document ou une lettre a été établi pour une certaine relation via le modèle qui contient les champs, vous pouvez l'envoyer au client pour signature. Pour ce faire, choisissez "Envoyer la demande de signature" dans le dossier de relation sous la rubrique "Lettres" et sur le document souhaité. Cette option n'est disponible que si le document n'a pas encore été signé.

Dans la boîte de dialogue, pour chaque champ de signature trouvé dans le document, il vous sera demandé de sélectionner un employé ou un client final. Dans le cas d'une entreprise, la liste des relations sera remplie par les relations liées du type de personne liée à cette entreprise. L'adresse e-mail est obligatoire, c'est l'adresse e-mail sur laquelle la personne recevra une invitation à la signature. Le numéro de GSM peut être rempli par le client final lui-même, s'il choisit la méthode de signature SMS.

Si un signataire a été choisi pour tous les champs de signature, le document peut être envoyé.

Facultativement, vous pouvez choisir de remplir le champ "envoyer le" et le champ "temps". Le document sera alors envoyé le jour et temps indiqué. Notez que si vous laissez ce champ vide, le document sera envoyé immédiatement lorsque vous cliquerez sur "envoyer". 

Le client sera invité par courrier à signer un document et celui-ci restera "en attente" jusqu'à un nouveau changement de statut.

5. Changements de statut

Après avoir été envoyé à la signature, un document peut se voir attribuer l'un des statuts suivants :

• Signée : tous les signataires ont signé le document.
• Révoqué: la demande de signatures a été retirée par le demandeur.
• Échoué : quelque chose a mal tourné avec le document ou la signature 

6. Envoyez des rappels automatiques

Dans les paramètres de Ok!Sign (via les applications connectées), vous pouvez utiliser l'option d'envoi de rappels automatiques. Vous pouvez décider vous-même après combien de jours vous voulez envoyer un rappel et combien de rappels vous voulez envoyer au maximum. 

Codes d'erreur possibles

Code d'erreur	Signification
No signature fields found	Assurez-vous qu'il y a des champs de signature sur le document ; selon les spécifications de OK!Sign. Trouvez les info's dans chapitre 3: Préparation de modèles  pour la signature numérique.
'_sbX_' not found in PDF document for field SIG_FIELD_X	Le champ qui a été transmis à OK!Sign n'a pas été trouvé sur le document. Veuillez essayer de supprimer tous les champs du document et réessayer.
Invalid email. Found: null. Expected: A valid email.	L'adresse électronique du signataire est vide. Assurez-vous qu'une adresse électronique a été saisie dans le dossier de relation et qu'il s'agit de l'adresse e-mail principale.
Max account size exceed. Maximum size allowed (bytes). Current size (bytes). Extend your storage capacity in your account (Menu:Settings --> Reports --> Storage extension)	Capacité insuffisante dans le domaine OkSign! Vous devez l'augmenter via votre compte dans OkSign!.
	Vous devez vérifier que vous avez configuré l'intégration. Si vous avez plusieurs propres entreprises, vous devez veiller à configurer l'intégration par propre entreprise.