Un document doit-il être introduit pour une tâche ? Voulez-vous être sûr que la tâche n’a pas été mise sur "Accomplie" par erreur ? Dans ce cas, vous pouvez configurer la tâche pour qu’elle ne puisse être mise sur "Accomplie" que si ce document est joint quelque part à la tâche principale ou à l’une des sous-tâches.
Comment configurer les documents obligatoires
Allez dans Paramètres > Modèles de tâches et cliquez sur l’icône de document d’une sous-tâche. Vous pouvez y indiquer un ou plusieurs types de documents obligatoires.
Comment fonctionne l’utilisation des documents obligatoires ?
Quand une sous-tâche avec un document obligatoire peut-elle être mise sur "Accomplie" ?
La sous-tâche ne peut être mise sur "Accomplie" que si, pour chaque type de document obligatoire, un document de ce type est joint quelque part dans la structure de la tâche :
- à cette sous-tâche ;
- à la tâche principale ;
- à une autre sous-tâche de la même tâche principale.
Le document ne doit donc pas forcément être joint précisément à cette sous-tâche, tant qu’il appartient à la même tâche principale.
De quelles manières ce contrôle s’applique-t-il ?
Peu importe la manière dont vous essayez de mettre la sous-tâche sur "Accomplie". Le document obligatoire doit y être joint pour que cela fonctionne.
Cela s’applique notamment dans les cas suivants :
- glisser-déposer manuel sur le Tableau des tâches ;
- action globale via l'Aperçu des tâches ;
- automatiquement via le suivi des tâches.
Que se passe-t-il si le document manque ?
Si les documents obligatoires ne sont pas joints à la tâche principale ou à la ou aux sous-tâches, un message d’erreur apparaît.
Exception pour une tâche particulière
Non applicable - Non exécuté
Si vous devez exceptionnellement clôturer la sous-tâche sans que le document ait été chargé, cela reste possible via le statut "Non applicable" ou "Non exécuté".
Via l’historique des modifications de la tâche, vous pouvez toujours vérifier qui a attribué ce statut à la tâche.
💡 Même si vous travaillez via le Suivi des tâches, vous pouvez mettre une sous-tâche sur "Non applicable" sans que le document obligatoire soit joint à la sous-tâche. Vous pouvez par exemple mettre la sous-tâche intracom sur "Non applicable", même si, en temps normal, la déclaration est un document obligatoire pour cette sous-tâche. C’est logique, parce que dans ce cas il n’y a pas d’intracom et donc pas non plus de document de déclaration.