- Afin de vous éviter la peine d'avoir à créer les mêmes tâches et sous-tâches encore et encore, il y a des modèles de tâches. Si vous ajoutez manuellement une tâche au tableau des tâches, choisissez un modèle dans le champ Nom de la tâche.
- Les modèles sont également utilisés dans l'automatisation de la planification des tâches. Dans les deux cas, la tâche est placée sur le tableau des tâches avec les paramètres définis dans les modèles. Les modèles de tâches déterminent donc QUOI apparaîtra sur le tableau des tâches.
Gestion des modèles de tâches
AdminPulse est fourni avec plusieurs modèles de tâches prédéfinis. La page de gestion des modèles de tâches se trouve sous Paramètres > Modèles de tâches.
Il s’ouvre sous la forme d’une liste de modèles, avec les caractéristiques de la tâche principale pour chaque modèle.
Ouvrez un modèle de tâche pour obtenir une vue d'ensemble des sous-tâches. Les propriétés de la tâche principale sont ensuite déplacées vers le bloc de gauche, tandis que la liste des sous-tâches apparaît à droite.
Les modèles de tâches fournis avec AdminPulse peuvent être copiés, mais peuvent également être modifiés ou supprimés directement. Tous les paramètres de la tâche ou de la sous-tâche peuvent être ajustés à votre guise, tels que, par exemple, l'élément pour lequel l'heure est enregistrée, la durée par défaut et à qui la tâche est attribué par défaut lors de la planification.
Si des tâches avec ce modèle ont déjà été planifiées, vous aurez le choix d’ajuster les tâches existantes avec cette modification.
Résumé des propriétés :
- Nom de la tâche
- Article (de la liste des prix)* : Article pour lequel vous souhaitez enregistrer le temps de cette tâche. La valeur par défaut est "Frais", mais vous pouvez également sélectionner un élément créé par vous-même.
- Assigner à* : Utilisateur auquel la tâche sera assignée lors de la planification. Ici, vous pouvez également choisir entre «Utilisateur» et «Responsable». La tâche sera attribuée à l'utilisateur configuré pour ce profil dans le dossier relation. Voir aussi Attribuer des collaborateurs par relation
- Utiliser dans les listes déroulantes : Si vous préférez ne pas utiliser ce modèle, décochez cette case. Il ne sera plus affiché dans les listes déroulantes.
- "Personne", "Entreprise individuelle" et "Entreprise" déterminent pour quels types de relation cette tâche est suggérée. Lier une tâche à une relation d’un autre type est toujours possible.
- Type de sous-tâche : Différents types de sous-tâches se comportent différemment sur le tableau des tâches.
- Différence de date limite (jours) : Détermine comment une échéance de sous-tâches est définie par rapport à celle de la tâche principale
- Durée par défaut : Le nombre de minutes qui sera suggéré dans le formulaire d'enregistrement ou qui sera enregistré automatiquement à partir du tableau de tâches. Voyez Enregistrement du temps à partir du tableau de tâches..
- Enregistrer un coût : Dès que la tâche reçoit un statut prêt, elle est enregistrée comme un coût pour cette tâche.
- Tags: plus d'informations sur les tags de tâches
- Document obligatoire : plus d'informations sur les documents obligatoires
*Conseil: ces deux propriétés existent à la fois au niveau de la tâche principale et de la sous-tâche. S'ils ne sont pas définis dans la sous-tâche, la valeur de la tâche principale est utilisée et affichée en italique.
Accédez aux programmes qui appartiennent à cette tâche via les boutons avec l'icône du calendrier
Si vous modifiez les paramètres dans les modèles de tâches repris dans les tâches planifiées (voir Automatisation de la planification des tâches), choisissez d'appliquer ces modifications à cet emplacement. Les tâches qui se trouvent déjà sur le tableau des tâches sont ensuite ajustées de la même manière.
Créer des modèles de tâches
Commencez par cliquer sur le bouton "+ Ajouter". Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, entrez une valeur pour toutes les propriétés de la tâche principale.
Cliquez sur "Ajouter" et le nouveau modèle de tâche apparaît dans la liste. De la même façon, ajouter des sous-tâches au modèle se fait ici.
Copier un modèle de tâche
Déplacez le pointeur de la souris sur un modèle de tâche étendu, cliquez sur les trois points qui apparaissent et sélectionnez "Copier".
Sous le modèle, un double apparaît. Dans cette copie, éditez toutes les propriétés.