Cet article contient des modèles d’e-mails concernant Peppol prêts à l’emploi, à utiliser dans AdminPulse. Vous évitez ainsi de devoir créer des messages à partir de zéro.

Les modèles sont ajoutés en tant que fichiers Word en pièce jointe à cet article.
Vous pouvez les télécharger, les adapter selon vos préférences, puis copier le texte dans un modèle existant ou en créer un nouveau (Paramètres > Modèles d’e-mails et d'interactions).
Pour les nouveaux environnements AdminPulse, les modèles sont disponibles par défaut. Pour les environnements existants, nous recommandons d’ajouter manuellement les modèles d’e-mails ou d'adapter ceux que vous avez à l’aide des fichiers joints à cet article.

Le tableau ci-dessous indique la finalité de chaque modèle présenté dans cet article, s’il est déjà disponible par défaut dans votre environnement AdminPulse et les langues dans lesquelles il existe.

Nom	Utilisation	Disponible par défaut dans AdminPulse ?	Langues
Obligation Peppol	Informer les clients B2B de l’arrivée et de l’obligation d’utiliser Peppol.	Disponible dans les environnements créés à partir du 12/09/2025	NL, FR, EN
Envoyer la facture – Peppol first	Si l'envoi via Peppol échoue, la facture est envoyée par e-mail (brève explication + facture en pièce jointe).	Disponible dans les environnements créés à partir du 01/01/2026	NL, FR, EN

Modèle d’e-mail 'Obligation Peppol' – informez vos clients B2B de manière proactive

Utilisez le modèle ‘Obligation Peppol’ pour informer vos clients B2B de l’obligation prochaine de facturation électronique. En les prévenant à l’avance, vous leur permettez de s’organiser, d’anticiper les éventuelles erreurs ou retards, et vous renforcez votre rôle d’accompagnateur vers l’échéance du 01/01/2026.

Étape par étape : ajouter le modèle 'Obligation Peppol' à vos modèles d’e-mails

Téléchargez le fichier Word correspondant.
Ouvrez Paramètres > Modèles d’e-mails et d'interactions.
Choisissez un modèle existant à modifier ou créez un nouveau modèle via '+ Ajouter'.
Copiez le texte du document Word et collez-le dans le modèle, pour chaque langue.

💡 Après collage, vérifiez la mise en forme, les liens et les substituants.

Étape par étape : envoyer l’e-mail 'Obligation Peppol'

Allez dans Dossiers relations > Relations.
Créez une liste des relations à qui vous souhaitez envoyer l’e-mail. Filtrez les résultats, par exemple via une combinaison de :
- Peppol obligatoire : Oui - Peppol obligatoire ⇒ une relation est considérée comme Peppol obligatoire dans AdminPulse lorsqu’elle répond aux conditions suivantes :
  - il s’agit d’un client
  - la relation est une société ou une entreprise individuelle
  - l’entreprise est établie en Belgique
  - le numéro de TVA de la relation n’est pas défini sur 'Non-assujetti à la TVA'
  - la périodicité TVA de la relation n’est pas définie sur 'Exemptées par l'article 44' ou 'Non-assujetti à la TVA', sauf si la relation est indiquée comme 'Contribuable mixte'
  - l’entreprise n’est pas de type BTWE (unité TVA)
- Statut Peppol : Pas trouvé sur le réseau Peppol ⇒ permet d’identifier les clients qui ne peuvent pas encore recevoir de factures via Peppol.
- Peppol : prêt pour l’envoi des factures : Non ⇒ permet de cibler les clients pas encore prêts à envoyer des factures B2B via Peppol.
💡 Une option de filtre n’apparaît pas ? Ajoutez-la via Plus de filtres.
Sélectionnez les relations une par une à l’aide de la case au début de chaque ligne, ou sélectionnez-les toutes via la case en haut de la liste.
Choisissez Action globale > Envoyer e-mail.
Sélectionnez le modèle Obligation Peppol et envoyez l’e-mail.

💡 Préparation facultative : appliquez un filtre sur Statut Peppol : Pas trouvé sur le réseau Peppol et/ou Pas encore recherché sur le réseau Peppol. Sélectionnez toutes les relations avec la case en haut de la liste et choisissez l’action globale 'Rechercher sur le réseau Peppol'. AdminPulse vérifiera ainsi si ces relations sont désormais connectées au réseau.

Adapter le modèle 'Envoyer la facture'

Lorsque Peppol first est sélectionné comme méthode d’envoi, les factures sont envoyées d’abord via Peppol. Si cela échoue, elles sont envoyées par e-mail à titre de solution de secours.

En cas d’utilisation de l’option Peppol first, il est conseillé d’indiquer clairement dans le modèle d’e-mail pour les clients B2B que l’envoi via Peppol a échoué et que la facture est jointe à l’e-mail. Cela permet au client de comprendre la situation, de procéder au paiement et éventuellement d’activer Peppol ou de demander de l’aide.

👉 Les clients B2C ne sont pas concernés : une condition dans le modèle d’e-mail fait en sorte que ce message ne soit envoyé qu’aux clients B2B pour lesquels Peppol est obligatoire.

Étape par étape : adapter le modèle 'Envoi de facture' avec Peppol first

Vérifiez si Peppol first est défini comme méthode d’envoi par défaut via Paramètres > Paramètres généraux > E-mail de facturation : Mode d’envoi de la facture.
Ou vérifiez par relation via Dossiers relations > Relations (filtrage selon Mode d’envoi de la facture) si Peppol first est défini.
Allez dans Paramètres > Modèles d’e-mails et d'interactions, puis ouvrez l’onglet Modèles d’e-mails.
Cliquez sur l’icône en forme de crayon à côté du modèle utilisé pour l’envoi des factures par e-mail.
Modifiez le texte sur la base des exemples disponibles dans les pièces jointes de cet article.
Enregistrez les modifications.

👉 Les modifications sont appliquées directement aux futurs e-mails envoyés.

Pièces jointes : téléchargez les modèles Word

Liste des modèles ajoutés à cet article :

Obligation Peppol – NL (docx)
Obligation Peppol – FR (docx)
Peppol Mandatory – EN (docx)
Facturen verzenden Peppol first – NL (docx)
Envoyer la facture Peppol first – FR (docx)
Send invoice Peppol first – EN (docx)

💡 Bon à lire

Vue d’ensemble et plan d’action pour Peppol : Premiers pas : Peppol et AdminPulse
Informations sur les modèles d’e-mails : Modèles e-mail
Bien utiliser les champs personnalisés dans les modèles : Modèles d'e-mail - substituants

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