Les modèles d’e-mail sont utilisés pour préparer vos e-mails. Quelques modèles sont déjà disponibles par défaut dans AdminPulse. Vous pouvez adapter les modèles existants ou en créer de nouveaux.

Vous les trouverez via Paramètres > Modèles d’e-mail et d’interactions > onglet : Modèles d’e-mail.

Vue d’ensemble des modèles d’e-mail

Sur la page Modèles d’e-mail, vous voyez un aperçu complet de tous les modèles que vous pouvez utiliser pour envoyer des e-mails automatiquement ou manuellement. En haut de l’écran, vous pouvez affiner la liste à l’aide de trois filtres :

Nom du modèle : filtre sur le nom du modèle.
Contexte du modèle : n’affiche que les modèles pour un contexte spécifique, comme Relation, Gestion des tâches ou Rappel.
Langues des modèles : affiche les modèles pour lesquels vous avez créé une certaine langue.

Le tableau comporte trois colonnes :

Nom du modèle : le nom du modèle.
Contexte du modèle : indique dans quel contexte le modèle est utilisé.
Langues du modèle : indique dans quelles langues le modèle est déjà disponible.

Que signifie 'Contexte du modèle' ?

Dans la colonne Contexte du modèle, vous voyez dans quel contexte un modèle est appliqué. Voici quelques exemples :

Envoyer la facture, Facture payée ou Facture payée partiellement : vous pouvez définir ces modèles dans les Paramètres généraux, afin qu’AdminPulse les utilise automatiquement.
Rappel : utilisé pour envoyer des rappels. AdminPulse envoie un e-mail par facture ouverte.
Rappel – regroupés : le client reçoit un seul e-mail reprenant toutes les factures encore ouvertes.
💡 Pratique si vous ne voulez pas submerger vos clients ayant plusieurs factures impayées avec plusieurs e-mails de rappel séparés.
Gestion des tâches : modèles utilisés pour les e-mails envoyés à partir des tâches, par exemple :
- Attestation de charges sociales
- Bizzcontrol - Envoyer le rapport de gestion
- Document TVA au client
- Solde TVA au client

Langues du modèle

Si vos clients parlent des langues différentes, vous pouvez créer des modèles d’e-mail dans plusieurs langues (néerlandais, français et anglais). Chaque client recevra alors les e-mails dans la langue définie dans son dossier relation.

Dans la colonne Langues du modèle, vous voyez directement pour quelles langues un modèle existe déjà (par exemple nl, fr ou en).
👉 Il manque un modèle dans une langue ? Vous pouvez ajouter cette langue lorsque vous modifiez le modèle.

Actions possibles sur les modèles d’e-mail

Dans la colonne Actions, vous pouvez effectuer différentes opérations sur un modèle : le modifier, le copier ou le supprimer. Dans cette section, vous découvrez ce que fait chaque option et comment l’utiliser.

Modifier un modèle d’e-mail

Cliquez sur l’icône en forme de crayon dans la colonne Actions pour ouvrir et adapter un modèle.

Après avoir cliqué sur l’icône de crayon, l’éditeur s’ouvre. Dans cet écran, vous pouvez :

modifier le nom du modèle (par langue),
définir le contexte via Contexte du modèle,
lier des tags de document,
ajouter automatiquement des types de documents en pièce jointe,
configurer les options d’e-mail lorsque vous décochez 'Utiliser les options de mail des paramètres généraux';
adapter le sujet et le contenu pour chaque langue,
ajouter des pièces jointes,
insérer des substituants.

L’éditeur fonctionne comme un traitement de texte classique. Adaptez le texte, puis cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder vos modifications.

👉 Lorsque vous utilisez un modèle dans plusieurs langues, vous gérez le sujet et le contenu séparément pour chaque langue. Via la liste déroulante des langues, vous pouvez facilement ajouter des langues supplémentaires.

Utiliser les substituants dans vos modèles d’e-mail

Les substituants vous permettent d’ajouter des informations dynamiques à votre modèle d’e-mail. AdminPulse complète automatiquement ces substituants avec des informations provenant d’AdminPulse, comme les données de la relation, les données de votre propre entreprise, les informations TVA, les données de tâche, etc. Vos e-mails deviennent ainsi plus personnels et plus efficaces.

Dans l’éditeur, vous pouvez ajouter des substituants de deux façons :

+ Ajouter des substituants : ajoutez un seul substituant à l’endroit où se trouve votre curseur. Recherchez le substituant souhaité par son nom. AdminPulse place automatiquement le substituant dans votre modèle, avec les accolades { }.
+ Ajouter des substituants groupés : ajoutez plusieurs substituants d’un même groupe. Vous choisissez vous-même si AdminPulse les insère comme groupe répétitif, comme tableau ou comme substituants séparés.

💡 Placez d’abord votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer le substituant. Le substituant ou le groupe choisi sera ajouté à cet endroit.

Exemples de substituants simples :

{relationOrContact.firstName} pour le prénom du client,
{company.phone} pour le numéro de téléphone de votre bureau,
{task.deadline} pour l’échéance d’une tâche.

⏭️ Vous trouverez plus d’explications sur tous les substituants disponibles, les groupes, les tableaux et la logique IF dans ces articles :

Utiliser le mode HTML

Si vous avez des connaissances en HTML, vous pouvez directement adapter le code source via le bouton Source.

Associer des documents aux modèles d’e-mail

👉 Cette option est uniquement disponible pour les modèles d’e-mail pour la Gestion des tâches.

Dans certains flux de travail, comme l’envoi en masse d’e-mails liés aux tâches, il peut être utile que les documents soient envoyés automatiquement. Cela est possible en associant des types de documents à un modèle d’e-mail.

Pour envoyer automatiquement des documents, vous devez sélectionner le bon type de document dans 'Inclure automatiquement les documents de ce type en pièce jointe'. Il s’agit de la liste dans laquelle vous choisissez un ou plusieurs types pertinents pour le modèle, comme illustré dans la capture d’écran ci-dessous.

Seuls les documents dont le type correspond à un type sélectionné ici seront automatiquement ajoutés en pièce jointe à l’e-mail.

👉 Une pièce jointe fixe, qui est toujours envoyée à chaque client (par exemple des conditions générales), ne peut être ajoutée qu’après avoir enregistré le modèle au moins une première fois.

Insérer des boutons de suivi des tâches d'action dans votre modèle d’e-mail

👉 Cette option est uniquement disponible pour les modèles d’e-mail pour la Gestion des tâches.

Dans un modèle d'e-mail pour la gestion des tâches, vous pouvez ajouter un bouton cliquable à votre e-mail via Ajouter bouton suivi des tâches d'action. Lorsque le destinataire clique sur ce bouton, AdminPulse exécute automatiquement une action configurée au préalable.
Il est par exemple possible de faire indiquer une tâche comme accomplie ou de modifier un statut.

Voici comment ajouter un bouton de suivi des tâches d'action :

Placez votre curseur à l’endroit de l’e-mail où vous souhaitez insérer le bouton.
Cliquez sur Ajouter bouton suivi des tâches d'action.
Choisissez le suivi des tâches souhaité dans la liste des actions configurées.
Complétez le texte du bouton. Il s’agit du texte que le destinataire verra sur le bouton.
Choisissez une couleur de bouton : vert, bleu, gris ou rouge.
Cliquez sur Sauver. AdminPulse insère le bouton à l’endroit où se trouve votre curseur.

Lorsque l’e-mail est envoyé, AdminPulse crée un lien unique par destinataire. Si le destinataire clique sur le bouton, l’action configurée est exécutée pour cette relation et cette tâche spécifiques.

👉 Condition : les actions de suivi des tâches d'action doivent être configurées au préalable via Paramètres > Configuration du suivi des tâches > onglet : Suivi des tâches d'action.

💡 Plus d’informations : Comment utiliser un suivi des tâches d'action ?

Configurer les options d’e-mail par modèle d'e-mail

En haut du modèle, vous voyez l’option Utiliser les options de mail des paramètres généraux.

Cette option est-elle cochée ? Dans ce cas, AdminPulse utilise automatiquement les paramètres définis dans les Paramètres généraux, et vous ne devez plus rien configurer dans le modèle lui-même.

Si vous décochez cette option, un bloc supplémentaire apparaît et vous permet de définir des paramètres d’e-mail spécifiques pour ce modèle.

Vous pouvez alors configurer, pour chaque modèle :

E-mail nom d’expéditeur : le nom affiché comme expéditeur chez le destinataire.
E-mail expéditeur : l’adresse utilisée pour envoyer l’e-mail. Par défaut, il s’agit de inbox@adminpulse.be. Vous souhaitez utiliser votre propre domaine (par exemple bureau@votredomaine.be) ? C’est possible dès que votre domaine est vérifié et activé. Plus d’informations dans l’article Utiliser l'adresse e-mail du bureau comme expéditeur
E-mail répondre à : l’adresse où les réponses doivent être envoyées.
E-mail CC : une adresse ajoutée automatiquement en copie (visible pour les destinataires).
E-mail CCI : une adresse ajoutée automatiquement en copie cachée (invisible pour les destinataires).
E-mail à : l’adresse utilisée par défaut dans certains scénarios spécifiques.
💡 Par exemple : lorsque une tâche est terminée, un e-mail peut être envoyé au Collaborateur partenaire pour l’en informer.

Dans les listes déroulantes, vous pouvez choisir parmi différentes sources, telles que Paramètre général, Collaborateur, Collaborateur (remplaçant), Collaborateur facturation, Collaborateur partenaire, Collaborateur senior, Collaborateur responsable du dossier, Nom de la propre société, Expéditeur ou encore Texte libre / Adresse e-mail libre.

👉 Cela vous permet de déterminer précisément, pour chaque modèle, quel expéditeur sera affiché et quelles adresses seront utilisées pour les réponses, la CC et la CCI.

Copier un modèle d’e-mail

Vous pouvez rapidement dupliquer un modèle existant via l’icône de copie dans la colonne Actions.

La copie est créée immédiatement. Vous pouvez ensuite ouvrir ce nouveau modèle et l’adapter davantage.

Ajouter un nouveau modèle d’e-mail

Cliquez sur +Ajouter pour créer un tout nouveau modèle.

Vous pouvez directement :

saisir le nom du modèle,
choisir un contexte via Contexte du modèle,
composer le message par langue,
lier des pièces jointes et des types de documents,
utiliser des substituants.

Utiliser les modèles d’e-mail dans AdminPulse

Vous déterminez dans les Paramètres généraux quels modèles d’e-mail AdminPulse utilise par défaut pour la facturation et le suivi des paiements.

Dans la section E-mail de facturation, vous choisissez, sous Modèle d’e-mail : envoyer la facture, le modèle qu’AdminPulse doit utiliser pour envoyer les factures.

Dans la section Contrôle des paiements, vous choisissez quels modèles sont utilisés lorsque la facture est payée totalement ou partiellement.

💡 Bon à lire

Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont AdminPulse gère les e-mails, ou sur la configuration de l’adresse d’expéditeur de votre cabinet ? Les articles ci-dessous vous guideront :

Comment modifier vos paramètres d'envoi d'e-mails ? – Explications sur l’ensemble des paramètres généraux d’envoi d’e-mails.
Utiliser l'adresse e-mail du bureau comme expéditeur – Comment vérifier et activer votre propre domaine afin d’envoyer des e-mails depuis l’adresse de votre cabinet.
Utiliser les substituants dans les modèles d’e-mail – Comment utiliser les substituants simples, les groupes et les tableaux dans vos modèles d’e-mail.
Modèles d’e-mail - Substituants conditionnels – Explication sur la manière d’afficher du texte uniquement lorsqu’une condition précise est remplie.
Comment utiliser un suivi des tâches d'action ? – Explication sur la configuration et l’utilisation des suivis des tâches d'action pour exécuter automatiquement des actions via un bouton dans un e-mail.

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