Avec MagicMail, vous pouvez enregistrer automatiquement des e-mails et leurs pièces jointes dans AdminPulse. L’e-mail arrive ainsi dans l’écran central Documents. Selon l’expéditeur et les paramètres, AdminPulse peut aussi lier automatiquement l’e-mail à une relation et reconnaître les pièces jointes.
Dans cet article, vous découvrez comment configurer MagicMail, ou l’adresse des Documents, comment envoyer des e-mails vers Documents, quelles pièces jointes sont enregistrées et quand la reconnaissance de documents est lancée.
Configurer MagicMail
Pour utiliser MagicMail, vous définissez d’abord un préfixe pour l’adresse des Documents. Ensuite, vous ouvrez Options de reconnaissance. Vous y déterminez quels e-mails sont automatiquement liés aux relations et quelles adresses e-mail supplémentaires peuvent permettre l’ajout et la reconnaissance des pièces jointes.
Vous configurez MagicMail par entreprise propre.
Étape 1 : définir le préfixe MagicMail
Le préfixe forme la première partie de l’adresse e-mail vers laquelle vous pouvez transférer des e-mails. L’adresse complète se présente alors comme suit : votrepréfixe@inbox.adminpulse.be.
- Allez dans Paramètres > Paramètres généraux > Général.
- À côté du paramètre Adresse pour e-mail à 'Documents' (dans à, CC ou CCI), cliquez sur l’icône crayon.
- Saisissez un préfixe et cliquez en dehors du champ pour l’enregistrer.
💡 Choisissez un préfixe court et reconnaissable afin que vos collègues puissent facilement utiliser l’adresse des Documents. Le préfixe doit être unique. Si le nom choisi est déjà utilisé par un autre bureau, AdminPulse affiche un message d’erreur.
💡 Vous avez oublié l’adresse des Documents après l’avoir configurée ? Consultez les paramètres : l’adresse e-mail y est affichée.
Étape 2 : configurer les options de reconnaissance
Cliquez sur Options de reconnaissance à côté de l’adresse des Documents. Dans cette fenêtre, vous configurez deux éléments :
- pour quels types de relations AdminPulse peut automatiquement lier les e-mails ;
- pour quelles adresses e-mail supplémentaires AdminPulse peut ajouter et reconnaître les pièces jointes.
Ces paramètres ont deux effets distincts : ils déterminent si les e-mails sont automatiquement liés aux relations, et si les pièces jointes d’expéditeurs supplémentaires peuvent être ajoutées et reconnues.
Déterminer quels e-mails sont liés aux relations
Dans Options de reconnaissance, vous déterminez quels e-mails sont automatiquement liés aux relations sur la base du type de relation.
- Lier les e-mails aux relations de type client : les e-mails pour les relations de type Client sont toujours liés. Cette option ne peut pas être désactivée.
- Lier les e-mails aux relations de type prospect : les e-mails pour les relations de type Prospect sont liés par défaut. Vous pouvez désactiver cette option.
- Lier les e-mails aux relations de type autre et Lier les e-mails aux relations de type propre entreprise : les e-mails pour les relations de type Autre et Propre entreprise ne sont pas liés par défaut. Vous pouvez activer cette option.
👉 Les paramètres pour lier les e-mails aux types de relations déterminent uniquement si l’e-mail est lié à une relation. Ils ne déterminent pas si les pièces jointes sont enregistrées. Pour les pièces jointes, AdminPulse tient compte de l’expéditeur de l’e-mail.
Autoriser des adresses e-mail supplémentaires pour les pièces jointes et la reconnaissance
Par défaut, les pièces jointes des e-mails sont uniquement ajoutées et reconnues lorsque l’e-mail provient d’un employé disposant d’un compte dans AdminPulse.
Vous souhaitez également ajouter et reconnaître les pièces jointes d’une source externe, par exemple d'un service publique, de Bizzcontrol ou d'un autre fournisseur de logiciel ou service? Ajoutez alors cette adresse e-mail dans la même fenêtre, en bas des Options de reconnaissance.
- Ouvrez Options de reconnaissance.
- Cliquez sur + Ajouter.
- Saisissez l’adresse e-mail pour laquelle vous souhaitez également que les pièces jointes soient ajoutées et reconnues.
- Cliquez sur OK pour enregistrer votre modification.
Les pièces jointes des e-mails provenant de cette adresse seront désormais aussi ajoutées et reconnues.
Envoyer des e-mails vers Documents avec MagicMail
Une fois MagicMail configuré, vous pouvez enregistrer des e-mails et des pièces jointes dans AdminPulse en ajoutant l’adresse des Documents comme destinataire.
- Rédigez votre e-mail dans votre outil de messagerie habituel et ajoutez éventuellement des pièces jointes.
- Ajoutez l’adresse des Documents comme destinataire, dans À, CC ou CCI.
- Envoyez l’e-mail.
👉 L’e-mail arrive automatiquement dans l’écran Documents. Les pièces jointes sont uniquement ajoutées lorsque l’e-mail provient d’un employé disposant d’un compte dans AdminPulse, ou d’une adresse e-mail ajoutée via Options de reconnaissance.
💡 Vous transférez plusieurs fois le même e-mail vers l’adresse des Documents ? AdminPulse n’enregistre cet e-mail qu’une seule fois. Les doublons sont automatiquement reconnus et ignorés.
Quelles pièces jointes sont enregistrées ?
Toutes les pièces jointes ne sont pas enregistrées automatiquement. L’ajout des pièces jointes par AdminPulse dépend de l’expéditeur de l’e-mail.
Les pièces jointes sont ajoutées lorsque l’e-mail provient :
- d’un employé disposant d’un compte dans AdminPulse, ou
- d’une adresse e-mail supplémentaire ajoutée sous Options de reconnaissance, par exemple l’adresse d’une administration, de Bizzcontrol ou d’une autre source fixe.
L’e-mail provient d’une autre adresse, par exemple d’un client ou d’une partie externe ? Dans ce cas, l’e-mail lui-même est bien enregistré dans Documents, mais les pièces jointes ne sont pas enregistrées.
💡 Les petites images, comme les logos et les signatures dans l’e-mail, ne sont jamais enregistrées comme pièces jointes. Elles restent toutefois visibles dans l’aperçu de l’e-mail.
👉 Votre client répond avec Répondre à tous ? La réponse arrive alors aussi automatiquement dans Documents, mais les pièces jointes ne sont pas enregistrées, car son adresse e-mail n’appartient pas à un employé disposant d’un compte dans AdminPulse et n’a pas non plus été ajoutée via Options de reconnaissance. Vous voulez tout de même conserver cette pièce jointe ? Téléchargez l’e-mail et ajoutez manuellement le fichier e-mail (.eml ou .msg) dans AdminPulse, ou utilisez l’Outlook add-in. Plus d’informations sur l’Outlook add-in : Comment installer et utiliser l'Outlook add-in ?
Quand les pièces jointes sont-elles reconnues ?
La reconnaissance de documents détermine automatiquement le type d’une pièce jointe. Le lancement de la reconnaissance dépend de la manière dont l’e-mail ou le document arrive dans AdminPulse.
- Via MagicMail : les pièces jointes sont reconnues si l’expéditeur est un employé disposant d’un compte dans AdminPulse, ou si l’adresse e-mail a été ajoutée via Options de reconnaissance.
- Via la connexion O365 ou Gmail : les pièces jointes sont reconnues si l’expéditeur est un employé disposant d’un compte dans AdminPulse, ou si l’adresse e-mail a été ajoutée via Options de reconnaissance.
- Via l’Outlook add-in : les pièces jointes sont toujours reconnues, sauf si vous désactivez explicitement la reconnaissance lors de l’enregistrement.
- En téléchargeant un fichier .eml ou .msg dans AdminPulse : les pièces jointes sont toujours reconnues.
Utiliser l’adresse e-mail d’une relation pour la liaison
AdminPulse lie un e-mail à une relation sur la base des adresses e-mail présentes dans l’e-mail : expéditeur, destinataire, CC et CCI. Pour cela, AdminPulse compare ces adresses aux adresses e-mail enregistrées dans les fiches relations sous Communication > Canaux de communication.
Pour chaque adresse e-mail sur une fiche relation, vous pouvez définir si cette adresse peut être utilisée pour la liaison automatique. Vous reconnaissez ce paramètre à l’icône document à côté de l’adresse e-mail :
- Icône avec coche : cette adresse est utilisée pour lier les e-mails.
- Icône avec croix : cette adresse n’est pas utilisée pour lier les e-mails.
Cliquez sur l’icône pour modifier le paramètre.
Lorsque vous ajoutez une nouvelle adresse e-mail sur une fiche relation, la liaison est automatiquement activée.
💡 Un e-mail n’est pas lié à la relation attendue ? Vérifiez si l’adresse e-mail concernée sur la fiche relation affiche l’icône document avec une coche. Vérifiez aussi dans Options de reconnaissance si les e-mails pour ce type de relation peuvent être liés.