OK!Sign permet de faire signer numériquement des documents et des lettres créés dans AdminPulse et destinés au client final. La signature numérique peut être effectuée par toutes les parties : aussi bien par un employé du bureau que par le client final.

OK!Sign suit de près la législation relative à la signature numérique, y compris le règlement européen eIDAS.

AdminPulse ne facture aucun frais supplémentaire pour cette intégration. Tout document qui doit être signé peut être envoyé gratuitement via AdminPulse. Les frais de transaction liés à la signature sont facturés par OK!Sign.

Pour plus d'informations, consultez le site https://oksign.be.

Contenu de cet article :

Intégration dans AdminPulse
Méthodes de signature supportées
Codes d'erreur possibles

Intégration de OK!Sign avec AdminPulse

L'intégration de OK!Sign avec AdminPulse permet d'envoyer une demande de signature d'un document au client final ou à un employé du bureau. AdminPulse envoie les données nécessaires à OK!Sign. OK!Sign envoie ensuite un lien à l'utilisateur.

Dans l'environnement OK!Sign, le client final peut signer via différentes méthodes de signature, comme la carte eID, le SMS, itsme ou une signature sur écran tactile via PC, tablette ou smartphone.

Méthodes de signature supportées

OK!Sign supporte 4 méthodes de signature :

SMS
Stylo ou signature manuelle
itsme
eID

Vous pouvez désactiver chacune de ces méthodes de signature séparément dans la configuration AdminPulse. Cela peut par exemple être utile pour éviter certains frais supplémentaires.

1. Compte OK!Sign

Pour intégrer OK!Sign, vous avez besoin d'un compte OK!Sign. Ce compte peut être demandé en ligne à l'adresse https://oksign.be.

2. Configurer les données du compte dans AdminPulse

Lorsque vous avez un compte OK!Sign, vous devez le configurer via notre page web Admin-Connect. Cette page vous donne un aperçu des intégrations avec des applications externes, dont OK!Sign.

Vous pouvez accéder à Admin-Connect via https://connect.adminpulse.be/ ou via Paramètres généraux > Documents.

Sur la page d'accueil d'Admin-Connect, vous trouverez un bouton pour démarrer l'intégration avec OK!Sign. Ensuite, plusieurs étapes sont nécessaires pour permettre à AdminPulse d'envoyer des documents vers votre environnement OK!Sign.

Suivez d'abord la configuration automatique. Si vous ne parvenez pas à configurer l'intégration de cette manière, suivez alors les étapes sous “Configuration manuelle”.

Configuration automatique

Naviguez vers https://oksign.be/secure/account > Settings > Apps > Overview.
Cliquez sur Activate the link pour l'app AdminPulse.
Vous êtes redirigé vers la page AdminPulse. Le champ Authorization token est rempli automatiquement.
Testez la connexion en cliquant sur le bouton. Si le test réussit, vous pouvez enregistrer la configuration.

Configuration manuelle

Suivez ces étapes uniquement si la configuration automatique n'a pas réussi.

Naviguez vers https://oksign.be/secure/account > REST API > API Console.
Sous Add Organisational tokens, créez un nouveau token avec les valeurs suivantes :
1. Organisational token name : AdminPulse
2. Callback URL : https://documents-signing.adminpulse.be/api/external/oksign/callback
3. Redirect URL : vide
4. Webhook URL : https://documents-signing.adminpulse.be/api/external/oksign/webhook
Un nouveau organisational token apparaît dans le tableau au-dessus. Copiez la valeur de la colonne x-oksign-authorization dans le champ de saisie dans AdminPulse.
Testez la connexion en cliquant sur Test connection dans AdminPulse. Si la connexion réussit, enregistrez la configuration.

Enregistrer le document dans le compte de l’expéditeur

L’option Store document in sender account vous permet de définir dans quel compte OK!Sign un document envoyé est enregistré.

Si cette option est activée, le document est, si possible, enregistré dans le compte OK!Sign de l’utilisateur qui a envoyé le document. Cet utilisateur pourra ainsi le retrouver plus facilement par la suite dans OK!Sign.
Si cette option est désactivée, le mode de stockage standard de l’intégration reste d’application.

💡 Pour les nouvelles intégrations, cette option est activée par défaut. Pour les intégrations existantes, le paramètre actuel est conservé, sauf si vous le modifiez vous-même.

3. Préparer les modèles pour la signature numérique

Emplacement de la signature

Signature à un endroit précis du document

Pour savoir quelles signatures doivent être ajoutées dans le document et combien de signatures sont nécessaires, vous devez ajouter des champs au modèle ou au fichier Word préparé dans AdminPulse. Ces champs doivent respecter un format spécifique. AdminPulse peut ainsi les reconnaître et les envoyer à OK!Sign pour indiquer où la signature doit apparaître.

Vous pouvez ajouter un champ au modèle comme du texte normal. Vous ne devez donc pas choisir de “type de champ” spécifique. Le champ doit cependant respecter les exigences suivantes :

Exemple : _sb1_ ou _sbActionnaire_

Chaque champ de signature doit commencer et se terminer par un trait de soulignement : _.
sbX est le nom du champ. Ce nom devra ensuite être lié dans AdminPulse à un employé ou à un client final, selon la personne qui doit signer à cet endroit. Le nom commence toujours par sb. Vous pouvez ensuite choisir vous-même un nom, afin de savoir plus tard qui sélectionner dans AdminPulse.

👉 N'utilisez pas le même nom plusieurs fois. Utilisez donc par exemple sb1, sb2, ... s'il y a plusieurs signataires.

Voici un exemple détaillé d'un modèle prêt pour la signature numérique :

Remarque : les signatures placées sur les marqueurs sont généralement transparentes ou blanches. Pour éviter que les champs restent visibles après la signature du document, vous pouvez définir le champ de signature, par exemple _sb1_, dans une couleur de texte blanche.

Signature sur une page séparée à la fin du document

Vous pouvez aussi choisir de ne pas utiliser de champs de signature dans votre modèle. L’avantage est que vous ne devez pas d’abord adapter le document : vous pouvez l’envoyer directement pour signature.

Dans ce cas, le système vous demande, au moment de l’envoi, d’indiquer qui doit signer le document.

Les signatures sont ensuite ajoutées automatiquement sur une page séparée, tout à la fin du document.

Contre-signature automatique

OK!Sign offre la possibilité de contresigner automatiquement un document. Il s'agit de la signature du bureau, qui apparaît automatiquement sur le document dès que toutes les autres parties ont signé.

Pour configurer cette option :

Définissez votre signature dans l'environnement OK!Sign via Paramètres > Mes données > Ma signature.
Ajoutez le champ _sbself_ dans le modèle dans AdminPulse.

Substituants

En plus du champ de signature, d'autres champs peuvent être ajoutés au modèle. Ces champs peuvent être complétés au moment de la signature.

Comme le champ de signature, chaque champ commence et se termine par un trait de soulignement. Vous pouvez aussi préciser à quel signataire le champ est lié.

Champ de texte : _sb1:text_
Grand champ de texte : _sb1:textarea_
Liste de sélection : _sb1:select(option1,option2,option3)_
Champ de date : _sb1:date_
Case à cocher : _sb1:checkbox_

Modèles d'e-mail

Vous pouvez créer vos propres modèles d'e-mail pour l'envoi du document. Pour cela, ajoutez un modèle d'e-mail pour le type Signature électronique.

Lors de l'envoi de la demande de signature, vous sélectionnez ensuite le modèle d'e-mail souhaité. Ce modèle est alors utilisé pour l'e-mail envoyé par OK!Sign.

L'e-mail que le client reçoit ensuite :

S'il n'existe pas de modèle d'e-mail pour la signature électronique, OK!Sign utilise un texte standard.

👉 Si vous avez plusieurs entreprises propres, un modèle est nécessaire par entreprise propre. Lors de l'envoi, vous sélectionnez alors le modèle de l'entreprise liée à la relation.

4. Envoyer la demande de signature

Lorsqu'un document ou une lettre a été créé pour une certaine relation via un modèle qui contient des champs de signature, vous pouvez envoyer ce document au client pour signature.

Pour ce faire, allez dans le dossier relation, dans la rubrique Lettres. Pour le document souhaité, choisissez Envoyer la demande de signature. Cette option est uniquement disponible si le document n'a pas encore été signé.

Dans la boîte de dialogue, AdminPulse vous demande de sélectionner un employé ou un client final pour chaque champ de signature trouvé dans le document. Dans le cas d'une entreprise, la liste des relations est complétée avec les relations liées de type personne qui sont liées à cette entreprise.

L'adresse e-mail est obligatoire. Il s'agit de l'adresse e-mail à laquelle la personne reçoit l'invitation à signer. Le numéro de GSM peut être complété par le client final lui-même s'il choisit la méthode de signature par SMS.

Vous pouvez aussi ajouter un emplyé du bureau en CC. Cet employé reçoit alors également la communication relative à la demande de signature. C'est par exemple utile lorsqu'un responsable ou un collègue de backup veut suivre la signature.

Lorsqu'un signataire a été choisi pour tous les champs de signature, vous pouvez envoyer le document.

Vous pouvez aussi compléter les champs Envoyer le et Heure. Le document est alors envoyé au jour et à l'heure indiqués. Si vous laissez ces champs vides, le document est envoyé immédiatement lorsque vous cliquez sur Envoyer.

Le client reçoit une invitation par e-mail pour signer le document. Le document reste en attente jusqu'à un prochain changement de statut.

5. Changements de statut

Après l'envoi pour signature, un document peut recevoir l'un des statuts suivants :

Signé : tous les signataires ont signé le document.
Révoqué : la demande de signature a été retirée par le demandeur.
Échoué : un problème est survenu avec le document ou lors de la signature.

6. Envoyer des rappels automatiques

Dans les paramètres de OK!Sign via les applications connectées, vous pouvez activer l'envoi automatique de rappels. Vous déterminez vous-même après combien de jours un rappel doit être envoyé et combien de rappels peuvent être envoyés au maximum.

Codes d'erreur possibles

Code d'erreur	Signification
No signature fields found	Vérifiez que le document contient des champs de signature selon les spécifications de OK!Sign. Vous trouverez plus d'informations au chapitre 3 : Préparer les modèles pour la signature numérique.
'_sbX_' not found in PDF document for field SIG_FIELD_X	Le champ transmis à OK!Sign n'a pas été trouvé dans le document. Essayez de supprimer tous les champs du document, puis réessayez.
Invalid email. Found: null. Expected: A valid email.	L'adresse e-mail du signataire est vide. Vérifiez qu'une adresse e-mail a été saisie dans le dossier relation et qu'il s'agit de l'adresse e-mail principale.
Max account size exceed. Maximum size allowed (bytes). Current size (bytes). Extend your storage capacity in your account (Menu:Settings --> Reports --> Storage extension)	La capacité du domaine OK!Sign est insuffisante. Vous devez l'augmenter via votre compte OK!Sign.
	Vérifiez que vous avez configuré l'intégration. Si vous avez plusieurs entreprises propres, vous devez configurer l'intégration par entreprise propre.