Introduction
Le chargement des documents peut se faire de plusieurs manières:
Zone de dépôt
Pour ajouter des documents, faites-les simplement glisser vers la "zone de dépôt" ou cliquez sur Parcourir. Ajoutez plusieurs documents à la fois ou faites glisser un dossier entier vers la zone de dépôt et faire autre chose pendant le traitement des documents.
Astuce : Faites glisser un document dans le dossier correcte afin que les tags correctes soient également ajoutés. Voir Dossiers et tags
Une fois le téléchargement terminé, AdminPulse tente d'identifier chaque document. Vous pouvez reconnaître ce processus par le statut Identification. Une fois ce processus terminé, le document reçoit le statut Identifié ou Non identifié.
AdminPulse proposera une action pour chaque document dans le bouton d'action à droite, qui dépend du type de document. Cliquez sur le bouton lui-même pour effectuer l'action proposée, cliquez sur la flèche pour choisir une autre action. Lorsque vous effectuez l'action suggérée, le statut devient En cours de traitement. Une fois la promotion effectuée, le statut passe finalement à Traité. Donnez ici la commande pour un certain nombre de documents et continuez à travailler pendant l'exécution des actions. Un document non identifié peut donc être lié à une relation, être ouvert, téléchargé ou supprimé. L'action proposée est un lien. Dans le modal qui s'ouvre, choisissez la relation et cliquez sur OK.
Pour un document identifié, une action plus spécifique sera proposée, en fonction du type. Pour ces documents, AdminPulse peut également déduire à quelle relation il doit être associé.
Découvrez quels fichiers sont déjà détectés et les actions à être lié dans l'article Reconnaissance de documents.
Téléchargement avancé
Dans la zone de dépôt, vous pouvez également choisir "Téléchargement avancé". Vous pouvez maintenant immédiatement donner manuellement certaines propriétés aux documents que vous allez télécharger.
Zone de dépôt dans la relation
Si vous souhaitez télécharger certains documents pour une relation particulière, vous pouvez facilement le faire en utilisant le bouton « Télécharger des documents » en haut à droite du dossier de la relation.
E-mail vers ‘Documents’
Ajoutez des documents en les envoyant par courrier électronique à une adresse configurée. Pour ce faire, vous devez d’abord saisir un préfixe pour cette adresse électronique sous Paramètres > Paramètres généraux.
- Si une adresse e-mail est définie ici, tous les courriers qui lui sont envoyés se retrouveront automatiquement dans Documents. Ajoutez donc cette adresse en tant que deuxième adresse ou en "CC" ou en "CCI" aux courriers électroniques que vous envoyez à vos clients pour les ajouter rapidement à Documents.
- Si le client répond ensuite "à tous", sa réponse s'affichera automatiquement dans Documents, sinon vous devrez la renvoyer. (note : ce n'est pas le cas si l'adresse est en CCI
- Par défaut, seules les pièces jointes sont reconnues par AdminPulse si cet e-mail a été envoyé par l'un des utilisateurs d'AdminPulse. Vous pouvez toutefois ajouter vous-même des adresses e-mail supplémentaires. Si un e-mail avec une pièce jointe est envoyé dans la boîte de réception d'AdminPulse à partir de cette adresse e-mail ajoutée, la reconnaissance des documents sera également effectuée sur cette pièce jointe.