Peppol est l'acronyme de Pan-European Public Procurement On-Line (marchés publics paneuropéens en ligne). Il s'agit d'un réseau sécurisé permettant d'envoyer des factures et des notes de crédit par voie numérique. Pour vous connecter au réseau Peppol, vous avez besoin d'un "fournisseur" ou d'un "Peppol Acess Point". AdminPulse utilise le Access Point certifié de Codabox pour envoyer les factures et les notes de crédit.
L'utilisation de l'intégration Peppol est totalement gratuite. L'envoi de factures via Peppol n'entraîne pas de frais supplémentaires.
Contenu
Recherche des relations sur le réseau Peppol
Mise en place d'une connexion
Pour envoyer des factures et des notes de crédit via le réseau Peppol, vous devez vous inscrire en tant que "fournisseur" sur le réseau Peppol. Pour ce faire, allez dans "Paramètres généraux" > "Applications connectées" dans AdminPulse.
Cliquez sur "Connect" dans l'intégration de Peppol.
Vous pouvez vous inscrire sur le réseau Peppol en cliquant sur "start onboarding". Codabox vérifiera, sur la base des informations publiées au Moniteur belge, les coordonnées de l'entreprise pour laquelle vous demandez une connexion.
Veuillez vérifier ou compléter les données obligatoires suivantes afin qu'elles puissent être envoyées correctement à Codabox.
- Company name : il s'agit de la propre société que vous souhaitez enregistrer. Vous ne pouvez modifier ce nom dans AdminPulse que dans les paramètres de votre propre entreprise.
- Company number : seuls les numéros de société belges valides sont autorisés.
- Company e-mail : l'adresse e-mail de la propre société.
- Contact e-mail : cette adresse e-mail sera utilisée par Codabox en cas de rejet de la demande.
- Phone : le numéro de téléphone de la propre entreprise.
- Website : l'adresse du site web de la propre entreprise.
- Iban : le numéro de compte défini pour sa propre entreprise. Cela ne peut être modifié que dans AdminPulse, dans les paramètres de votre propre entreprise.
- Address : il s'agit de l'adresse de la propre société telle qu'elle est enregistrée dans le CBE.
- Scan of front side ID-Card : Vous pouvez télécharger ici un pdf, jpg ou png (taille maximale du fichier = 1 Mo) du recto de la carte d'identité du représentant légal de votre propre entreprise. Cette personne doit être inscrite au Moniteur belge en tant que représentant légal de la propre société.
"Send" envoie les données au Codabox. Lorsque les données sont envoyées correctement, le statut de l'onboarding devient "created". Le fournisseur a été créé. La vérification des données par Codabox peut prendre jusqu'à plusieurs jours. Si la validation est correcte, le statut est mis sur "onboarded" et l'ID du fournisseur est saisi. Cela signifie que le fournisseur a été entièrement accepté et que vous pouvez dès lors envoyer des factures et des notes de crédit aux clients connectés au réseau Peppol.
Si les données correctes sont manquantes, le statut "rejected" sera affiché et le contact sera informé du motif du rejet par Codabox par e-mail. Vous pouvez corriger les données et recommencer le processus d'embarquement.
Si votre entreprise a obtenu le statut "onboarded", vous pouvez envoyer des factures et des notes de crédit. AdminPulse ne vous permet pas de recevoir des factures via Peppol. Pour cela, vous vous inscrivez comme destinataire auprès d'un Acces Point. Cela peut être possible grâce à votre logiciel de (pré)comptabilité.
Recherche de relations sur le réseau Peppol
Vous ne pouvez envoyer des factures qu'aux entreprises qui sont également enregistrées sur le réseau Peppol. Vous pouvez vérifier si la relation est présente sur le réseau et si elle peut recevoir des factures au format UBL supporté par AdminPulse, à savoir
- Norme belge actuelle :
Peppol 3.0 (UBL.BE):urn:cen.eu:en16931:2017#Conformant#urn:UBL.BE:1.0.0.20180214 - La norme européenne actuelle :
Peppol 3.0 (EN16931): urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3
Vous pouvez rechercher la relation sur le réseau Peppol dans AdminPulse via
- un fichier de relations. Dans Facturation > Données et paramètres de la facture > Mode d'envoi de la facture. Cliquez ici sur "Rechercher la relation sur le réseau Peppol".
- l'action globale "rechercher sur le réseau Peppol" dans les relations.
- factures > plus d'actions > rechercher la relation sur le réseau Peppol.
Les états possibles de Peppol qui peuvent être apparents après avoir recherché la relation :
- Pas encore trouvé sur le réseau Peppol.
- Actif sur le réseau Peppol, mais ne supporte pas de format UBL également supporté par AdminPulse : les factures ne peuvent pas être envoyées d'AdminPulse vers cette relation.
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Actif sur le réseau Peppol : les factures peuvent être envoyées depuis AdminPulse et peuvent être livrées à cette relation.
Vous pouvez utiliser les sites externes suivants pour rechercher les relations présentes sur le réseau Peppol. Vous trouverez des informations supplémentaires telles que les formats pris en charge, le point d'accès auprès duquel ils sont enregistrés, la date d'expiration de leurs certificats, etc.
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https://my.galaxygw.com/participantlookup
(Le numéro d'identification ISO pour rechercher un numéro d'entreprise belge est 0208 ou 9925 pour un numéro de TVA belge).
Envoi de factures via Peppol
Avant de pouvoir envoyer des factures via Peppol dans AdminPulse, la relation doit être recherchée dans Peppol. Via une "action globale" sous les relations, choisissez "rechercher sur le réseau Peppol". Vous pouvez alors immédiatement adapter la méthode d'envoi si la relation est actif sur le réseau Peppol et supporte le format UBL d'AdminPulse.
Vous pouvez envoyer des factures par le moyen d'une action globale : allez dans Facturation > Factures > Action globale > Envoyer les factures. Vous indiquez ici que, si le mode d'envoi est réglé sur Peppol pour la relation, les factures peuvent être envoyées via Peppol. Pour les relations dont la méthode d'envoi est définie sur Peppol, les factures ne sont alors plus envoyées par e-mail.
La facture est immédiatement envoyée au réseau Peppol. Grâce à l'historique des factures, vous pouvez vérifier si la facture a été remise au réseau Peppol. Vous pouvez également vérifier l'état via la colonne d'état. Le dernier point fait référence au statut de Peppol :
Grâce aux filtres sophistiqués de la facturation, vous pouvez facilement filtrer les factures par état et mode d'envoi de la facture.
Messages d'erreur connus
Lors de l'envoi de factures :
- Aucune configuration Peppol n'a été trouvée pour cette entreprise propriétaire : l'entreprise n'est pas encore connue sur le réseau Peppol en tant qu'expéditeur. La procédure d'intégration doit être complétée pour chaque entreprise propriétaire qui envoie des factures via Peppol. Voir "Mise en place d'une connexion" dans cet article.
- CodaBox Peppol network : error-customer-not registered : Certificate does not have a valid expiration date : le point d'accès du destinataire n'a plus de certificat valide. Le destinataire doit rectifier cela lui-même via le point d'accès qu'il a choisi.
- CodaBox Peppol network: error-customer-not-registered: Identifier 'xxx' not registered in SML : le destinataire n'est pas connu sur le réseau Peppol. Toutefois, lors de l'envoi de factures, AdminPulse vérifiera d'abord si le destinataire est connu sur le réseau Peppol.
- CodaBox Peppol network: Invalid identifier: Supplier data in document can't be matched with data of supplier : les données de la propre société ou le numéro Iban ne correspondent plus aux données initiales avec lesquelles la société a été enregistrée. AdminPulse transmet automatiquement les nouvelles données à Codabox en cas de modification du numéro IBAN ou du nom de la propre société.
- error-customer-access-point-issue: Unable to fetch xxx: il s'agit généralement d'une erreur temporaire lors de l'envoi de la facture par notre partenaire Peppol. Veuillez réessayer quelques minutes plus tard.
- CodaBox Peppol network: Invalid-schematron: [BR-CL-24]-For Mime code in attribute use MIMEMediaType(/Invoice/cac:AdditionalDocumentReference... : Le format des pièces jointes n'est pas supporté. Seuls les fichiers pdf, csv, png, jpeg ou excel peuvent être envoyés en tant que pièces jointes via le réseau Peppol.
La raison pour laquelle le statut du processus d'accueil peut être "rejected" :
- L'adresse de la propre société n'est pas identique à l'adresse de la Banque-Carrefour des Entreprises.
- La photo de la carte d'identité ne correspond pas à un dirigeant légal de l'entreprise tel qu'il figure au Moniteur belge.