Peppol permet d’envoyer et de recevoir des factures électroniques de manière sécurisée et standardisée.
Dans cet article, nous répondons aux questions fréquemment posées sur l'utilisation de Peppol.

⏭️ Vous souhaitez commencer avec Peppol dans AdminPulse ? Consultez notre série d’articles : Premiers pas : Peppol et AdminPulse

Pourquoi utiliser Peppol ?

En 2017, un groupe d'experts en facturation électronique a été créé par le Service Public Fédéral Stratégie et Appui, l'Agence Facilitair Bedrijf du gouvernement flamand et la Fédération des entreprises de Belgique (FEB). L'objectif était de promouvoir la facturation électronique et d'encourager les entreprises belges à adopter cette pratique.

Il a été décidé que la facturation électronique serait obligatoire dans le cadre des marchés publics (Business-to-Government - B2G) en Belgique à partir des dates suivantes :

1er novembre 2022 pour les factures destinées aux autorités publiques dans le cadre de marchés de 215 000 € ou plus (seuil pour les biens et services selon les directives européennes).
1er mai 2023 pour les factures destinées aux autorités publiques dans le cadre de marchés de 30 000 € ou plus.
1er novembre 2023 pour toutes les factures destinées aux autorités publiques, à l'exception de celles en dessous du seuil de 3 000 € (hors TVA).

Le gouvernement fédéral prévoit également d’introduire l'obligation de facturation électronique pour les transactions entre entreprises (Business-to-Business - B2B). À partir du 1ᵉʳ janvier 2026, la facturation électronique sera obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Les factures devront être envoyées selon le standard européen Peppol au format UBL.

Quels sont les avantages de Peppol ?

Sécurité : Chaque émetteur et destinataire est identifié, et les factures sont envoyées sous forme cryptée.
Format uniforme : Grâce au format UBL, tous les logiciels peuvent traiter les factures correctement.
Efficacité : L'automatisation permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs dans le processus de facturation.
Rapidité : Les factures via Peppol sont généralement reçues dans les 10 minutes après envoi.
Protection contre la fraude : Les factures ne peuvent pas être interceptées ou modifiées.
Fiabilité de la livraison : Les factures ne se perdent pas et sont toujours livrées correctement.

Comment fonctionne Peppol ?

Peppol est un réseau sécurisé qui permet aux entreprises d'envoyer et de recevoir des factures numériques au format UBL via des points d'accès agréés.

Envoi de factures via Peppol

Pour envoyer des factures via Peppol, votre entreprise doit être enregistrée auprès d'un point d'accès (au minimum un). Dans AdminPulse, cela se fait via l’intégration Peppol. Une fois votre entreprise connectée à Peppol, vous pouvez envoyer des factures à tous les autres utilisateurs Peppol selon le principe du "connect one, connect to all".

Réception de factures via Peppol

Une entreprise qui souhaite recevoir des factures via Peppol doit être enregistrée auprès d'un (1) point d'accès récepteur. En Belgique, plusieurs points d'accès sont disponibles. Si le destinataire est inscrit sur un point d'accès Peppol, la facture pourra être directement intégrée dans le logiciel comptable.

Selon le point d'accès choisi, le destinataire peut recevoir une notification par e-mail avec la facture en pièce jointe au format PDF. Cette fonctionnalité n’est pas offerte par tous les points d'accès.

(Source : Modèle à 4 coins - PEPPOL)

AdminPulse peut-il aussi recevoir des factures Peppol ?

Non, AdminPulse permet uniquement l’envoi de factures via Peppol. Si vous souhaitez recevoir des factures via Peppol, vous devez utiliser un autre point d'accès, par exemple via votre logiciel de comptabilité.

Comment démarrer avec Peppol ?

Vous souhaitez commencer à envoyer des factures via Peppol depuis AdminPulse ? Consultez cet article qui explique comment configurer l’intégration Peppol étape par étape : Peppol : Guide pour établir une connexion afin d'envoyer des factures

Puis-je envoyer des factures via Hermes ?

Hermes est un portail gouvernemental avec son propre point d'accès, qui impose des exigences spécifiques aux factures UBL. Le point d'accès utilisé par AdminPulse (Codabox) ne prend pas en charge l'envoi de factures vers Hermes. Cela signifie qu'il n'est pas possible d'envoyer une facture à un destinataire uniquement connecté à Hermes depuis AdminPulse.

⚠️ Le Service public fédéral BOSA a annoncé que la solution Hermes sera mise hors service le 31 décembre 2025. À partir de cette date, il ne sera plus possible d’envoyer ni de recevoir des documents via Hermes.
Les organisations qui utilisent encore Hermes aujourd’hui doivent passer à un autre prestataire de services Peppol / point d’accès.

Puis-je envoyer des factures Peppol à des clients étrangers ?

Vous pouvez envoyer des factures via Peppol à des entreprises situées à l’étranger. Gardez toutefois à l’esprit que certains logiciels étrangers utilisent ou attendent un format UBL différent.
AdminPulse prend en charge le format européen Peppol BIS Billing 3.0 ainsi que le format UBL.BE.

Mon client reçoit-il ma facture par e-mail ?

L’envoi d’un e-mail dépend du point d'accès utilisé par votre client et de son logiciel comptable. Certains points d'accès envoient automatiquement une notification, mais ce n'est pas toujours le cas.

Vous souhaitez qu'AdminPulse envoie également une facture par e-mail en plus de Peppol ? Consultez cet article pour savoir comment configurer cette option : FAQ - Envoi des factures : Comment configurer le mode d'envoi et quels en sont les implications ?

Les PDF et les détails de la facture sont-ils envoyés via Peppol ?

Oui. AdminPulse envoie toujours :

le fichier XML (obligatoire dans Peppol),
le PDF de la facture (ainsi que les éventuels détails).

Ces documents PDF sont intégrés dans le « message » Peppol. Notez toutefois que certains logiciels ne choisissent pas d’afficher ces PDF au destinataire final.

Les liens de paiement ou les codes QR sont-ils envoyés via Peppol ?

Les liens de paiement et les codes QR ne font pas partie du fichier XML d’une facture Peppol. La norme Peppol ne prévoit pas de champ spécifique à cet effet et il n’est pas possible d’ajouter des informations supplémentaires au fichier XML.

En revanche, le lien de paiement ou le code QR figurant sur le PDF de la facture est bien transmis via Peppol, puisque le PDF est joint au message Peppol.

👉 Le fait que votre client voie effectivement ce lien de paiement ou ce code QR dépend du logiciel avec lequel il/elle reçoit la facture et de la manière dont ce logiciel affiche les pièces jointes PDF.

Pourquoi mon client voit-il parfois la facture différemment que dans AdminPulse ?

Via Peppol, vous envoyez toujours un fichier XML contenant toutes les données de la facture de manière structurée. AdminPulse ajoute également le PDF et, si utilisé, les détails de facture.

Le logiciel du destinataire décide toutefois de la manière dont la facture sera présentée.
Votre client peut donc :

ne voir qu’une visualisation générée automatiquement à partir du XML,
voir à la fois la visualisation du logiciel et le PDF joint,
ou uniquement la visualisation XML, sans les PDF.

Même si le PDF et les détails envoyés par AdminPulse sont correctement intégrés, il est possible que le logiciel récepteur ne les affiche pas. Cela dépend entièrement du système utilisé par le destinataire.

Puis-je ajouter des métadonnées supplémentaires pour améliorer l’affichage chez le destinataire ?

Vous ne pouvez pas ajouter vous-même de métadonnées supplémentaires pour influencer la visualisation dans l’autre logiciel. L’affichage dépend toujours du logiciel récepteur.

AdminPulse propose toutefois le paramètre « Totalisation des lignes de facture pour Peppol » (Paramètres > Paramètres généraux > section Paramètres de facturation).

Lorsque ce paramètre est activé, les lignes portant le même type, le même taux de TVA, le même pourcentage de ristourne et le même compte grand livre sont regroupées.
Si vous souhaitez envoyer davantage de détails, vous pouvez désactiver ce paramètre, mais dans ce cas les lignes individuelles seront visibles dans le XML.

Voir aussi : Paramètres généraux

Puis-je activer Peppol si je suis déjà enregistré auprès d’un autre prestataire ?

Vous pouvez inscrire votre entreprise auprès de plusieurs points d'accès émetteurs pour envoyer des factures via Peppol. AdminPulse utilise le point d'accès de Codabox (Ibanity).

Cependant, la réception de factures via Peppol ne peut se faire que par un seul point d'accès. Vous devez organiser cela séparément, par exemple via votre logiciel de comptabilité (pré-comptabilité).

Si vous activez Peppol via AdminPulse, vous ne vous inscrivez que pour un point d'accès émetteur. Cela n’a aucun impact sur votre inscription existante auprès d’un autre point d'accès pour la réception des factures.

💡 Plus d’informations

Pour plus d'informations, consultez la source officielle : efactuur.belgium.be.

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