AdminPulse propose plusieurs méthodes pour envoyer des factures : par e-mail, via Peppol, par courrier postal, ainsi que différentes combinaisons de ces options. Cet article vous explique comment configurer le mode d'envoi et comment elle interagit avec les différentes actions d'envoi, qu'elles soient automatiques ou manuelles.
Où configurer le mode d’envoi des factures ?
Vous pouvez définir le mode d’envoi à deux niveaux :
- Paramètres généraux – Mode d’envoi par défaut pour toutes les factures.
- Dossier relation – Préférences d'envoi spécifiques à un client, qui remplacent les paramètres généraux.
Configurer le mode d’envoi standard pour factures dans les Paramètres généraux
Suivez ces étapes pour définir le mode d’envoi par défaut pour toutes les factures :
- Allez dans Paramètres > Paramètres généraux.
- Faites défiler jusqu'à la section E-mail de facturation.
- Dans le champ 'Mode d’envoi de la facture', sélectionnez le mode d’envoi par défaut.
Configurer un mode d’envoi pour factures spécifique à un client
Suivez ces étapes pour ajuster le mode d’envoi d’un client spécifique :
- Ouvrez le Dossier relation du client.
- Accédez à la section Facturation > et au bloc Données et paramètres de facturation.
- Dans le champ 'Mode d’envoi de la facture', sélectionnez le mode d’envoi pour ce client.
👉 Attention : Une configuration spécifique à un client prévaut sur les paramètres généraux. Par exemple, si l’e-mail est défini par défaut, mais qu’un client souhaite recevoir ses factures par courrier postal, sélectionnez 'Par courrier' pour ce client.
Aperçu des modes d’envoi de factures disponibles
Vous trouverez ci-dessous un aperçu des modes d’envoi disponibles et leur effet lors de l’envoi automatique.
| Mode d’envoi | Effet |
|---|---|
| La facture est envoyée en pièce jointe, par e-mail. | |
| Par la poste | La facture doit être imprimée et envoyée par la poste. |
| Peppol | La facture est envoyée exclusivement via Peppol. |
| Peppol et e-mail |
|
| E-mail et par la poste | La facture est envoyée par e-mail et par courrier postal (après impression). |
| E-mail, Peppol et par la poste |
|
| Peppol first |
|
| Facture via Peppol, détails par e-mail |
|
Conditions pour l’envoi via Peppol
- Le client doit être actif sur le réseau Peppol.
- Le client doit être trouvé sur le réseau Peppol via AdminPulse. Voir : Comment rechercher une relation sur le réseau Peppol ?
Éviter les erreurs Peppol pour les clients sans obligation Peppol (si vous utilisez Peppol first comme mode d’envoi standard)
Utilisez-vous Peppol first comme mode d’envoi standard pour tous vos clients ? Dans ce cas, il se peut que vous voyiez aussi des erreurs Peppol dans l’aperçu des factures (Facturation > Factures) pour des clients sans obligation Peppol.
Souhaitez-vous éviter cela ? Vous pouvez alors modifier en une fois le champ Mode d’envoi factures pour ces clients via une action globale :
- Allez à Dossiers relation > Relations.
- Via Plus de filtres, ajoutez le filtre Peppol obligatoire.
- Dans Peppol obligatoire, sélectionnez Non – Peppol obligatoire (vous n’affichez ainsi que les relations pour lesquelles aucune obligation Peppol ne s’applique).
- Sélectionnez les relations souhaitées.
👉 Veuillez noter que certains clients sans obligation peuvent malgré tout être connectés à Peppol et préférer recevoir leurs factures via Peppol. - Allez dans Action globale et choisissez Modifier champ.
- Définissez le champ Mode d’envoi factures, par exemple sur E-mail.
Interactions entre les modes d'envoi et les actions d'envoi
Les factures peuvent être envoyées automatiquement ou (renvoyées) manuellement.
Envoyer des factures via l'écran des Factures
Envoyer plusieurs factures en même temps via une action globale dans l'écran Factures
Trois actions globales sont disponibles dans l'écran Factures : 'Envoyer par e-mail', 'Envoyer via Peppol' et 'Envoyer via mode d'envoi'.
-
Action globale : envoyer par e-mail
Avec l'action globale 'Envoyer par e-mail', les factures sont toujours envoyées par e-mail, indépendamment des paramètres d'envoi généraux et spécifiques au client. Suivez ces étapes :
- Filtrez les factures, par exemple par 'Statut' et 'Mode d'envoi'
- Allez à Action globale
- Cliquez sur Envoyer par e-mail
- Une fenêtre contextuelle apparaît où vous pouvez vérifier et ajuster les détails de l'e-mail (si nécessaire).
-
Action globale : envoyer via Peppol
Avec l'action globale 'Envoyer via Peppol', les factures sont toujours envoyées via Peppol, indépendamment des paramètres d'envoi généraux et spécifiques au client. Suivez ces étapes :
- Filtrez les factures, par exemple par 'Statut' et 'Mode d'envoi'
- Allez à Action globale
- Cliquez sur Envoyer via Peppol
- Une fenêtre contextuelle apparaît pour confirmer que vous souhaitez envoyer les factures sélectionnées. Cliquez sur Envoyer.
-
Action globale : envoyer via mode d'envoi
Avec l'action globale 'Envoyer via mode d'envoi', la facture est envoyée pour chaque relation selon la mode d'envoi applicable pour cette relation spécifique. Suivez ces étapes :
- Filtrez les factures, par exemple par 'Statut' et 'Mode d'envoi'
- Allez à Action globale
- Cliquez sur Envoyer via mode d'envoi
- Une fenêtre contextuelle apparaît où vous pouvez vérifier et ajuster les détails de l'e-mail. Cette fenêtre contextuelle apparaît dans le cas où parmi les relations sélectionnées, il y aurait une relation pour laquelle la facture est à envoyer par e-mail.
Envoyer une facture en utilisant les boutons d’action dans l'écran Factures
Lorsque vous envoyez une facture à l’aide de l’une des actions disponibles au niveau des lignes de factures, elle sera envoyée selon le mode correspondant à l’action sélectionnée.
| Action | Effet |
|---|---|
| Envoyer la facture |
Les factures sont envoyées selon le mode configuré dans les paramètres généraux, avec d'éventuelles exceptions spécifiques aux clients. |
| Envoi de la facture par e-mail (option du menu déroulant) | La facture est toujours envoyée par e-mail, quel que soit le mode d’envoi configuré. |
| Envoyer par Peppol (option du menu déroulant) |
|
Envoyer des factures via l'écran des Factures provisoires
Envoyer plusieurs factures en même temps dans l'écran Factures provisoires via l'action globale 'Numéroter les factures'
Lors de la numérotation des factures, celles-ci sont envoyées en fonction des paramètres généraux et de toutes exceptions spécifiques aux clients. Suivez ces étapes :
- Filtrez les factures selon vos besoins
- Allez à Action globale
- Cliquez sur Numéroter les factures
- Cochez Envoyer les factures
Envoyer une facture en utilisant le bouton d’action 'Numéroter et envoyer facture'
Cette action envoie la facture selon le mode d'envoi définie dans les paramètres généraux ou spécifiques au client.
Vérifier l'état d'envoi des factures dans l'écran des Factures
Vous pouvez consulter et suivre l’état d’envoi des factures de différentes manières. Ci-dessous, nous vous montrons comment faire pour une facture individuelle ainsi que pour un groupe de factures.
Bouton d'action/statut par facture
À droite de chaque ligne de facture, vous trouverez un bouton d’action permettant d’envoyer la facture. Une fois l’envoi effectué, ce bouton devient une icône représentant l’état de l’envoi. En cliquant dessus, vous accédez aux détails de l’envoi, y compris les tentatives précédentes. Voici un aperçu des différentes icônes et leur signification :
| Icône | Signification |
|---|---|
| Aucun e-mail n’a encore été envoyé. Cliquez sur cette icône pour déclencher l’envoi manuel de la facture. | |
| L’e-mail a été envoyé. | |
| L’e-mail a été remis au destinataire. | |
| L’e-mail n’a pas pu être remis. | |
| L’e-mail a été ouvert par le destinataire. |
💡Envie d’en savoir plus ? Cliquez sur Événements dans le menu d’une facture pour voir qui a effectué quelle action, et à quel moment.
Vérifier l’état d’envoi pour plusieurs factures à la fois
Utilisez les filtres sur 'État' en haut de l’écran des Factures pour afficher les factures en fonction de leur statut d’envoi. Cela vous permet aussi d'appliquer une action globale automatiquement à l'ensemble des résultats.
💡Bon à lire
- Retrouvez plus d’explications sur la signification des statuts e-mails dans cet article : Comment suivre l’envoi des e-mails dans AdminPulse
- Vous souhaitez attribuer une date de facture spécifique à vos brouillons et les envoyer en masse ? Utilisez alors l’action globale dans l’écran des Factures provisoires. Plus d’infos ici : Numéroter à une date de facture spécifique : voici comment procéder
- Souhaitez-vous ajouter des adresses e-mail en CC ou en CCI/BCC ? Consultez l'article suivant : FAQ - Comment ajouter automatiquement un CC ou un CCI aux e-mails ?
- Préparer vos modèles d’e-mails à l’arrivée de Peppol : Modèle d'e-mail – Peppol : préparez vos modèles pour Peppol (avec exemple de modèle)