Une signature d’e-mail est automatiquement ajoutée au bas de vos e-mails. Elle peut contenir votre nom, votre fonction, vos coordonnées, le logo de votre entreprise ou une formule de clôture standard. En configurant une signature centrale pour votre cabinet, vous assurez une présentation professionnelle et facilitez la prise de contact pour vos correspondants.
Configurer votre signature d’e-mail
Vous configurez la signature via les Paramètres généraux. AdminPulse utilise cette signature dans les e-mails libres, ainsi que dans les modèles d’e-mail auxquels vous avez ajouté le substituant {company.signature}.
Voici comment configurer votre signature :
- Allez dans Paramètres > Paramètres généraux > Général.
- Cliquez sur E-mail signature à côté de l’élément E-mail – signature.
Une fenêtre s’ouvre avec trois éditeurs de texte : un pour le néerlandais, un pour l’anglais et un pour le français. Vous pouvez créer une signature différente pour chaque langue. AdminPulse sélectionne automatiquement la version appropriée en fonction de la langue de l’e-mail envoyé.
Dans l’éditeur, vous composez votre signature comme vous le souhaitez. Vous pouvez également ajouter des substituants. AdminPulse les remplace automatiquement par les informations correctes au moment de l’envoi.
💡 Astuce : Vous pouvez tester votre signature en ouvrant un e-mail libre. AdminPulse affiche immédiatement la bonne version en bas du message.
Substituants disponibles
Vous pouvez utiliser les substituants suivants pour rendre votre signature dynamique :
{user.emailremark}– Affiche le message personnel de l’utilisateur qui envoie l’e-mail.
Exemple : Si un utilisateur a indiqué via Mon profil > Remarque e-mail « Je ne suis pas disponible le mercredi », ce texte apparaîtra automatiquement dans la signature.{company.emailremark}– Affiche un message général valable pour tout le cabinet.
Exemple : Un message comme « Notre cabinet est fermé du 7 au 15 août » sera affiché dans tous les e-mails envoyés. Vous configurez ce message via Paramètres > Paramètres généraux > Général > Remarque pour e-mails.
La liste complète des substituants disponibles est accessible via le bouton 'Substituants' dans l'éditeur de signature.
💡 Astuce : Si un substituant ne contient aucune valeur (par exemple si un utilisateur n’a pas défini de message personnel), il n’apparaîtra pas dans la signature.
Utiliser la signature dans les modèles d’e-mail
Vous souhaitez que votre signature apparaisse dans un modèle d’e-mail ? Ajoutez le substituant {company.signature} dans le modèle.
Voici comment procéder :
- Ouvrez le modèle d’e-mail que vous souhaitez modifier.
- Placez le curseur à l’endroit où la signature doit apparaître (généralement en bas de l’e-mail).
- Insérez le substituant
{company.signature}via l’éditeur de texte. - Enregistrez le modèle.
Lorsqu’un e-mail est envoyé à partir de ce modèle, AdminPulse insère automatiquement la version correcte de la signature à l’endroit prévu.
👉 Important : Une signature n’apparaît pas automatiquement dans les modèles. Elle n’est ajoutée que si vous utilisez le substituant {company.signature}.
Signature dans les e-mails libres
Dans un e-mail libre (un e-mail rédigé manuellement, sans modèle), AdminPulse place automatiquement la signature au bas du message. Vous n’avez rien à faire.
👉 Attention : La signature n’est ajoutée que si vous en avez configuré une dans les Paramètres généraux.