Dans AdminPulse, vous pouvez configurer des tâches pour l'envoi de rapports de Bizzcontrol. Grâce à la planification des tâches, ces tâches seront créées automatiquement chaque année, vous n'aurez donc plus à vous soucier de l'oubli d'un envoi de rapport. Vous choisissez vous-même jusqu'où vous voulez automatiser le processus : de la sauvegarde d'un rapport à l'envoi automatique à votre client.
Ce guide vous accompagnera dans les paramétrages nécessaires.
Configuration du modèle de tâche et des options d'e-mail
Commencez par importer le modèle de tâche joint à cet article. Ce modèle contient les options de flux de tâches, un modèle d'e-mail et les sous-tâches associées.
1. Importer le modèle de tâche
- Téléchargez le modèle de tâche en bas de cet article
- Ensuite, allez dans les Paramètres > Modèles de tâche > cliquez sur 'Importer un modèle de tâche'
2. Configurer le modèle d’e-mail
Une fois le modèle de tâche importé, configurez le modèle d'e-mail :
- Allez dans Paramètres > Modèles d'e-mail et modifiez le modèle standard 'Bizzcontrol - envoyer rapport de gestion' ou créez un nouveau modèle
Assurez-vous que le modèle d'e-mail est configuré de manière à ce que le rapport associé soit automatiquement joint en pièce jointe. Que vous optiez pour un envoi automatique ou manuel, le rapport sera ainsi toujours ajouté automatiquement en pièce jointe de l'e-mail.
3. Configurer les options d’envoi
Vous avez deux options pour l'envoi des e-mails : automatique ou manuel. Les deux options se configurent via le modèle de tâche.
Envoi automatique d’e-mails
Souhaitez-vous que les e-mails soient envoyés entièrement automatiquement ? Configurez la sous-tâche dans le modèle de tâche comme 'E-mail - Automatique'. Cela garantira que, à la date limite de la tâche, AdminPulse enverra automatiquement l'e-mail à votre client avec le rapport en pièce jointe.
Remarque : Si le document n’a pas encore été ajouté à la tâche le jour où l’e-mail automatique doit être envoyé, une erreur se produira et l’e-mail ne sera pas envoyé. Seuls les e-mails avec un rapport joint seront envoyés automatiquement aux clients.
Envoi manuel d’e-mails
Vous préférez envoyer l’e-mail vous-même à un moment choisi ? Dans ce cas, configurez la sous-tâche dans le modèle de tâche comme 'E-mail'. Ainsi, l'e-mail sera préparé, mais ne sera pas envoyé automatiquement.
Vous pourrez toujours consulter, modifier et ensuite envoyer manuellement l’e-mail généré.
4. Associer des coûts
Souhaitez-vous facturer la préparation des rapports ? Pour ne pas oublier de les comptabiliser, vous pouvez ajouter un coût fixe à une sous-tâche. Ces frais seront automatiquement enregistrés.
Alternative : utiliser un modèle de tâche existant
Au lieu d'importer ou de créer un nouveau modèle de tâche, vous pouvez également choisir d’utiliser un modèle de tâche existant (par exemple, la tâche TVA) et y ajouter des sous-tâches supplémentaires.
- Ajouter des sous-tâches supplémentaires
Vous pouvez facilement ajouter de nouvelles sous-tâches à une tâche existante via Paramètres > Modèles de tâche > 'Ajouter' dans la tâche pertinente. - Associez le document reconnu
Configurez pour que le document reconnu soit automatiquement associé à la bonne sous-tâche via Paramètres > Configuration du suivi des tâches > Ajouter
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- Utilisez le statut 'Accomplie' pour la sous-tâche qui doit générer le rapport.
- Utilisez le statut 'En cours' pour la sous-tâche qui doit envoyer l'e-mail, de sorte que vous sachiez quels e-mails doivent encore être envoyés.
Enregistrer les rapports Bizzcontrol dans AdminPulse
Maintenant que le modèle de tâche est prêt, vous pouvez facilement associer des rapports à des tâches dans AdminPulse.
Télécharger manuellement les rapports Bizzcontrol dans AdminPulse
Vous pouvez télécharger manuellement des rapports via l’écran des documents dans AdminPulse. Il n’est pas nécessaire de les ajouter un par un ; vous pouvez aussi les importer par lot. AdminPulse reconnaît automatiquement la bonne relation et associe le rapport à la tâche correspondante.
Conserver les rapports Bizzcontrol via e-mail dans AdminPulse
Configurez l’envoi automatique des rapports depuis Bizzcontrol vers l’adresse e-mail du bureau (MagicMail), afin qu’ils soient directement intégrés dans AdminPulse.
Paramétrage dans AdminPulse
Dans AdminPulse, ajoutez l’adresse e-mail Nomdubureau@mail.bizzcontrol.com via Paramètres > Paramètres généraux > Général > Adresse pour e-mail à ‘Documents’ > Options de reconnaissance.
Paramétrage dans Bizzcontrol
Ajoutez l’adresse e-mail du bureau dans les dossiers du générateur de rapports (rapportgenerator) dans Bizzcontrol. Pour plus d’informations, veuillez contacter l’équipe Bizzcontrol.
👉 Attention : L'e-mail en lui-même ne sera pas automatiquement lié, car il provient de Bizzcontrol. Vous pouvez toutefois créer une relation distincte “Bizzcontrol” avec l’adresse <Nomdubureau>@mail.bizzcontrol.com afin que ces e-mails soient toujours associés à cette relation. N’oubliez pas de définir ce type comme étant un « Client », sans quoi il ne sera pas reconnu.
Reconnaissance des documents pour les rapports Bizzcontrol
Que vous ajoutiez un rapport par e-mail ou par téléchargement manuel, AdminPulse reconnaît le type de document et associe le document à la bonne relation et à la bonne tâche, comme défini dans le suivi de tâches. La sous-tâche 'Télécharger le rapport dans AdminPulse' est automatiquement marquée comme 'Accomplie' dès que le document est reconnu.
Plusieurs versions d’un même rapport Bizzcontrol
Attention : Lorsque vous enregistrez plusieurs versions d’un même rapport dans AdminPulse, toutes ces versions seront jointes en pièce jointe au même e-mail.
Conclusion
Avec un modèle de tâche bien configuré et les bons paramètres d’e-mail et d’envoi, vous pouvez entièrement automatiser vos processus d’envoi de rapports. Cela garantit que vos clients reçoivent toujours les bons documents à temps.