Met de functie registraties vergrendelen voorkom je dat registraties per ongeluk aangepast of verwijderd worden. Een vergrendelde registratie blijft zichtbaar, maar kan niet meer gewijzigd worden.
Je gebruikt deze functie bijvoorbeeld:
- wanneer registraties intern nagekeken of gecontroleerd zijn;
- wanneer je een periode wilt afsluiten vóór verdere facturatie;
- wanneer je foutieve of laattijdige wijzigingen wilt vermijden.
In dit artikel lees je hoe je registraties vergrendelt, wie dit kan doen en welke acties geblokkeerd worden zodra een registratie vergrendeld is.
👉 Registraties vergrendelen is geen volledige goedkeuringsflow. AdminPulse verstuurt hierbij geen goedkeuringsmeldingen. Je kan de functie wel gebruiken als onderdeel van een interne controle- of goedkeuringsafspraak.
Registraties vergrendelen inschakelen
Voordat je registraties kan vergrendelen, moet je deze functie eerst inschakelen in de instellingen. Staat de instelling op bedrijfsniveau uit? Dan zie je de opties om registraties te vergrendelen of vrij te geven niet.
- Ga naar Instellingen > Algemene instellingen > HRM-instellingen.
- Tik de optie Registraties vergrendelen toegestaan aan. Zodra deze optie is aangevinkt, verschijnt er een vergrendelactie bij de registraties.
👉 Deze instelling wordt toegepast op alle eigen bedrijven.
💡 Schakel je de instelling Registraties vergrendelen toegestaan later opnieuw uit? Dan blijven eerder vergrendelde registraties vergrendeld.
Wie kan registraties vergrendelen?
Om registraties te kunnen vergrendelen of vrijgeven, moeten beide voorwaarden voldaan zijn:
- De instelling op bedrijfsniveau staat aan
- De gebruiker heeft de juiste rechten
Met de standaardrollen kunnen Beheerder en Volledige gebruiker registraties vergrendelen en vrijgeven. Gebruikers met de standaardrollen Facturatie gebruiker, Relatie beheerder en Enkel registreren kunnen dit niet.
Gebruik je aangepaste gebruikersrollen? Dan moet de gebruiker wijzigingsrechten hebben voor de functionaliteit Registratie - Andere medewerkers.
Welke registraties kan je vergrendelen?
Je kan alle types registraties vergrendelen. Dit kan dus voor tijdsregistraties, product-/kostregistraties, afstandsregistraties en vakantie-, opleiding- of recupregistraties.
Hoe vergrendel je registraties?
Je kan registraties één voor één vergrendelen of meerdere registraties tegelijk vergrendelen via een globale actie.
Eén registratie vergrendelen of vrijgeven
Je kan een individuele registratie rechtstreeks vanuit het overzicht vergrendelen of vrijgeven.
- Ga naar Registraties > Overzicht of naar Facturatie > Open registraties.
- Zoek de gewenste registratie.
- Aan het einde van een rij klik je in de kolom Acties op het slot-icoon
.
- Klik opnieuw op hetzelfde icoon om de registratie vrij te geven.
Meerdere registraties tegelijk vergrendelen of vrijgeven
Wil je meerdere registraties tegelijk aanpassen? Dan kan je de globale actie gebruiken.
- Ga naar Registraties > Overzicht of naar Facturatie > Open registraties.
- Selecteer de registraties via de selectievakjes.
- Open Globale acties.
- Kies Registraties vergrendelen of Registraties vrijgeven.
- Bevestig de actie.
💡 Bij meerdere registraties tegelijk verwerkt AdminPulse deze actie op de achtergrond. Controleer daarna bij de achtergrondprocessen () of de actie volledig gelukt is, mislukt is of deels werd overgeslagen. Registraties kunnen bijvoorbeeld overgeslagen worden als ze al vergrendeld waren.
Hoe herken je een vergrendelde registratie?
In Registraties > Overzicht en Facturatie > Open registraties herken je een vergrendelde registratie aan de paarsgekleurde achtergrond bij het slot-icoon .
In Registratie > Nieuwe registratie herken je een vergrendelde registratie ook aan het vergrootglas-icoon. Je kan de registratie daar nog bekijken, maar niet meer bewerken. Daarom wordt bij een vergrendelde registratie het potlood-icoon niet getoond.
Wat blokkeert een vergrendeling?
Bij een vergrendelde registratie kan je bepaalde acties niet meer uitvoeren. Zo voorkom je dat gecontroleerde of afgesloten registraties achteraf nog wijzigen.
Bij een vergrendelde registratie zijn onder andere deze acties niet meer mogelijk:
- de registratie bewerken;
- de registratie verwijderen;
- globale wijzigacties toepassen op die registratie;
- bepaalde facturatieopties aanpassen, zoals Factureerbaar, Nooit factureren of Binnen forfait.
Als een actie niet mogelijk is door de vergrendeling, is de knop geblokkeerd of lichtgrijs weergegeven.
💡 Registraties die al aan een factuur gelinkt zijn, kan je niet meer vergrendelen of vrijgeven.
Een vergrendelde registratie blijft zichtbaar, maar je kan deze niet meer aanpassen of verwijderen. Je kan vergrendelde registraties dus nog bekijken, filteren, exporteren en toevoegen aan een factuurvoorstel.
Filteren op vergrendelde registraties
Via de geavanceerde filters kan je snel filteren op de vergrendelstatus van registraties.
Je kan kiezen uit:
- Alle
- Ongecontroleerde registraties
- Gecontroleerde registraties
Deze filter is beschikbaar in de schermen waar je registraties beheert, zoals Registraties > Overzicht en Facturatie > Open registraties.
Praktische voorbeelden
Hieronder vind je enkele voorbeelden van hoe je vergrendelde registraties kan gebruiken in je manier van werken.
Gecontroleerde registraties toevoegen aan een factuurvoorstel
Je kan registraties eerst controleren en vergrendelen voordat je ze toevoegt aan een factuurvoorstel.
- Open Facturatie > Open registraties of Registraties > Overzicht.
- Filter op de registraties die je wilt verwerken.
- Vergrendel de gecontroleerde registraties één voor één of met een globale actie.
- Voeg de registraties via de globale actie Toevoegen aan factuurvoorstel toe aan een factuurvoorstel zodra ze klaar zijn voor facturatie.
Vakantie- of recupregistraties markeren als gecontroleerd
Je kan binnen je kantoor afspreken om de vergrendeling te gebruiken als teken dat een vakantie- of recupregistratie intern gecontroleerd of goedgekeurd is.
Bijvoorbeeld:
- vergrendeld: de registratie is gecontroleerd of goedgekeurd;
- niet vergrendeld: de registratie staat nog open voor controle.
👉 Maak deze interne afspraak duidelijk voor alle gebruikers. AdminPulse beschouwt een vergrendelde registratie niet automatisch als officieel goedgekeurd.
💡 Goed om te lezen
- Wil je weten hoe je een factuurvoorstel controleert en afrondt? Lees dan Overzicht: Factuurvoorstellen bewerken, controleren en afronden.
- Wil je achtergrondprocessen opvolgen en controleren of ze correct verwerkt zijn? Lees dan Overzicht: achtergrondprocessen opvolgen.