Met taak documentatie leg je vaste uitleg vast bij een taaksjabloon, zoals een draaiboek, een korte werkinstructie of interne afspraken. Elke taak die uit dat sjabloon ontstaat, toont dezelfde documentatie. Zo werkt iedereen op je kantoor op dezelfde manier, ook wanneer een collega de taak voor het eerst uitvoert.
In dit artikel lees je hoe je taak documentatie toevoegt en raadpleegt.
Waarvoor gebruik je taak documentatie?
Gebruik taak documentatie voor informatie die altijd geldt voor een taak, los van de relatie of de periode. Denk aan:
- vaste stappen die medewerkers moeten volgen;
- aandachtspunten bij de uitvoering van de taak;
- interne afspraken of kwaliteitsregels;
- uitleg over welke documenten, controles of acties nodig zijn;
- een verwijzing naar een intern draaiboek of handboek.
💡 Taak documentatie is vooral nuttig voor terugkerende taken waarbij je wil dat iedereen op dezelfde manier werkt. Nieuwe collega's vinden zo meteen terug hoe je kantoor de taak aanpakt.
👉 Taak documentatie is niet hetzelfde als een opmerking bij een taak. Gebruik een opmerking voor tijdelijke of relatiegebonden informatie en taak documentatie voor vaste instructies bij het sjabloon. Meer over het verschil lees je in het artikel FAQ - Wanneer gebruik je opmerkingen bij taken en wanneer taak documentatie?.
Waar voeg je taak documentatie toe of pas je ze aan?
Je voegt taak documentatie toe via Instellingen > Taaksjablonen. Je opent de documentatie via een aparte knop bij het taaksjabloon.
Taak documentatie toevoegen aan een hoofdtaak
Werk als volgt:
- Ga naar Instellingen > Taaksjablonen.
- Zoek het taaksjabloon waarvoor je documentatie wil vastleggen.
- Klap het taaksjabloon open en klik op Taak documentatie.
- Typ je uitleg in het tekstvak. Via de editor kan je de tekst opmaken en onder meer afbeeldingen, tabellen en hyperlinks toevoegen.
- Klik op Opslaan.
💡 Je kan de documentatie ook openen via de drie puntjes van de hoofdtaak. Selecteer daar Taak documentatie.
Taak documentatie toevoegen aan een deeltaak
Elke deeltaak kan eigen documentatie hebben, naast die van de hoofdtaak. Zo voeg je ze toe:
- Ga naar Instellingen > Taaksjablonen en open de hoofdtaak, zodat je de lijst met deeltaken ziet.
- Klik in de rij van de deeltaak op het boek-icoon.
- Typ je uitleg in het tekstvak. Via de editor kan je de tekst opmaken en onder meer afbeeldingen, tabellen en hyperlinks toevoegen.
- Klik op Opslaan.
💡 Je kan de documentatie ook openen via de drie puntjes van de deeltaak. Selecteer daar Deeltaak documentatie.
Hoe zie je of er al documentatie is?
Zodra er documentatie is toegevoegd, verschijnt er een vinkje op de knop Taak documentatie van de hoofdtaak of op het boek-icoon van de deeltaak. Zo zie je in één oogopslag welke taken al gedocumenteerd zijn.
Maak je het tekstvak volledig leeg en klik je op Opslaan? Dan verwijdert AdminPulse de documentatie en verdwijnt het vinkje.
Wat gebeurt er met bestaande taken als je de documentatie aanpast?
Pas je de taak documentatie aan? Dan zien medewerkers de aangepaste tekst meteen in alle taken die op basis van dat taaksjabloon zijn aangemaakt. Dat geldt ook voor taken die al in uitvoering zijn of de status Klaar hebben.
👉 Wanneer je de wijziging opslaat, overschrijf je de vorige tekst. Wil je de oude uitleg bewaren? Kopieer die dan eerst naar een apart document voor je de wijziging opslaat.
Waar raadpleeg je taak documentatie?
Bij taken met documentatie verschijnt een boek-icoon. Je hoeft het taaksjabloon dus niet te openen om de uitleg te lezen. Je vindt het icoon op drie plaatsen:
- op het Taakbord: op de kaart van de hoofdtaak en bij elke deeltaak;
- in het Taak overzicht: naast de naam van de hoofdtaak bovenaan en in de kolomtitel van elke deeltaak;
- in de Weekplanner: op de regel van de taak.
💡 De Weekplanner is alleen beschikbaar wanneer je de module Capaciteitsplanning gebruikt.
Hoe open je de documentatie?
Je kan de documentatie op twee manieren raadplegen:
- Beweeg met je muis over het icoon om de documentatie van die taak in een klein tekstvenster te bekijken.
- Klik op het icoon om de documentatie in een nieuw tabblad van je browser te openen.
💡 Het tabblad blijft openstaan terwijl je verder werkt. Dat is handig wanneer je een langer draaiboek stap voor stap wil volgen tijdens de uitvoering van de taak.
Wat zie je in het tabblad met de documentatie?
Het tabblad toont niet alleen de taak waarop je hebt geklikt, maar de volledige taak met al haar deeltaken. Bovenaan staat de hoofdtaak. Daaronder staan de deeltaken in dezelfde volgorde als in het taaksjabloon. Onder elke naam staat de bijbehorende documentatie.
Deeltaken zonder documentatie staan ook in het overzicht. Bij deze deeltaken zie je alleen de naam. Zo herken je meteen voor welke stappen nog geen uitleg is toegevoegd.
Bij uitgebreide documentatie scrollt AdminPulse automatisch naar de deeltaak waarop je hebt geklikt. Zo begin je meteen bij het juiste onderdeel en kan je ook de rest van het draaiboek raadplegen.
💡 Hyperlinks in de documentatie openen altijd in een nieuw tabblad. Zo blijft de taak documentatie zelf openstaan.
Goed om te weten
Wie kan taak documentatie toevoegen en lezen?
Om documentatie toe te voegen of aan te passen, heb je het recht nodig om taaksjablonen aan te passen. Heb je dat recht niet? Dan kan je de documentatie wel openen en lezen, maar niet aanpassen of opslaan. Voor het raadplegen van taak documentatie is er geen apart recht nodig: wie de taak ziet op het Taakbord, in het Taak overzicht of in de Weekplanner, kan de documentatie ook openen.
Neemt een gedupliceerd taaksjabloon de documentatie mee?
Ja. Dupliceer je een taaksjabloon, dan kopieert AdminPulse ook de taak documentatie van de hoofdtaak en alle deeltaken. Je hoeft je draaiboek dus niet opnieuw te typen wanneer je een variant van een bestaand sjabloon maakt.
Taak documentatie en taaksjablonen exporteren
Taak documentatie kan je exporteren naar een PDF- of Word-bestand. Zo kan je ze buiten AdminPulse raadplegen, delen als draaiboek met je team of bewaren voor een controle. Daarnaast kan je een beknopt overzicht van alle hoofd- en deeltaken exporteren naar Excel. Het Excel-bestand bevat geen taak documentatie.
Ga hiervoor naar Instellingen > Taaksjablonen en klik rechtsboven op Taaksjablonen exporteren. Kies vervolgens:
- Taak documentatie exporteren (PDF);
- Taak documentatie exporteren (Word);
- Taaksjablonen exporteren (Excel).
Elke export bevat alle taaksjablonen van je kantoor. Meer informatie over wat de bestanden bevatten en hoe de download verloopt, vind je in het artikel Taaksjablonen aanmaken, beheren en exporteren.
💡 Goed om te lezen
Deze artikels sluiten aan bij de functies die in dit artikel aan bod komen: