In AdminPulse kan je informatie op verschillende plaatsen toevoegen aan taken. Er zijn twee soorten opmerkingen en één type vaste documentatie.
In dit artikel lees je waar je welke informatie noteert, hoe je die terugvindt en wanneer je welke optie best gebruikt.
Opmerkingen bij taken in AdminPulse
Opmerkingen in de taakdetails
Wanneer je een opmerking toevoegt in de taakdetails van een (deel)taak, geldt die alleen voor die specifieke taak. De taakdetails open je door op de taaknaam te klikken.
Een opmerking die in de taakdetails wordt toegevoegd, wordt niet automatisch overgenomen naar de volgende uitvoering van dezelfde taak.
💡 Gebruik deze soort opmerking dus voor tijdelijke of contextgebonden informatie, zoals:
- iets wat deze periode uitzonderlijk moet gebeuren;
- een specifieke opmerking voor een collega over deze uitvoering.
Opmerkingen bij de taakplanning (in relatiedossiers)
In het relatiedossier van een relatie, onder de sectie Taakbeheer, vind je het vak Taakplanning. Hier wordt voor elke taakplanning een regel weergegeven. Elke regel bevat een tekstballon-icoon, waarmee je een terugkerende opmerking kan toevoegen of aanpassen.
De opmerking bij een taakplanning geldt voor alle toekomstige taken die vanuit deze planning worden aangemaakt.
Raadpleging:
- In de verschillende taakschermen verschijnt naast de taak een opmerkingsicoon. Wanneer je er met de muis over gaat, kan je de opmerking lezen.
- In de taakdetails zie je het veld Opmerking relatiedossier, mits er via de Taakplanning een opmerking werd toegevoegd.
Als je de opmerking aanpast vanuit de taakdetails, heeft dat invloed op alle toekomstige taken van die planning.
Taak documentatie via een taaksjabloon
Wil je dat bepaalde informatie altijd beschikbaar is bij elke uitvoering van een taak en voor elke relatie? Voeg die informatie dan als taak documentatie toe aan het taaksjabloon.
Taak documentatie blijft gekoppeld aan het taaksjabloon. AdminPulse bewaart dus geen afzonderlijke kopie bij elke taak. Pas je de documentatie aan? Dan is de nieuwe tekst meteen beschikbaar in alle bestaande en toekomstige taken op basis van het taaksjabloon. Dat geldt ook voor taken die al in uitvoering zijn of de status Klaar hebben.
Je voert de documentatie voor de hoofdtaak en de afzonderlijke deeltaken apart in. Wanneer je de documentatie opent, brengt AdminPulse deze onderdelen samen in één overzicht. De documentatie van de hoofdtaak staat bovenaan. Daaronder staan de deeltaken in dezelfde volgorde als in het taaksjabloon.
Gebruik taak documentatie om bijvoorbeeld stappenplannen, draaiboeken, werkplannen of werkinstructies vast te leggen die altijd gevolgd moeten worden. Zo help je nieuwe collega’s snel op weg en zorg je ervoor dat iedereen op dezelfde manier te werk gaat.
Hoe voeg je taak documentatie toe?
- Ga naar Instellingen > Taaksjablonen en open het taaksjabloon.
- Open de documentatie:
- Klik voor de hoofdtaak op Taak documentatie.
- Klik voor een deeltaak op het boek-icoon in de rij van die deeltaak.
- Voer je uitleg in via de editor en klik op Opslaan.
💡 Je kan de documentatie ook openen via de drie puntjes. Kies voor de hoofdtaak Taak documentatie en voor een deeltaak Deeltaak documentatie.
Hoe raadpleeg je taak documentatie?
Als een hoofdtaak of deeltaak documentatie heeft, verschijnt er een boek-icoon. Beweeg met je muis over het icoon om de documentatie van die specifieke hoofdtaak of deeltaak te bekijken.
Klik op het boek-icoon om de volledige documentatie in een nieuw tabblad te openen. Je ziet bovenaan de hoofdtaak en daaronder alle deeltaken. AdminPulse scrollt automatisch naar de hoofdtaak of deeltaak waarop je hebt geklikt.
👉 Het boek-icoon verschijnt alleen bij een hoofdtaak of deeltaak die zelf documentatie heeft. Heeft bijvoorbeeld alleen één deeltaak documentatie? Dan zie je alleen daar een icoon. Wanneer je erop klikt, krijg je nog altijd het volledige overzicht met de hoofdtaak en alle deeltaken te zien.
Samenvatting: welke optie gebruik je wanneer?
| Type informatie | Waar toevoegen | Toepassing | Aanbevolen gebruik |
|---|---|---|---|
| Opmerking in (deel)taakdetails | In de (deel)taak zelf | Enkel voor deze hoofd- of deeltaak | Tijdelijke of contextspecifieke info |
| Opmerking bij een taakplanning | In een relatiedossier: Taakbeheer > Taakplanning | Voor alle toekomstige taken binnen die planning | Korte terugkerende notities voor een relatie |
| Taak documentatie in een taaksjabloon | Bij de hoofd- of deeltaak in het taaksjabloon | Voor alle bestaande en toekomstige taken op basis van het sjabloon | Richtlijnen of vaste instructies |
Gebruikstips
- Gebruik opmerkingen voor alles wat enkel nu of enkel voor een specifieke relatie telt.
- Gebruik taak documentatie voor informatie die altijd relevant is voor een taak, ongeacht de relatie of de uitvoering.
- Houd opmerkingen kort en duidelijk. Richtlijnen beschrijf je beter in de documentatie.
- Controleer taaksjablonen regelmatig zodat vaste instructies up-to-date blijven.
- Maak interne afspraken: wat hoort in een opmerking bij een (deel)taak of bij de taakplanning, en wat hoort in de documentatie? Zo blijft alles consistent.
💡 Goed om te lezen
Voor meer informatie kan je de volgende artikels raadplegen: