Met capaciteitsplanning in AdminPulse krijg je inzicht in de werklast en voortgang binnen je kantoor. Je ziet welke taken gepland staan, hoeveel tijd ze naar verwachting vragen, bij welke medewerkers de werklast terechtkomt en waar nog ruimte zit.
Zo stap je af van planning op buikgevoel en werk je meer op basis van de gegevens die al in AdminPulse zitten. Het doel is eenvoudig: drukke periodes sneller herkennen, mogelijke knelpunten zien en beter inschatten of je kantoor extra werk of nieuwe klanten kan opnemen.
Dit artikel geeft een algemeen overzicht van capaciteitsplanning. Voor de concrete werking per scherm kan je doorklikken naar de aparte artikels.
👉 De module capaciteitsplanning is beschikbaar op aanvraag. Wil je ermee aan de slag? Geef je interesse door via de pagina over capaciteitsplanning.
Wat is capaciteitsplanning?
Capaciteitsplanning vergelijkt de geplande werklast met de beschikbare capaciteit van je medewerkers.
De module gebruikt gegevens die al in AdminPulse aanwezig zijn, zoals taken, taakplanningen, medewerkers, uurroosters en tijdsregistraties. Daardoor hoef je je planning niet volledig apart in Excel, Outlook of een andere tool bij te houden.
AdminPulse houdt daarbij rekening met gegevens zoals:
- taken en deeltaken;
- taakplanningen;
- de geplande duur van taken;
- uurroosters van medewerkers;
- productiviteitspercentages;
- historische tijdsregistraties, bijvoorbeeld om de verwachte duur van taken realistischer in te schatten (momenteel nog niet automatisch).
Capaciteitsplanning vervangt je taakbeheer niet. De module bouwt verder op je bestaande taken en taakplanningen en geeft daar een extra laag inzicht bovenop: hoeveel werk is er, wie doet wat, wanneer wordt het druk en waar is er nog ruimte of risico?
Waarvoor gebruik je capaciteitsplanning?
Capaciteitsplanning helpt je om sneller antwoorden te vinden op praktische planningsvragen:
- Waar zit de meeste werklast in mijn kantoor?
- Welke medewerkers dreigen overbelast te raken — en wanneer precies?
- Welke periodes worden drukker dan verwacht?
- Welke taken of relaties vragen structureel meer tijd dan gepland?
- Is de huidige planning haalbaar met de beschikbare capaciteit?
- Wanneer gaan we effectief aan een taak werken — en past dat in de planning?
- Welke taken moeten op korte termijn eerst opgepakt worden?
- Waar is er nog ruimte voor extra werk of nieuwe klanten?
Zo gebruik je capaciteitsplanning zowel voor korte termijn planning als voor een bredere inschatting van de werklast doorheen de maand, het kwartaal of het jaar. Op korte termijn zie je wat vandaag, morgen of deze week aandacht vraagt. Op langere termijn herken je sneller wanneer het druk wordt, waar nog ruimte zit en welke deadlines extra opvolging vragen.
Voor wie is capaciteitsplanning interessant?
Capaciteitsplanning is vooral nuttig voor kantoren die hun planning, werklast en voortgang actiever willen opvolgen. Herken je een van deze situaties?
- Je volgt tientallen of honderden terugkerende taken op — zoals btw-aangiftes, jaarrekeningen of vennootschapsbelastingen — en wil snel zien hoe het er per medewerker voorstaat.
- Je gebruikt momenteel een externe tool zoals Excel of Office365 Planner naast AdminPulse om de planning bij te houden, en wil dat centraliseren.
- Je wil sneller zien welke medewerkers overbelast dreigen te raken, vóór het een probleem wordt.
- Je wil de werklast bewuster verdelen over je team — niet op gevoel, maar op basis van wat er effectief ingepland staat.
- Je wil piekperiodes vroeger herkennen en er op tijd op inspelen.
- Je wil beter kunnen inschatten of je kantoor een nieuwe klant of extra werk kan opnemen.
In die situaties helpt capaciteitsplanning je om minder op buikgevoel te werken en meer te sturen op basis van wat er effectief ingepland staat.
Welke luiken zijn er?
Capaciteitsplanning bestaat uit drie grote luiken: werklastbeheer, voortgangsmonitoring en korte termijn planning. Elk luik gebruikt andere schermen om je planning vanuit een andere invalshoek te bekijken.
Werklastbeheer
Met werklastbeheer zie je hoeveel werk er gepland staat en hoe dat werk verdeeld is over medewerkers, taken, relaties en periodes. Dit helpt je om te beoordelen of de planning haalbaar is, waar knelpunten ontstaan en waar eventueel nog ruimte zit.
De belangrijkste schermen voor werklastbeheer zijn:
- Medewerkerscapaciteit: vergelijkt de geplande werklast met de beschikbare capaciteit per medewerker.
- Matrix toewijzingen per relatie: toont hoe medewerkers per relatie zijn toegewezen.
- Matrix toewijzingen per taak: toont hoe taken over medewerkers verdeeld zijn.
- Matrix taakplanning per relatie: toont hoeveel tijd er per relatie is ingepland, opgesplitst per taaksjabloon.
Voortgangsmonitoring
Met voortgangsmonitoring volg je op hoe ver geplande taken al gevorderd zijn. Je ziet dus niet alleen dat er werk ingepland is, maar ook welke stappen al klaar zijn en welke nog moeten gebeuren.
De belangrijkste schermen voor voortgangsmonitoring zijn:
- Taak overzicht: geeft je een overzicht van taken en helpt je om taken verder op te volgen, te filteren en te beheren.
- Taakvoortgang per medewerker: toont hoe ver medewerkers staan met een geselecteerde hoofdtaak en de bijhorende deeltaken.
Dit is handig voor terugkerende taken zoals btw-aangiftes, jaarrekeningen of andere opdrachten waarbij meerdere deeltaken moeten worden opgevolgd.
Korte termijn planning
Met korte termijn planning vertaal je de bredere planning naar een praktisch weekoverzicht. Zo ziet elke medewerker wat er vandaag, morgen of later in de week op de planning staat.
Het belangrijkste scherm hiervoor is de Weekplanner. Via dat scherm kan je taken en to-do's per medewerker bekijken en, als je de juiste rechten hebt, taken naar een andere dag verplaatsen.
Activatie, abonnement en prijs
Capaciteitsplanning is een aparte module binnen AdminPulse en is beschikbaar op aanvraag. De meest recente informatie over beschikbaarheid, prijs en abonnementsvoorwaarden vind je op de AdminPulse-website.
Wil je met capaciteitsplanning aan de slag? Geef je interesse door via de pagina over capaciteitsplanning.
Daarna begeleiden we je kantoor bij de opstart van de module. We bekijken samen welke historische gegevens al beschikbaar zijn en hoe we die kunnen gebruiken om de capaciteitsplanning zo vlot mogelijk in te vullen.
💡 Goed om te lezen
Dit artikel maakt deel uit van de reeks over capaciteitsplanning. Gebruik de artikels hieronder om stap voor stap meer inzicht te krijgen in de module.
-
Start hier
- Wil je eerst een algemeen overzicht van de module? Lees: Capaciteitsplanning in AdminPulse: van buikgevoel naar inzicht.
- Wil je weten welke instellingen, begrippen en gewoontes belangrijk zijn voor betrouwbare resultaten? Lees: Capaciteitsplanning optimaal benutten: concepten, configuratie en tips.
- Werklastbeheer
- Voortgangsmonitoring
- Korte termijn planning
- Capaciteitsplanning in taakschermen