Het Registraties-scherm (Registratie > Overzicht) biedt een helder overzicht van al je registraties. Het scherm bestaat uit twee hoofdonderdelen:
- Filters bovenaan: hiermee selecteer je welke registraties je wilt bekijken.
- Registratielijst onderaan: hier zie je de gefilterde registraties en kan je verschillende acties uitvoeren, zowel individueel als in bulk.
In dit artikel lees je hoe je filters gebruikt, welke informatie je in de registratielijst ziet en welke acties je vanuit het Registraties-scherm kan uitvoeren.
Gebruik van filters in het Registraties-scherm
De filters bovenaan het Registraties-scherm helpen je om specifieke registraties terug te vinden. Je kan de standaardfilters gebruiken voor veelvoorkomende zoekopdrachten en de geavanceerde filters openen wanneer je gerichter wilt zoeken.
Je kan de volgende standaardfilters instellen:
- Gebruiker: kies van wie je de registraties wilt zien.
- Relatie: selecteer een specifieke relatie.
- Periode: selecteer een periode, zoals Vandaag of Deze maand, of stel een aangepaste periode in met een begin- en einddatum.
- Type prijslijstitem: filter op het type prijslijstitem.
- Taaksjabloon: filter registraties op basis van een specifiek taaksjabloon.
- Prospect/Klant/Eigen bedrijf: kies of de registraties betrekking hebben op een prospect, een klant of interne activiteiten binnen je eigen bedrijf.
De resultaten kan je ook sorteren en verder filteren in de kolommen van de registratielijst:
- Op Type: Tijd, Product/Kost, Afstand, Afwezigheid of Recup.
- Op facturatie-eigenschap: Factureerbaar, Binnen forfait, Nooit factureren of Factuur.
Wanneer een extra filter is toegepast op een kolom, kleurt het kleine filtericoontje naast de kolomnaam rood. Zo zie je snel welke extra filters actief zijn.
Om de gegevens in een kolom te sorteren, klik je op de kolomnaam. Je kan de gegevens oplopend of aflopend sorteren. Een klein driehoekje naast de kolomnaam toont dat er een sortering actief is en geeft de richting van de sortering aan.
Geavanceerde filteropties
Met Geavanceerde filters toon je extra filters bovenaan het Registraties-scherm. Gebruik deze filters wanneer je gerichter wilt zoeken dan met de standaardfilters.
Klik rechts onder de standaardfilters op Geavanceerde filters om de extra filtervelden te openen. De filters verschijnen meteen boven de registratielijst. Wil je opnieuw alleen de standaardfilters zien? Klik dan op Verberg filters.
De volgende geavanceerde filters zijn beschikbaar:
- Relaties met labels: toont registraties voor relaties die één of meerdere geselecteerde labels hebben.
- Relaties zonder labels: toont registraties voor relaties die de geselecteerde labels niet hebben.
- Eigen bedrijven: filtert registraties op basis van het eigen bedrijf dat aan de relatie gekoppeld is.
- Factuurdatum: filtert registraties op basis van de factuurdatum.
- Opdrachtsjabloon: filtert registraties die gekoppeld zijn aan een opdracht op basis van een specifiek opdrachtsjabloon.
- Einde boekjaar: filtert registraties op basis van het einde boekjaar van de relatie.
- Relatiegroepen: toont registraties voor relaties die tot één of meerdere geselecteerde relatiegroepen behoren.
- Ref. jaar: filtert registraties op basis van het referentiejaar.
- Medewerkerlabels (met): toont registraties van medewerkers die één of meerdere geselecteerde medewerkerlabels hebben.
- Medewerkerlabels (zonder): toont registraties van medewerkers die de geselecteerde medewerkerlabels niet hebben.
- Behandelingsniveau: filtert registraties op basis van het behandelingsniveau van de relatie: Standaard, Geel / Beperkt of Rood / Geblokkeerd.
- Controle-status: als registraties vergrendelen geactiveerd is, kan je filteren op Alle, Ongecontroleerde registraties of Gecontroleerde registraties.
- Inactieve relaties: filtert registraties op basis van actieve of inactieve relaties. Standaard toont AdminPulse registraties volgens de actieve selectie. Met deze filter kan je ook registraties van inactieve relaties opnemen.
💡 Combineer standaardfilters, geavanceerde filters en kolomfilters om je selectie verder te verfijnen. De samenvattende statistieken bovenaan het scherm passen zich automatisch aan op basis van de actieve filters.
Samenvattende statistieken
Bovenaan het Registraties-scherm worden, op basis van de ingestelde filters, automatisch de volgende waarden weergegeven:
- Totale tijd: het totale aantal uren en minuten van de gefilterde registraties.
- Gemiddeld bedrag per uur: het berekende gemiddelde uurtarief, berekend als het factureerbare bedrag gedeeld door het totale aantal uren.
- Geregistreerd bedrag: het bedrag dat oorspronkelijk geregistreerd is, ongeacht eventuele wijzigingen tijdens de facturatie.
- Factureerbaar bedrag: het bedrag dat gefactureerd kan worden, berekend op basis van uitsluitend de factureerbare registraties in de lijst.
- Totaal: de som van de facturatiebedragen voor de geselecteerde registraties. Voor niet-aangepaste registraties is dit gelijk aan het geregistreerde bedrag.
Registratielijst bekijken en aanpassen in het Registraties-scherm
De registratielijst toont alle registraties die voldoen aan de ingestelde filters. Per registratie krijg je de volgende details te zien:
- Datum: de datum waarop de registratie betrekking heeft.
- Gebruiker: de persoon die de registratie heeft ingevoerd.
- Relatie: de relatie waarvoor de registratie gemaakt is.
- Registratiedetails: informatie zoals het type registratie (tijd, kosten, afstand), begin- en eindtijd, hoeveelheid (uren, producten of kilometers), opdracht, taak en andere relevante gegevens.
- Factureerbaar: geeft aan of de registratie gefactureerd kan worden.
- Binnen forfait: toont of de registratie binnen forfait valt.
- Nooit factureren: toont of de registratie niet op een factuur mag verschijnen, ook niet op een factuurvoorstel.
- Factuur: geeft aan of een registratie gefactureerd is op een genummerde factuur of op een factuurvoorstel staat. De link is klikbaar.
-
Opmerking: een tekstballon verschijnt als er opmerkingen zijn ingevuld.
Weergave van kolommen instellen
Via de knop Kolommen aanpassen bovenaan de lijst bepaal je zelf welke informatie zichtbaar is in de registratielijst.
Actiemogelijkheden in het Registraties-scherm
Individuele acties per registratie
Aan het einde van elke lijn in de registratielijst vind je verschillende knoppen in de kolom Acties. Met deze knoppen kan je een registratie individueel bewerken, toevoegen aan een factuurvoorstel, terugzetten in Te factureren of verwijderen.
De beschikbare acties verschillen op basis van de staat van de registratie:
Actie: Toevoegen aan factuurvoorstel
Beschikbaar voor registraties die nog niet gefactureerd zijn. Hiermee voeg je de registratie toe aan een nieuw of bestaand factuurvoorstel.
Actie: Terugzetten in 'Te factureren'
Als de registratie al op een factuurvoorstel staat, zie je een knop om ze opnieuw als Te factureren te markeren. Zo haal je de registratie van het factuurvoorstel.
Actie: Registratie vergrendelen of vrijgeven
Als Registraties vergrendelen toegestaan ingeschakeld is, kan je een registratie vergrendelen via het slot-icoon. Een vergrendelde registratie blijft zichtbaar, maar kan niet meer aangepast of verwijderd worden. Klik opnieuw op het slot-icoon om de registratie vrij te geven. Meer informatie: Registraties vergrendelen om ongewenste wijzigingen te voorkomen
Actie: Bewerken
Pas details aan zoals tijdstip, taak of bedrag. Deze knop is beschikbaar zolang de registratie nog niet gefactureerd is.
Actie: Verwijderen
Verwijdert een registratie permanent. Deze knop is alleen beschikbaar voor een registratie die nog niet gefactureerd is.
Actieknoppen bij een niet-gefactureerde registratie
Actieknoppen bij registratie op een factuurvoorstel (met mogelijkheid tot terugzetten)
Actieknoppen bij een reeds gefactureerde registratie (alleen bekijken mogelijk)
Meerdere registraties tegelijk aanpassen in het Registraties-scherm
In het Registraties-scherm kan je meerdere registraties in één keer bewerken via Globale acties. De globale acties hebben alleen invloed op de velden die bij elke actie expliciet vermeld worden. Andere eigenschappen van de registraties blijven ongewijzigd.
Globale actie: Registratie aanpassen
Met Registratie aanpassen pas je in bulk een aantal eigenschappen van de geselecteerde registraties aan. Je kan alleen de onderstaande velden wijzigen. Zaken zoals datum, gebruiker of omschrijving wijzig je hier niet.
Zo werkt het:
- Ga naar Globale acties > Registratie aanpassen.
- Selecteer in het dropdownmenu één van de beschikbare velden uit de onderstaande lijst.
- Kies de nieuwe waarde.
- Klik op Opslaan.
Velden die je kan aanpassen
- Factureerbaar: zet meerdere registraties tegelijk factureerbaar of niet factureerbaar. Vink Ja aan of maak het vakje leeg.
- Binnen forfait: markeer registraties als binnen of buiten forfait. Vink Ja aan of maak het vakje leeg.
- Nooit factureren: zet Ja aan als je bepaalde registraties niet wilt factureren. Terugdraaien kan door het vakje leeg te maken.
- Relatie: koppel de registraties aan een andere relatie. Kies het veld Relatie, zoek de juiste relatie en selecteer ze.
- Opdracht: koppel de registraties aan een andere opdracht. Kies Opdracht en selecteer de juiste opdracht uit de keuzelijst.
- Prijslijstitem: koppel de registraties aan een ander prijslijstitem. Kies Prijslijstitem en selecteer het juiste item uit de keuzelijst.
👉 Let op: de globale actie wordt alleen toegepast op registraties die nog niet gefactureerd zijn. Registraties die al op een factuurvoorstel of genummerde factuur staan, worden overgeslagen.
Globale actie: Registraties verwijderen
Via de globale actie Registraties verwijderen kan je meerdere registraties tegelijk permanent verwijderen.
- Gebruik de filters om de registraties op te zoeken die je wilt verwijderen.
- Selecteer de registraties via de selectievakjes.
- Open Globale acties.
- Kies Registraties verwijderen.
- Bevestig dat je de geselecteerde registraties definitief wilt verwijderen.
👉 Verwijder registraties alleen als je zeker bent dat ze niet meer nodig zijn. Deze actie heeft een grote impact en kan niet zomaar ongedaan gemaakt worden.
Globale acties: Registraties vergrendelen en Registraties vrijgeven
Als Registraties vergrendelen toegestaan ingeschakeld is, kan je meerdere registraties tegelijk vergrendelen of vrijgeven met een globale actie. Vergrendelde registraties blijven zichtbaar, maar kunnen niet meer aangepast of verwijderd worden. Meer informatie: Registraties vergrendelen om ongewenste wijzigingen te voorkomen
Globale actie: Toevoegen aan factuurvoorstel
Selecteer meerdere registraties en voeg ze met één klik toe aan een factuurvoorstel. Deze actie is handig wanneer je een groep prestaties of kosten samen wilt factureren.
Globale actie: Terugzetten in 'Te factureren'
Deze globale actie gebruik je om registraties die al aan een factuurvoorstel zijn gekoppeld, opnieuw als Te factureren te markeren. Dat wil zeggen dat je ze loskoppelt van het huidige voorstel, zodat je ze later opnieuw kan opnemen in een ander voorstel.
Dit is bijvoorbeeld handig wanneer je een bepaalde kost pas op een volgende factuur wilt opnemen. Filter eerst op die kost, selecteer de registraties en zet ze in één keer terug.
👉 Let op: registraties die aan een gecontroleerd factuurvoorstel hangen, kan je niet terugzetten.
Nieuwe registratie, afwezigheid of recup toevoegen
Je kan een nieuwe registratie, afwezigheid of recup toevoegen, zowel voor jezelf als voor een collega. Hieronder lees je hoe je dat doet.
Registratie, afwezigheid of recup toevoegen voor jezelf
- Klik rechtsboven op de groene knop Toevoegen.
- Wil je een Afwezigheid of Recup toevoegen? Klik dan op de driehoek naast Toevoegen en selecteer de gewenste optie in het dropdownmenu.
- Vul de nodige gegevens in, zoals het type, begin- en eindtijd, hoeveelheid, omschrijving, communicatieverslag en andere relevante gegevens.
- Klik op Registreren of Opslaan om de registratie, afwezigheid of recup vast te leggen.
Registratie, afwezigheid of recup toevoegen voor een collega
- Gebruik de filter Gebruiker bovenaan het scherm en kies de gebruiker waarvoor je een registratie, afwezigheid of recup wilt toevoegen.
- Klik rechtsboven op de driehoek naast de groene knop Toevoegen. Je ziet opties om een registratie, afwezigheid of recup-tijd toe te voegen.
- Vul de nodige gegevens in, zoals type, tijdsduur, opdracht of reden van de afwezigheid.
- Klik op Registreren of Opslaan om de registratie vast te leggen.
Registraties exporteren
Registraties exporteren naar Excel
Exporteer de lijst met registraties naar Excel op basis van de ingestelde filters. Bij het exporteren worden extra kolommen toegevoegd, zoals:
- Creatiedatum: wanneer de registratie is aangemaakt.
- Gemaakt door: de gebruiker die de registratie heeft ingevoerd.
- Laatst aangepast: de datum waarop de registratie als laatste werd aangepast.
- Laatst aangepast door: wie de aanpassing heeft gedaan.
Registraties die automatisch door AdminPulse worden gegenereerd, tonen "no-reply@syneton.be" als gebruiker.
Registraties exporteren met een detailsjabloon
Je kan voor één relatie een selectie maken van registraties en deze exporteren naar een Word- of PDF-bestand op basis van een sjabloon.
Volg deze stappen:
- Selecteer bij de filters de relatie waarvoor je wilt exporteren.
- Gebruik eventueel extra filters om de selectie verder te verfijnen, bijvoorbeeld op prijslijstitem of periode.
- Filter in het overzicht eventueel verder, bijvoorbeeld op enkel factureerbare registraties of registraties binnen forfait.
- Vink de relevante registraties aan in het overzicht.
- Klik op Exporteren en kies vervolgens Registraties exporteren met detailsjabloon.
- Selecteer het gewenste sjabloon uit de lijst. Deze toont automatisch de beschikbare factuursjablonen van het factuurdetail van het eigen bedrijf waartoe de relatie behoort.
- Kies of je het bestand wilt genereren als Word of PDF en klik op de bijbehorende optie.
- AdminPulse genereert het bestand. Je kan dit vervolgens delen met je klant.