In dit artikel lees je hoe je de BTW-saldomail naar klanten controleert, aanpast en verstuurt vanuit een BTW-taak in AdminPulse.
👉 Moet je het BTW-taaksjabloon nog instellen of updaten? Lees dan eerst het artikel Taaksjabloon - BTW-aangifte opvolgen en automatiseren met berekende velden en BTW-mails.
E-mailsjablonen instellen
De BTW-saldomail wordt verstuurd via een e-maildeeltaak in het BTW-taaksjabloon. Die deeltaak bepaalt welk e-mailsjabloon gebruikt wordt.
Het e-mailsjabloon voor de BTW-saldomail controleren
Controleer eerst in je BTW-taaksjabloon welk e-mailsjabloon gekoppeld is aan de e-maildeeltaak voor de BTW-saldomail. Afhankelijk van je sjabloon kan deze deeltaak bijvoorbeeld Saldo en kopie naar klant of BTW saldo naar klant (berekende velden) gebruiken.
- Ga naar Instellingen > Taaksjablonen.
- Open het BTW-taaksjabloon dat je gebruikt.
- Zoek de e-maildeeltaak waarmee je de BTW-saldomail naar de klant verstuurt.
- Controleer welk e-mailsjabloon aan deze deeltaak gekoppeld is.
- Open het e-mailsjabloon.
💡 Door vanuit het BTW-taaksjabloon te vertrekken, weet je zeker dat je het e-mailsjabloon aanpast dat effectief gebruikt wordt bij het versturen van de BTW-saldomail.
Voorwaardelijke invulvelden gebruiken
De BTW-saldomail gebruikt voorwaardelijke invulvelden om alleen de tekst te tonen die relevant is voor de klant. Zo kan dezelfde mail bijvoorbeeld een andere tekst tonen voor een bedrag te betalen, een terugbetaling of een overdracht naar de volgende periode.
Wat doen IF-velden?
Een voorwaardelijk tekstblok begint met een {IF_xx} en eindigt met het bijhorende {ENDIF_xx}. De tekst tussen deze twee velden verschijnt alleen als het gekoppelde taakveld niet leeg is.
Welke IF-velden gebruikt jouw sjabloon?
De exacte naam van de IF-velden hangt af van het BTW-taaksjabloon dat je gebruikt. Als de namen niet overeenkomen, wordt de voorwaardelijke tekst niet correct getoond.
Controleer de veldnamen in je taaksjabloon door in het mailsjabloonvenster op de knop {invulvelden} te klikken.
In het nieuwere sjabloon met berekende velden worden bijvoorbeeld velden gebruikt zoals:
-
{IF_Saldo te betalen}en{ENDIF_Saldo te betalen} -
{IF_Saldo terug te storten}en{ENDIF_Saldo terug te storten} -
{IF_Saldo over te dragen}en{ENDIF_Saldo over te dragen}
In oudere of aangepaste sjablonen kunnen de veldnamen anders zijn, bijvoorbeeld:
-
{IF_Te betalen}en{ENDIF_Te betalen} -
{IF_Terugbetaling}en{ENDIF_Terugbetaling} -
{IF_Overdracht}en{ENDIF_Overdracht}
QR-code voor betalingen toevoegen of controleren
Je kan een QR-code toevoegen aan het e-mailsjabloon, zodat klanten hun betaling makkelijker kunnen uitvoeren. De QR-code gebruikt onder andere de naam en het rekeningnummer van de dienst Btw-ontvangsten, het bedrag en de gestructureerde mededeling van de relatie.
In een e-mailsjabloon kan de QR-code er bijvoorbeeld zo uitzien:
{PaymentQR:Dienst Btw-ontvangsten;BE41679200364210;GEBABEBB;{Saldo};{relation.vatStructuredMessage}}
Deze code bevat:
- de naam van de dienst Btw-ontvangsten;
- het IBAN- en BIC-rekeningnummer van de dienst;
- het bedrag uit het gebruikte bedragveld, bijvoorbeeld
{Saldo}of{BTW Saldo}; - de gestructureerde mededeling uit
{relation.vatStructuredMessage}.
👉 Controleer altijd of het bedragveld in de QR-code overeenkomt met het veld dat in jouw BTW-taaksjabloon gebruikt wordt.
💡 Lees meer over het juiste rekeningnummer en de QR-code in het artikel FAQ - Waar pas ik het nieuwe rekeningnummer voor btw-betalingen aan?.
Optionele toevoegingen voor de BTW-saldomail
Je kan de BTW-saldomail uitbreiden met extra instellingen.
- Btw-ontvangstbewijs automatisch meesturen: voeg het btw-ontvangstbewijs standaard als bijlage toe aan het e-mailsjabloon als je dit document altijd meestuurt naar de klant.
- Labels toevoegen: voeg labels toe aan e-mailsjablonen of taaksjablonen als je documenten en taken intern beter wilt organiseren.
Werkwijze gedurende de BTW-periode
Wanneer je het BTW-saldo naar de klant wilt communiceren, gebruik je de e-maildeeltaak in de BTW-taak.
De gegevens controleren voor je de BTW-saldomail verstuurt
Controleer de gegevens in de BTW-taak voor je de BTW-saldomail verstuurt. Dat is zeker belangrijk bij oudere sjablonen, waar je bepaalde gegevens mogelijk nog manueel invult.
- Ga naar Taken > Taak overzicht.
- Open of filter de BTW-taken die je wilt controleren.
- Klik op Velden tonen om de relevante taakvelden zichtbaar te maken.
- Controleer het saldo en de situatie: te betalen, terug te storten of over te dragen.
- Controleer het bedrag van de Btw-provisierekening, als je dit veld gebruikt.
- Pas de gegevens aan als dat nodig is.
BTW-saldomail voor één klant controleren en versturen
Test de BTW-saldomail best eerst voor één klant, zeker als je het e-mailsjabloon hebt aangepast of de flow voor het eerst gebruikt.
- Ga in het Taakbord naar de BTW-aangiftetaak van één klant via Taken > Taakbord.
- Open de e-maildeeltaak, bijvoorbeeld Saldo en kopie naar klant.
- Controleer of de velden correct ingevuld zijn in de gegenereerde e-mail.
- Controleer of de juiste tekst, het juiste bedrag en de juiste bijlagen aanwezig zijn.
- Bevestig alleen als de e-mail correct is en verstuurd mag worden.
BTW-saldomails in bulk versturen
Als de gegevens correct zijn, kan je de BTW-saldomail voor meerdere klanten tegelijk versturen via het Taak overzicht-scherm.
- Ga naar Taken > Taak overzicht.
- Selecteer of filter de BTW-taken waarvoor je de mail wilt versturen.
- Vink de relaties aan waarvoor je de mail wilt versturen.
- Kies bij Globale acties voor Status deeltaak wijzigen.
- Selecteer de e-maildeeltaak, bijvoorbeeld Saldo en kopie naar klant.
- Zet de deeltaak op Klaar.
- Vink E-mail verzenden aan.
- Bevestig de actie.
AdminPulse vult de e-mails in op basis van de gegevens in de geselecteerde BTW-taken en verstuurt de e-mails naar de geselecteerde klanten.
Problemen oplossen
Verschijnt de BTW-saldomail niet zoals verwacht? Controleer dan eerst deze punten.
- De verkeerde tekst verschijnt: controleer of de juiste situatie is aangevinkt of berekend in de taak.
- Een voorwaardelijk tekstblok verschijnt niet: controleer of de IF-velden exact dezelfde naam gebruiken als de bijhorende taakvelden.
- De e-mail toont een verkeerd bedrag: controleer het saldo, het gebruikte bedragveld en de berekende velden in de taak.
- De QR-code bevat een verkeerd bedrag: controleer welk bedragveld in de QR-code gebruikt wordt.
- Het btw-ontvangstbewijs ontbreekt: controleer of het document gekoppeld is en of het als bijlage in het e-mailsjabloon is ingesteld.
- De mail wordt niet verstuurd bij een bulkactie: controleer of je E-mail verzenden hebt aangevinkt.